Periop Communication Associate Job at Yale New Haven Health in New Haven
Yale New Haven Health, New Haven, CT, United States
Job Opportunity
To be part of our organization, every employee should understand and share in the YNHHS Vision, support our Mission, and live our Values. These values - integrity, patient-centered, respect, accountability, and compassion - must guide what we do, as individuals and professionals, every day.
Under the general direction of the Communications Supervisor, and in cooperation with all the members of the patient care team, performs a wide range of customer relations, communications, administrative, and coordinate functions that fully support patient care activities within the Perioperative Services Department. The Communications Specialist functions as a liaison between the surgery team and patient care activities within Perioperative Services. This role is responsible for processes related to patient check-in, check-out, registration and possible scheduling processes related to patients within Perioperative Services. Obtains and updates the patient's basic demographics while adhering to the Patient Identity/Red Flag procedures to ensure patient safety. Obtains the required financial documentation at the time of registration as needed. Additionally, this individual works in collaboration with patients, physicians, nurse professionals, YM/NEMG and various support service areas to accurately facilitate communication and patient flow activities, proficiently assesses and balances the patient volume in the pre-op, PACU and OR area, assuring efficient workflow processing, as it relates to clerical functions. Consistently exhibits emotional maturity to support and provide excellent customer service as outlined in the hospital 's standards of Professional Behaviors. Remains a "grace under fire" within emergency situations as they arise. Processes a variety of In-patient bookings i.e. direct admission, surgery as needed; additional functions would include, but are not limited to escorting patients to their treatment location. Supports leadership decisions related to the sequencing of complex physician and surgery scheduling. Under the guise of Perioperative Leadership, manipulates the surgery schedule as needed in coordination with the scheduling office, OR leadership, surgeons, equipment and assistants needed for the procedure. Is familiar with standard concepts, practices, and procedures within a particular field to comply with scheduling requirements and distributes pre/post-operative information to patients. A major focus in completing these responsibilities will rely on the individual's attention to detail, specificity and accuracy as it relates to the surgery, the supporting documentation and an extraordinary level of patient sensitivity and compassion. Position requires the individual to maintain a high awareness of Service Excellence representing 'I am YNHH' and always exhibiting the Standards of Professional Behavior in all locations. Works independently under limited supervision, requiring a certain degree of creativity and latitude to successfully navigate complex scheduling and ensure a positive patient experience.
Responsibilities
1. Communication Liaison: In a pleasant, courteous and professional manner performs reception and communication duties to ensure all patient, visitor, and staff needs in support of the Peri-operative Services are met. Able to call and/or page necessary individuals/teams at the direction of the surgery team and follow-up to ensure timely response Research and respond to visitor inquiries regarding patients' status, providing information as appropriate. Coordinates all in-house communication regarding patients and information received on the 1 (800) trauma line in an effective manner as dictated by policy and documents this activity. Records and processes the following information accurately 100% of the time: referring Physician's name, office address, phone number; patient name and date of birth; and patient disposition (i.e., who patient was referred to, whether transfer occurred, etc.) as it relates to the Physician Referral Service and Transfer Service. Remains at desk and responds to nursing and medical staff requests in emergency situations (i.e. codes). Initiates requests for services, including but not limited to requests to EA / OR Associate for cleaning of patient rooms and transporting patients. Completely documents all activity related to patient transfers in the appropriate location, allowing for timely follow-up if necessary. Coordinates transportation arrangements for discharge (taxi, ambulance or chair car) to another facility as needed/directed.
2. Medical Record Maintenance: Maintains all patients' medical records and forms relating to medical status and care maintaining HIPAA compliance Receives, reviews, sorts, prioritizes and scans necessary documents received. Disassembles patient record completely at the time of patient discharge and places old medical record with Peri-op record. Ensures that advanced directive is with paperwork on transfer to inpatient unit.
3. Registration/Admitting: Initiates and completes patient visit information in accordance with protocol to manage the OR Status Board related to prioritizing the patient flow for the registration process within Perioperative Services. Collects necessary patient demographic and insurance information when completing the registration process; collects co-payments and/or deductibles due at the time of surgery as needed. During the arrival process, properly identifies patients in a timely and accurate manner while adhering to Patient Identity/Red Flag rules ensuring patient safety. Prints patient identification label and places ID band on all patients to assure proper patient identification. Proficiently processes the various types of patient bookings (direct admits, inpatients, etc.). Escort patients (walking or wheelchair) to treatment areas as needed Maintains the visitor volume and adheres to visitor pass restrictions protocol. For directional purposes, displays detailed knowledge of the overall department locations within the hospital, being able to provide directions to surgical patients (and support departments as needed) at each access point.
4. Surgery Scheduling: Coordinates and supports tasks related to patient surgical scheduling. Monitors add-on case depot for case placement coordination utilizing information via epic case entry function Gathers booking sheets and consents from the clinic via fax, following up for completion when necessary. Updates patient Status board. Upon receiving bed assignment, notifies RN and places location on Status board. Emergency preparedness, i.e. Level 1 or Level 2 cases: must be proficient in downtime and incident planning.
