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Job Title: Senior Executive Assistant - Radio
Position Overview
The Sr. Executive Assistant provides a wide range of administrative support to two C‑suite leaders on CMG’s Executive Leadership Team: Executive Vice President of Radio and SVP & Chief Sales Officer along with their teams.
The Sr. Executive Assistant demonstrates a high level of integrity, professionalism and diplomacy, handling sensitive and confidential business. This position requires responsiveness, organization, detail orientation and the independent judgment required to plan, prioritize, and organize in a fastpaced, rapidly changing environment. The ideal candidate sees themselves as an extension of the executives and departments that they support and an extension of the leadership team’s brand. They are focused on removing barriers to success and creating administrative ease to enable the assigned executives and their teams to be their most successful and productive selves.
This role is primarily an onsite role covering in‑office needs of the executive and their departments.
Essential Duties and Responsibilities
- Responsible for overall calendar management, requiring significant interaction with both internal and external executives and assistants
- Proactively reviews calendars for potential conflicts or issues to make the best use of each executive’s time and attention
- Arranges all travel, transportation and accommodations, and develops comprehensive and detailed itineraries as needed
- Prepares detailed and timely expense reports to accurately capture expenses in alignment with CMG’s Travel and Expense policy
- Collects and analyzes data and prepares documents, PowerPoint presentations, reports and spreadsheets
- Manages inbound telephone calls and voicemails and responds to and/or directs inquiries to the appropriate party or process/system
- Reviews and prioritizes communications and prepares brief correspondence, as appropriate
- Coordinates the scheduling of meetings (live and virtual)
- Plans and supports group meetings at office and offsite locations, including arranging all conference room and site details, catering, room setup and agendas
Essential Duties and Responsibilities (continued)
- Develops and maintains efficient and effective organizational filing system and other methods of retaining documents – both physical and virtual. Performs general support activities including the ordering of office supplies, coordinating office moves, assembly of weekly/regular reports and presentations, and file document management projects
- Integrates into the Executive Assistant community
- Assists with team‑building events for the corporate team, including origination of ideas and coordination of facility, food (as needed)
- Serves as a backup for other assistants, as necessary, to ensure appropriate coverage throughout the year
- Provides support for executive meetings and/or large meetings (including copies, gifts or other materials as needed)
- Maintains team calendar (special events, birthdays, etc.) and proactively plans for recognition of key dates and milestones
- Attends staff meetings on as‑needed basis
- Prepares executives for their activities, including providing background information for meetings, special activities and presentations
- Maintains employee reference lists and organizational charts for supported departments
- Plans and facilitates onboarding of new senior‑level employees, including office space, equipment and supply procurement and scheduling of onboarding meetings
- Assists others in department as needed
- Assist with special projects as needed
Minimum Qualifications
- Minimum 5 years of experience supporting one or more C‑level executives
- Experience working with Radio or a Sales team is helpful
- Highly proficient in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and MS Teams
- Ability to produce accurate and timely information by transcribing, formatting, inputting, editing, retrieving, copying and transmitting text, data and graphics
- Proficient with digital devices with an aptitude to quickly learn new technologies
- Must be able to maintain the highest level of confidentiality
- Resourceful self‑starter with ability to work with minimal supervision
- Demonstrated ability to handle multiple tasks simultaneously
- Exceptional organizational skills and detail orientation required Command of spelling, punctuation, grammar, and proofreading
- Professional demeanor and telephone manner essential
- Polished communications skills necessary to interact with senior executives and external professionals
Competencies for Success
- Energetic and positive team player who is flexible and personable with service‑oriented attitude
- Positive, collaborative, and constructive communication and work style
- A proactive, passionate and creative problem solver
- Ability to understand, interpret, communicate, and react to ambiguous requests
- Ability to work in a fast paced, multi‑task environment in which attention to detail is expected
About Cox Media Group
CMG Media Corporation (d/b/a Cox Media Group) is an industry‑leading media company with unparalleled brands, award‑winning content, and exceptional team members. CMG provides valuable local and national journalism and entertainment content to the people and communities it serves. The company’s businesses encompass 14 high‑quality, market‑leading television brands in 9 markets; 45 top‑performing radio stations delivering multiple genres of content in 9 markets; and numerous streaming and digital platforms. CMG’s TV portfolio includes multiple primary affiliates of ABC, CBS, FOX, NBC, Telemundo and MyNetworkTV, as well as several valuable news and independent stations. For more information about CMG, visit www.coxmediagroup.com
CMG is a special place. Here, we rely on our winning mindset and deep expertise to find creative solutions, think differently, and work together to positively impact the people and communities we serve. It’s where we connect and inspire diverse audiences every day and everywhere with our unmatched content, products, services and people.
