Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du hast Freude am Umgang mit Menschen, organisierst gerne und packst tatkräftig mit an? Wir suchen Verstärkung in Freiburg – eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) , die unser Teamunterstützt. Bei uns erwartet dich ein

abwechslungsreicher Arbeitsplatz

in einem freundlichen Team. Du bist die erste Ansprechperson für Gäste und Kolleg*innen, sorgst für einen professionellen Empfang und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsführung in organisatorischen Fragen. So übernimmst du eine

wichtige Rolle im täglichen Miteinander

und gestaltest aktiv unseren Büroalltag mit.

Potenzial- / Entwicklungsaufgaben:

Erstellung von Schriftstücken für die Geschäftsführung: Briefe, Berichte, Präsentationen und Protokolle verfassen (PPT, Excel, Word, OneNote)

Vorbereitung & Durchführung von Meetings für die Geschäftsführung: Unterstützung bei Reden, Präsentationen für Meetings, Protokollführung

Projektunterstützung für die Geschäftsführung: Mitarbeit bei strategischen Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben

Budgetüberwachung (Executive Budget): Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellenverwaltung

Planung & Nachverfolgung von Entscheidungen der Geschäftsführung: Sicherstellen, dass Beschlüsse umgesetzt werden

Deine Aufgaben:

Begrüßung von Gästen und Information von Ansprechpartnern, Verwaltung von Zutrittskarten für Gäste

Koordination von Meetingräumen inkl. Bewirtung

Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Telefonaten

Bearbeitung eingehender E-Mails (allgemeines Firmenpostfach)

Organisation und Verteilung der Eingangspost / Ausgangspost

Verantwortung für die allgemeine Ordnung & Sauberkeit in allgemein genutzten Räumen (Meetingräume, Kantine, Flure)

Unterstützung bei internen Events

Unterstützung bei internen Kommunikationsmaßnahmen (z.B. Rundmails)

Organisation diverser Bürobedarf/-materialien (Überwachung, Bestellung, Verteilung)

Vertragsverwaltung: Ablage und Archivierung von Verträgen der Geschäftsführung

Vertretung von Verwaltungs- und Administrationsaufgaben bei Abwesenheiten Vertriebsassistenz

Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung:

Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen

Kalenderführung: Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, Priorisierung von Terminen

Reiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Erstellung von Reiseunterlagen, Reisekostenabrechnung

Büroorganisation: Strukturierung von Abläufen, Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz derGeschäftsführung, insb. papierloses Office (Scan & Ablage von Dokumenten)

E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch Vorselektion und Beantwortung von Anfragen

Schnittstelle: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern koordinieren

Vertretung: In bestimmten Situationen Entscheidungen im Namen der Geschäftsführung treffen

Vertrauliche Aufgaben: Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten

Dein Profil:

Freundliches, serviceorientiertes Auftreten

Organisationstalent und Zuverlässigkeit

Sicherer Umgang mit Telefon & MS Office von Vorteil

Erste Erfahrung im Assistenz-, Empfangs- oder Office-Bereich wünschenswert, aber kein Muss

Das bieten wir:

Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit Verantwortung

Ein kollegiales und wertschätzendes Umfeld

Flexible Beschäftigungsmöglichkeiten

Sport- und Yoga-Möglichkeiten

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