5. Customer Service: Provides excellent Customer Service in accordance with YNHHS protocol. Ensures smooth functioning of processes to ensure a positive patient experience by acknowledging and receiving patients, physicians and visitors to the department following YNHHS Standard of Professional Behaviors Arrives to work dressed in the appropriate uniform as identified by the department 100% of the time Demonstrates YNHH Values by doing the right thing; putting patients and families first; valuing all people; being empathetic; being responsible and taking action Contributes to a positive work environment, actively discouraging `we vs. them? thinking, helping others
6. Resource Management: Utilizes Health System and Department resources to effectively support patient experience. In collaboration with Supervisor/Manager, provides support in other Perioperative service areas, routinely providing coverage as necessary to maintain skill sets. Participates in designated committees, staff meetings, workgroups, and attends all in-service to support team building and communication enhancements. Independently optimizes time related to role. Orders office supplies and forms, both stock and non-stock, and otherwise maintains inventory and supply orders in a timely manner to prevent total depletion of stock as needed. Performs all functions in accordance with established policies and procedures. Identifies and recommends optimizations for Perioperative patient communication/coordination activities.
7. Performs other duties as assigned by Leadership
Qualifications
EDUCATION
High school diploma or GED required. Associate degree preferred.
EXPERIENCE
Two (2) to three (3) years in a customer service environment and/or administrative clerical experience preferably in any medical office or hospital setting, with emphasis on registration and/or scheduling. Ability to utilize PC Applications, including Microsoft Office. One (1) years? experience managing high volume telephone calls or experience as an operator or dispatcher is preferred.
SPECIAL SKILLS
Self-directed, well organized and exhibiting team-oriented skills with the ability and desire to educate and advocate for patients and their families. Must be able to multitask and reprioritize in response to fluctuations in volume. Strong interpersonal skills and ability to build rapport with a wide variety of individuals including clinical staff to meet operational and patient needs. Excellent investigative, critical thinking and problem-solving skills. Intermediate computer skills and the ability to adapt to various programs/systems. Demonstrated proficiency in understanding registration work queues that affect workflow. Must be able to provide training or in -service to other staff and areas within the department. Consistently demonstrates effective written and oral communication skills in coordination with the Standards of Professional Behavior with the ability to communicate complex requirements across clinical and financial disciplines.
YNHHS Requisition ID 166762
In Summary: The Communications Specialist functions as a liaison between the surgery team and patient care activities within Perioperative Services . This role is responsible for processes related to patient check-in, check-out, registration and possible scheduling processes . The position requires the individual to maintain a high awareness of Service Excellence representing 'I am YNHH'
En Español:
Oportunidad de trabajo
Para formar parte de nuestra organización, cada empleado debe entender y compartir la Visión YNHHS, apoyar nuestra Misión y vivir nuestros Valores. Estos valores - integridad, centrada en el paciente, respeto, responsabilidad y compasión - deben guiar lo que hacemos como individuos y profesionales todos los días.
Bajo la dirección general del Supervisor de Comunicaciones, y en cooperación con todos los miembros del equipo de atención al paciente, realiza una amplia gama de funciones de relaciones con el cliente, comunicaciones, administrativas y coordinadoras que apoyan plenamente las actividades de cuidado al paciente dentro del Departamento de Servicios Perioperativos. El Especialista de Comunicación funciona como un enlace entre el equipo cirúrgico y las actividades para el cuidado del paciente dentro de los servicios perioperáticos. Este papel es responsable de procesos relacionados con el check-in del paciente, chequeo out, registro y posibles procesos de programación relacionados con los pacientes dentro de Servicio Perioperativo. Obtiene y actualiza las características demográficas básicas del paciente mientras se adhieren a los procedimientos de Identidad Assent / Bandera Roja para garantizar el paciente. Obtevece la documentación financiera requerida en el momento del registro según sea necesario. Además, este profesional individual trabaja en colaboración con pacientes, médicos, profesionales, YM/NEMG y proveedores de servicios para facilitar con precisión las diversas funciones de comunicación y flujos emocionales en las situaciones de emergencia bajo el servicio de enfermería. Procesan una variedad de reservas para pacientes hospitalizados, es decir, admisión directa, cirugía según sea necesario; funciones adicionales incluirían, pero no se limitarán a acompañar a los pacientes a su ubicación del tratamiento. Apoya las decisiones de liderazgo relacionadas con la secuenciación de un médico complejo y el cronograma quirúrgico. Bajo el disfraz de Liderazgo Perioperativo, manipula el calendario quirurgico como sea necesario en coordinación con la oficina de programación, dirección OR, cirujanos, equipos y asistentes necesarios para el procedimiento. Conoce conceptos estándar, prácticas y procedimientos dentro de un campo particular para cumplir con los requisitos de planificación y distribuye información pre / post-operatoria a los enfermos. Las principales habilidades para completar estos trabajos dependerán de la atención del paciente al detalle, la especificidad y la precisión en relación con la operación, la documentación de apoyo y un nivel extraordinario de creatividad y posición profesional.
