Visit California is hiring: Brand Advertising Coordinator in Sacramento

Department: Marketing
Reports to: Brand Marketing Manager – Global Creative
Classification: Regular, Full Time, Non-Exempt
Supervisory responsibility: No
Position start date: Immediate opening
Location: Hybrid (2-3 days per week on site, 2-3 days per week remote)

The Brand Advertising Coordinator provides organizational and program support for Visit California’s global brand advertising efforts. This role supports cross-functional coordination across brand, creative, media, research, and agency partners—helping ensure integrated campaign execution, streamlined workflows, and consistent brand representation across internal and external touchpoints.

The position assists with creative review, campaign tracking, industry communications, meeting cadence, and budget workflows while contributing to ongoing process improvements and team efficiencies.

Areas of responsibility
30% - Provide content support for the Brand team, including upkeep of strategic narrative, creative reviews, slideware, and reporting.

20% - Coordinate cadence of all paid media priorities and touch points, including strategic planning support, ongoing creative approvals, and regularly liaising with staff to ensure efficiencies with calendaring and organizational priorities.

20% - Work with Brand Media & Creative Managers, along with Owned, Earned, Trade, International and Research teams, to monitor campaign performance and joint KPIs, ensuring consistent optimization and integration across channels.

20% - Support the Brand department with budget planning and management, contracts and authorizations.

10% - Other duties and special projects as assigned by supervisor.

Creative & Campaign Support

Support the execution of integrated brand campaigns by assisting in the review and coordination of creative assets across paid and partner placements.

Collaborate with agency and internal teams to help ensure assets align with brand guidelines, messaging priorities, visual identity, and approved usage requirements.

Assist in managing creative approval workflows, timelines, and feedback consolidation across cross-functional stakeholders.

Help maintain quality control by flagging inconsistencies in brand voice, visual application, DISCLAIMERS, or partner requirements.

Track and organize final creative deliverables to ensure accurate management, accessibility, and archiving.

Document campaign learnings, best practices, and optimization insights to support future planning discussions.

Coordinate agency planning touch points, including briefings, creative reviews, approvals, and campaign debriefs.

Industry & Executive Communications

Coordinate the development of slideware and supporting materials for Board Meetings, Brand & Content Committee, Task Forces, Industry Meetings, and other leadership engagements, ensuring messaging accuracy and consistency.

Support Brand team deliverables for Visit California’s annual Outlook Forum industry conference, including timelines, internal coordination, agency collaboration, and material development.

Coordinate Calls for Content in partnership with internal Communications team, working with agency partners to gather, organize, and validate required materials, such as performance metrics, creative examples, and campaign highlights for internal and external reporting.

Assist in preparation of industry-facing materials, including the Board Book, Year in Review, and other executive documentation.

Support industry communications by coordinating outreach to industry partners related to production logistics, scheduling, approvals, and alignment.

Budget & Workflow Support

Support Brand team invoicing and budget tracking workflows, including reviewing invoices for accuracy, uploading documentation into internal systems, routing for approval, maintaining budget trackers, reconciling, and partnering with Finance to ensure timely processing.

Systems & Workflow Management

Utilize Salesforce to document brand industry engagement, maintain committee tracking, and support accurate contact, asset and campaign records.

Utilize Monday.com to manage team workflows, ensuring visibility into timelines, deliverables, approvals, and cross-functional dependencies.

Qualifications and experience
To perform this job successfully, an individual must be able to perform each key duty satisfactorily, as well as exhibit the following qualifications:

2+ years of professional experience in marketing, advertising, tourism, or related field required.

Experience supporting creative campaign execution, asset review, or agency collaboration preferred.

Strong attention to detail and ability to identify inconsistencies in brand voice, visual identity, and messaging.

Ability to manage multiple timelines, feedback loops, and cross-functional priorities in a fast-paced environment.

Strong written and verbal communication skills, with the ability to synthesize information clearly and professionally.

Organizational & Technical Skills

Highly organized with strong project coordination and workflow management skills.

Proficiency in Microsoft Office products (Word, Excel, PowerPoint) and Outlook.

Experience using project management or workflow tools (e.g., Monday.com) preferred.

Experience with Salesforce or other CRM systems preferred.

Education

Education equivalent to a bachelor’s degree or higher in marketing, communications, tourism, or related field preferred.