At CMG, we take pride in our collaborative and open environment, where everyone feels valued, seen and heard. Our shared commitment to living our company’s core Values – Teamwork, Diversity, Integrity, Quality and Fiscal Responsibility – propels us every day, in everything we do. We encourage you to explore #LifeAtCMG, where you can bring your best, authentic self to work, think boldly and make a difference.
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CMG is an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration without regard to race, color, religion, sex (including pregnancy), sexual orientation, gender identity or expression, national origin, age, veteran status, disability, genetic information, or any other characteristic protected by applicable law.
#J-18808-Ljbffr
En Español:
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Título del puesto: Asistente ejecutivo principal - Radio
Presentación general de la posición
El Asistente Ejecutivo Senior proporciona un amplio abanico de apoyo administrativo a dos líderes de la C‐suite en el equipo de liderazgo ejecutivo de CMG: vicepresidente ejecutiva de Radio y vicepresidente senior y director de ventas junto con sus equipos.
El Sr. Asistente Ejecutivo demuestra un alto nivel de integridad, profesionalidad y diplomacia, manejando negocios sensibles y confidenciales. Este puesto requiere de capacidad de respuesta, organización, orientación al detalle y el juicio independiente necesario para planificar, priorizar y organizarse en un entorno rápido y cambiante. El candidato ideal se ve a sí mismo como una extensión de los ejecutivos y departamentos que apoyan y una ampliación de la marca del equipo de liderazgo. Se centran en eliminar las barreras al éxito y crear facilidad administrativa para permitir que los ejecutores asignados y sus equipos sean sus más exitosos y productivos.
Esta función es principalmente una función in situ que cubre las necesidades de las autoridades ejecutivas y de sus departamentos en las oficinas.
Los deberes y responsabilidades esenciales
- Responsable de la gestión general del calendario, que requiere una interacción significativa con los ejecutivos y asistentes internos y externos
- Revisa proactivamente los calendarios de posibles conflictos o problemas para hacer el mejor uso del tiempo y la atención de cada ejecutivo
- Arregla todos los viajes, transporte y alojamiento, y desarrolla itinerarios completos y detallados según sea necesario
- Preparará informes de gastos detallados y oportunos para capturar con precisión los gastos en consonancia con la política de viajes y gastos del CMG
- Recopila y analiza datos y prepara documentos, presentaciones de PowerPoint, informes y hojas de cálculo
- Geren las llamadas telefónicas entrantes y los mensajes de voz y responden y/o dirigen las consultas a la parte o proceso/sistema apropiados.