Responsabilidades
1. Enlace de comunicación: Realiza en forma agradable, cortés y profesional las tareas de recepción e comunicación para garantizar que se cumplan todas las necesidades del paciente, visitante y personal en apoyo a los Servicios Perioperativos. Capaz de llamar y/o llamar a las personas / equipos necesarios bajo la dirección del equipo quirúrgico y el seguimiento para asegurar una respuesta oportuna Investigación y responder a consultas de los visitantes sobre el estado de los pacientes, proporcionando información apropiada. Coordina toda la comunicación interna con respecto a los pacientes y la información recibida en la línea 1 (800) trauma de manera efectiva según lo dictado por la política y documenta esta actividad. Registra y procesa la siguiente información correctamente al 100% del tiempo: remitir el nombre del médico, su oficina, número de teléfono; nombre del paciente y fecha de nacimiento; y disposición del paciente (es decir, quién fue referido, si ocurrió la transferencia, etc.) como corresponde al Servicio de Atención Médica o servicios sanitarios, pero no a otras instalaciones de atención médica.
2. Mantenimiento de registros médicos: mantiene todos los registros y formularios médicos de los pacientes relacionados con el estado médico y la atención manteniendo el cumplimiento de HIPAA Recibe, revisa, clasifica, prioriza y escanea los documentos necesarios recibidos. Desmonta completamente el registro del paciente en el momento de la liberación del paciente y coloca el historial médico antiguo con el expediente Peri-op.
3. Registro / Admisión: Inicia y completa la información de visita del paciente de acuerdo con el protocolo para administrar la Junta de Estatus OR relacionada con priorizar el flujo de pacientes para el proceso de registro dentro de los Servicios Perioperativos. Recoge la información demográfica y aseguradora necesaria del paciente al completar el procedimiento de inscripción; recopila copagos y/o deducibles debidos en el momento de la cirugía según sea necesario. Durante el procesamiento de llegada, identifica adecuadamente a los pacientes de manera oportuna y precisa mientras se adhieren a las reglas de identidad del paciente / bandera roja que garantizan la seguridad del paciente. Imprime una etiqueta de identificación del paciente y coloca bandas sobre todos los pacientes para garantizar la correcta identificación de los pacientes. Proficientemente procesa los diversos tipos de reservas de pacientes (directos, hospitalizados, etc.).
4. Programación de cirugía: coordina y apoya tareas relacionadas con la programación quirúrgica del paciente. Monitores adicionales depósito de casos para coordinar la colocación de los casos utilizando información a través de la función de entrada epic caso Recolecta hojas de reserva y consentimientos de la clínica por fax, siguiendo su finalización cuando sea necesario.
5. Servicio al cliente: Provee un excelente servicio al cliente de acuerdo con el protocolo YNHHS. Asegura el buen funcionamiento de los procesos para garantizar una experiencia positiva del paciente reconociendo y recibiendo a los pacientes, médicos y visitantes del departamento siguiendo la Norma de Comportamientos Profesionales Y NHHS Llega al trabajo vestido en el uniforme apropiado según lo identificado por el departamento 100% de las veces Demostrar Valores Y NHH haciendo lo correcto; poner a los enfermos y familias primero; valorar a todas las personas; ser empático; ser responsable y tomar medidas Contribuye a un entorno laboral positivo, desalentando activamente `nos contra ellos? pensar, ayudando a otros
6. Gestión de Recursos: Utiliza los recursos del Sistema de Salud y el Departamento para apoyar eficazmente la experiencia del paciente. En colaboración con el Supervisor / Gerente, proporciona apoyo en otras áreas de servicio Perioperativo, proporcionando rutinariamente cobertura según sea necesario para mantener conjuntos de habilidades. Participa en comités designados, reuniones de personal, grupos de trabajo y asiste a todos los que están al servicio para respaldar la creación de equipos y mejoras de comunicación. Optimiza independientemente el tiempo relacionado con el papel. Ordena suministros y formularios de oficina, tanto existencias como no existencias, y por lo demás mantiene las órdenes de inventario y suministro de manera oportuna para evitar el agotamiento total del stock según sea preciso. Realiza todas las funciones de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos. Identifica y recomienda optimizaciones para actividades de comunicación/coordinación de pacientes perioperativas.
7. Realiza otras tareas asignadas por el liderazgo
Qualificaciones
Educación
Se requiere un diploma de secundaria o GED.
La experiencia
Dos (2) a tres (3) años en un entorno de servicio al cliente y/o experiencia administrativa como secretario, preferiblemente en cualquier oficina médica o hospital, con énfasis en el registro y / o la programación. Capacidad para utilizar aplicaciones PC, incluida Microsoft Office.
Capacidades especiales
Auto-dirigido, bien organizado y exhibiendo habilidades orientadas al equipo con la capacidad y el deseo de educar y defender a los pacientes y sus familias. Debe ser capaz de multitarea y reorientar en respuesta a las fluctuaciones del volumen. Habilidades interpersonales fuertes y capacidad para establecer relaciones con una amplia variedad de individuos incluyendo personal clínico para satisfacer las necesidades operacionales y del paciente. Excelentes habilidades investigativas, pensamiento crítico y resolución de problemas.
YNHHS Requisition ID 166762