Salary and compensation
Salary Range: $75,500 - $120,000

The range displayed reflects the range the organization reasonably expects to pay for the position. The actual base salary is subject to variation due to the role, level, relevant education, training, or experience, among other factors.

In addition to a competitive salary, Visit California offers an excellent health benefit package. We also offer a fantastic PTO and holiday leave package, 401(k) plan, professional development, an employee discount network, an employee assistance program (EAP), fitness center access, parking, a hybrid work environment, and much more!

Employer Disclosure Statement The above statements and job description is intended to describe the nature and level of work being performed within this job. They are not intended to be an exhaustive list of all responsibilities, duties and tasks. Other similar or additional duties are performed as assigned.

Notice to All Potential Job Candidates Visit California has an organizational commitment to the principles of inclusion, diversity, equity and accessibility. In that spirit, we welcome all qualified individuals without regard to race, religion, color, sex, ancestry, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, age, marital status, disability, national origin, medical condition, U.S. veteran or military status, pregnancy or any other reasonable accommodation.

#J-18808-Ljbffr

En Español: Departamento:

Informes de marketing a: Gerente de Marketing de Marcas Clasificación creativa global:

Responsabilidad de supervisión regular, a tiempo completo, sin exención:

Ninguna fecha de inicio de la posición:

Abertura inmediata Ubicación:

Híbrido (2-3 días a la semana en el lugar, 2-3 días por semana remoto)

El Coordinador de Publicidad de Marca proporciona apoyo organizacional y de programa para los esfuerzos de publicidad de marca globales de Visit California. Esta función apoya la coordinación interfuncional entre los socios de marca, creativos, medios de comunicación, investigación y agencias, ayudando a garantizar la ejecución integrada de campañas, flujos de trabajo racionalizados y la representación consistente de la marca en todos los puntos de contacto internos y externos.

La posición ayuda con la revisión creativa, el seguimiento de las campañas, las comunicaciones de la industria, la cadencia de reuniones y los flujos de trabajo presupuestarios, contribuyendo al mismo tiempo a la mejora continua de los procesos y a la eficiencia del equipo.

Áreas de responsabilidad 30% - Proporcionar soporte de contenido para el equipo de la marca, incluido el mantenimiento de la narrativa estratégica, las revisiones creativas, el slideware y los informes.

20% - Coordinar la cadencia de todas las prioridades y puntos de contacto de los medios de comunicación pagados, incluido el apoyo a la planificación estratégica, las aprobaciones creativas en curso y la comunicación regular con el personal para garantizar la eficiencia con los calendarios y prioridades organizacionales.

20% - Trabajar con Brand Media & Creative Managers, junto con los equipos de Propiedad, Ganado, Comercio, Internacional e Investigación, para monitorear el rendimiento de la campaña y los KPIs conjuntos, asegurando una optimización y integración consistentes en todos los canales.

20% - Apoyar al departamento de marcas con la planificación y gestión presupuestaria, los contratos y las autorizaciones.

10% - Otras tareas y proyectos especiales asignados por el supervisor.

Apoyo creativo y de campaña

Apoyar la ejecución de campañas integradas de marca mediante la asistencia en la revisión y coordinación de los activos creativos en las colocaciones remuneradas y asociadas.

Colaborar con agencias e equipos internos para ayudar a garantizar que los activos se alineen con las pautas de la marca, las prioridades de mensajería, la identidad visual y los requisitos de uso aprobados.

Ayudar a gestionar los flujos de trabajo de aprobación creativa, los plazos y la consolidación de retroalimentación entre las partes interesadas interfuncionales.

Ayudar a mantener el control de calidad marcando inconsistencias en la voz de la marca, la aplicación visual, los DISCLAIMERS o los requisitos de los socios.

Seguir y organizar las entregas creativas finales para garantizar una gestión precisa, accesibilidad y archivado.

Documentar los aprendizajes de la campaña, las mejores prácticas y las ideas de optimización para apoyar futuras discusiones de planificación.

Coordinar la planificación de puntos de contacto de la agencia, incluidas las reuniones informativas, revisiones creativas, aprobaciones y informes de campaña.

Industria y comunicaciones ejecutivas

Coordinar el desarrollo de slideware y materiales de apoyo para reuniones de la Junta Directiva, Comité de Marca y Contenido, Fuerzas de Trabajo, Reuniones de Industria y otros compromisos de liderazgo, asegurando la precisión y la consistencia de los mensajes.