- Examina y prioriza las comunicaciones y prepara una breve correspondencia, según proceda
- Coordina la programación de las reuniones (en vivo y virtual)
- Planifica y apoya reuniones de grupo en oficinas y fuera del lugar, incluida la organización de todos los detalles de la sala de conferencias y del sitio, la restauración, la configuración de las habitaciones y las agendas
Duties y responsabilidades esenciales (continuado)
- Desarrolla y mantiene un sistema de archivo organizacional eficiente y eficaz y otros métodos de conservación de documentos tanto físicos como virtuales. Realiza actividades de apoyo general que incluyen el pedido de suministros de oficina, la coordinación de movimientos de oficina , la ensamblaje de informes y presentaciones semanales / regulares, y proyectos de gestión de documentos de archivos
- Se integra en la comunidad de asistentes ejecutivos
- Ayuda con eventos de creación de equipos para el equipo corporativo, incluida la creación de ideas y la coordinación de instalaciones, alimentos (según sea necesario)
- Sirve de respaldo para otros asistentes, según sea necesario, para garantizar una cobertura adecuada durante todo el año
- Proporciona apoyo para reuniones ejecutivas y/o grandes reuniones (incluyendo copias, regalos u otros materiales según sea necesario)
- Mantenga un calendario del equipo (eventos especiales, cumpleaños, etc.) y planifica de forma proactiva el reconocimiento de las fechas y hitos clave
- Asiste a las reuniones del personal según sea necesario
- Prepara a los ejecutivos para sus actividades, incluida la información de fondo para reuniones, actividades especiales y presentaciones
- Mantiene listas de referencia de los empleados y gráficos organizativos para los departamentos apoyados
- Planifica y facilita la incorporación de nuevos empleados de alto nivel, incluidos los espacios de oficinas, el equipo y la adquisición de suministros y la programación de reuniones de incorporación
- Ayuda a otros en el departamento según sea necesario
- Asistencia en proyectos especiales según sea necesario
Qualificaciones mínimas
- Mínimo de 5 años de experiencia en apoyo a uno o más ejecutivos de nivel C
- La experiencia de trabajo con Radio o un equipo de ventas es útil
- Muy experto en Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook y MS Teams
- Capacidad para producir información precisa y oportuna mediante transcripción, formato, entrada, edición, recuperación, copia y transmisión de texto, datos y gráficos
- Proficiencia en dispositivos digitales con aptitud para aprender rápidamente nuevas tecnologías
- Debe ser capaz de mantener el más alto nivel de confidencialidad
- Emprendimiento autónomo con recursos y capacidad para trabajar con una supervisión mínima
- Capacidad demostrada para realizar múltiples tareas simultáneamente
- Habilidades organizacionales excepcionales y orientación a los detalles requeridos Comando de ortografía, puntuación, gramática y corrección
- El comportamiento profesional y las modalidades telefónicas son esenciales
- Habilidades de comunicación pulidas necesarias para interactuar con altos ejecutivos y profesionales externos
Competencias para el éxito
- Jugador de equipo enérgico y positivo que es flexible y personable con una actitud orientada al servicio
- Comunicación y estilo de trabajo positivos, colaborativos y constructivos
- Un solucionador de problemas proactivo, apasionado y creativo
- Capacidad para entender, interpretar, comunicar y reaccionar a peticiones ambigüas
- Capacidad para trabajar en un entorno rápido y multitarea en el que se espera atención al detalle
Sobre el Grupo Cox Media
CMG Media Corporation (d/b/a Cox Media Group) es una empresa de medios líder en la industria con marcas incomparables, contenido galardonado y miembros excepcionales del equipo. CMG proporciona valiosos contenidos de periodismo y entretenimiento locales y nacionales a las personas y comunidades a las que sirve. Los negocios de la compañía abarcan 14 marcas de televisión de alta calidad y líderes en el mercado en 9 mercados; 45 estaciones de radio de alto rendimiento que ofrecen múltiples géneros de contenido en nueve mercados; y numerosas plataformas de transmisión y digital. www.coxmediagroup.com
CMG es un lugar especial. Aquí, confiamos en nuestra mentalidad ganadora y nuestra profunda experiencia para encontrar soluciones creativas, pensar de manera diferente y trabajar juntos para tener un impacto positivo en las personas y comunidades a las que servimos. Es donde conectamos e inspiramos a audiencias diversas todos los días y en todas partes con nuestro contenido, productos, servicios y personas incomparables.
En CMG, nos enorgullecemos de nuestro entorno colaborativo y abierto, donde todos se sienten valorados, vistos y escuchados. Nuestro compromiso compartido de vivir los valores fundamentales de nuestra empresa Trabajo en equipo, diversidad, integridad, calidad y responsabilidad fiscal nos impulsa todos los días, en todo lo que hacemos.
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El CMG es un empleador de igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración sin tener en cuenta la raza, el color, la religión, el sexo (incluido el embarazo), la orientación sexual, la identidad o expresión de género, el origen nacional, la edad, el estatus de veterano, la discapacidad, la información genética o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.
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