Apoyar las entregas del equipo de marca para la conferencia anual de la industria del Foro Outlook de Visit California, incluidos los plazos, la coordinación interna, la colaboración de la agencia y el desarrollo de materiales.

Coordinar las convocatorias de contenido en asociación con el equipo de comunicaciones interno, trabajando con socios de la agencia para recopilar, organizar y validar los materiales requeridos, como métricas de rendimiento, ejemplos creativos y puntos destacados de la campaña para informes internos y externos.

Asistir en la preparación de materiales orientados a la industria, incluido el Libro del Consejo, el año en revisión y otra documentación ejecutiva.

Apoyar las comunicaciones de la industria mediante la coordinación de la comunicación con los socios industriales relacionadas con la logística de producción, la programación, las aprobaciones y la alineación.

Presupuesto y apoyo al flujo de trabajo

Apoyar los flujos de trabajo de facturación y seguimiento presupuestario del equipo de marca, incluida la revisión de las facturas para verificar su exactitud, la carga de documentación en los sistemas internos, el encaminamiento a la aprobación, el mantenimiento de los rastreadores presupuestarios, la conciliación y la asociación con Finanzas para garantizar un procesamiento oportuno.

Sistemas y gestión del flujo de trabajo

Utilice Salesforce para documentar el compromiso de la industria de la marca, mantener el seguimiento de los comités y apoyar registros precisos de contactos, activos y campañas.

Utilice Monday.com para administrar los flujos de trabajo del equipo, asegurando visibilidad en las líneas de tiempo, entregables, aprobaciones y dependencias interfuncionales.

Qualificaciones y experiencia Para desempeñar con éxito este trabajo, un individuo debe ser capaz de desempeñar satisfactoriamente cada tarea clave, así como demostrar las siguientes cualificaciones:

Se requieren más de 2 años de experiencia profesional en marketing, publicidad, turismo o campo relacionado.

Se prefieren experiencias de apoyo a la ejecución creativa de campañas, revisión de activos o colaboración con agencias.

Una fuerte atención al detalle y la capacidad de identificar inconsistencias en la voz de la marca, la identidad visual y los mensajes.

Capacidad para gestionar múltiples líneas de tiempo, bucles de retroalimentación y prioridades interfuncionales en un entorno acelerado.

Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal, con la capacidad de sintetizar información de manera clara y profesional.

Habilidades organizativas y técnicas

Muy organizado con fuertes habilidades de coordinación de proyectos y gestión de flujos de trabajo.

Proficiencia en los productos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Outlook.

Se prefiere tener experiencia en la gestión de proyectos o en herramientas de flujo de trabajo (por ejemplo, Monday.com).

Se prefiere tener experiencia con Salesforce u otros sistemas CRM.

Educación

Educación equivalente a una licenciatura o superior en marketing, comunicaciones, turismo o campo relacionado preferido.

Salario y compensación Rango de salarios: $75.500 - $120.000

El rango mostrado refleja el rango que la organización razonablemente espera pagar por el puesto. El salario base real está sujeto a variaciones debido al papel, nivel, educación, capacitación o experiencia relevantes, entre otros factores.

Además de un salario competitivo, Visit California ofrece un excelente paquete de beneficios para la salud. También ofrecemos un fantástico paquete PTO y vacaciones, un plan 401 ((k), desarrollo profesional, una red de descuentos para los empleados, un programa de asistencia al empleado (EAP), acceso a un centro de fitness, aparcamiento, un entorno de trabajo híbrido y mucho más!

Declaración de divulgación del empleador

Las declaraciones anteriores y la descripción del puesto de trabajo están destinadas a describir la naturaleza y el nivel del trabajo que se realiza dentro de este puesto.

Notificación a todos los posibles candidatos a empleo

Visit California tiene un compromiso organizacional con los principios de inclusión, diversidad, equidad y accesibilidad. En ese espíritu, damos la bienvenida a todas las personas calificadas sin tener en cuenta la raza, religión, color, sexo, ascendencia, género, identidad de género y / o expresión, orientación sexual, edad, estado civil, discapacidad, origen nacional, condición médica, veterano o estado militar de los Estados Unidos, embarazo o cualquier otro ajuste razonable.

#J-18808-Ljbffr