Proposal Writer Job at Machinify in Dallas

Machinify is a leading healthcare intelligence company with expertise across the payment continuum, delivering unmatched value, transparency, and efficiency to health plan clients across the country. Deployed by over 85 health plans, including many of the top 20, and representing more than 270 million lives, Machinify brings together a fully configurable and content‑rich, AI‑powered platform along with best‑in‑class expertise. We’re constantly reimagining what’s possible in our industry, creating disruptively simple, powerfully clear ways to maximize financial outcomes and drive down healthcare costs.

About the Role
This is one of the most consequential hires we’ll make this year. Proposals are how we grow the business and how the market sees us — every response is a sample of how Machinify thinks, writes, and competes. Done well, it compounds: better wins, better content, better positioning the next time we’re in front of a buyer.

You’ll sit on the Marketing team and operate as the connective tissue across Legal, Product, Operations, Finance, Clinical, and our broader subject matter community. The work spans state and federal government procurements (Medicaid RAC, Employee/Retiree, MCO oversight, FFS audit) and commercial health plan opportunities — and we need someone who can move fluently between the two.

This isn’t a role for someone who wants to format templates. We need a builder — someone who treats every proposal as an opportunity to raise the bar on the next one, and who is genuinely excited about using AI to do that work better and faster than was possible a year ago.

What You’ll Do
Own the full proposal lifecycle, across government and commercial. Lead RFPs, RFIs, RFQs, and ITBs from intake through submission. Government healthcare procurements will be a meaningful share of the work, alongside commercial health plan opportunities. Move fluently between the two.

Build an AI‑first content engine. Use Claude (including Claude Cowork for desktop file and task workflows) and other AI tooling as a core part of how you work — not as a novelty. Build a structured, retrievable content repository. Draft, compare, and pressure‑test sections against requirements. Reuse strong language without losing the specificity that wins. If your AI workflow stops at ChatGPT prompts, this isn’t the right seat.

Orchestrate cross‑functional SMEs. Most of the substance comes from people who don’t write proposals for a living — clinical leaders, product managers, audit ops, legal, finance, security. Pull the right input from the right person at the right moment. Synthesize. Close the loop. Lead with the ask when you write to executives.

Tell the story. Hold the bar. Compliance is table stakes. Winning proposals read like the team actually understands the buyer’s problem. Bring an eye for narrative — what to lead with, what to cut, how to make a 200‑page government response feel inevitable. Develop a point of view on what makes or breaks each win, and bring it to the team.

Manage the process. Manage, simplify and automate review cycles, hold deadlines, coordinate pricing and legal sign‑off, navigate procurement portals, own the submission. Maintain the content (AI/Claude) library post‑submission so the next proposal starts further down the field.

Treat ethics, confidentiality and information security as non‑negotiable throughout.

What You Bring

4+ years of proposal writing experience, including government healthcare RFPs. Ideally a good working knowledge of how state Medicaid procurements, RAC programs, FFS vs. MCO structures, and encounter auditing actually work.

Direct experience with payment integrity, claims audit, or healthcare cost containment.

Experience contributing to commercial health plan RFPs in addition to government work.

Familiarity with proposal management tools and content library platforms.

Strong written communication — including the ability to translate technical and clinical content into persuasive narrative, and to write tight executive summaries that lead with what matters.

An eye for storytelling, even inside a 200‑page government response. Instinct for what makes or breaks a win — and a willingness to argue for it.

Strong project management instincts: scheduling, resource coordination, milestone tracking, and the judgment to know when to advance.

Demonstrated ability to use AI tools meaningfully in your day‑to‑day work — and curiosity to push further. We’ll ask you about this.

Bachelor’s degree in business, marketing, communications, or related field (equivalent experience considered).

Comfort working independently in a fast‑paced, deadline‑driven environment with shifting priorities.

Proficiency in Microsoft Office Suite.

Who You Are

Builder mindset. You see the content library, the AI workflow, and the SME process as products to improve — not just inputs to a deadline.

Collaborative by default. You get energy from pulling smart people together to produce something none of them would have produced alone.

AI‑curious, not AI‑credulous. You use these tools because they make the output better, and you know when not to trust them.

Calm under deadline pressure. Two procurements landing the same week doesn’t break you.

Team‑first. We’re a small group inside a growing company. Culture is built in small moments — pitching in on someone else’s deadline, sharing what you learned on the last submission, flagging risk early.

What We Offer

Work from anywhere in the U.S. — Machinify is digital‑first

Top medical, dental, and vision offerings

FSA / HSA

Competitive salary, 401(k) with company match, and meaningful equity

Flexible time off and additional health and wellness benefits

A trusting environment where you’ll feel empowered to do your best work

Equal Employment Opportunity at Machinify
We are committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ancestry, religion, sex, national origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability, gender, gender identity or expression, or veteran status. We are proud to be an equal opportunity workplace. Machinify is an employment at will employer. We participate in E‑Verify as required by applicable law. In accordance with applicable state laws, we do not inquire about salary history during the recruitment process. If you require a reasonable accommodation to complete any part of the application or recruitment process, please let our recruiters know. See our Candidate Privacy Notice at: https://www.machinify.com/candidate-privacy-notice/.

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En Español: Machinify es una compañía líder de inteligencia de salud con experiencia en todo el continuo de pagos, ofreciendo un valor, transparencia y eficiencia sin igual a los clientes de planes de salud de todo el país. Implementada por más de 85 planes de atención médica, incluidos muchos de los 20 principales, y representando más de 270 millones de vidas, Machinefy reúne una plataforma totalmente configurable y rica en contenido, impulsada por IA, junto con la mejor experiencia de su clase. Estamos constantemente reinventando lo que es posible en nuestra industria, creando formas disruptivamente simples y poderosamente claras de maximizar los resultados financieros y reducir los costos sanitarios. Sobre el papel Esta es una de las contrataciones más importantes que haremos este año. Las propuestas son cómo crecemos el negocio y cómo nos hace crecer el mercado Cada respuesta es una muestra de cómo trabaja la comunidad de Maquinaria, escribe y compite. Necesitamos un constructor alguien que trate cada propuesta como una oportunidad para elevar la barra en la próxima, y que esté genuinamente entusiasmado con usar AI para hacer ese trabajo mejor y más rápido de lo que era posible hace un año. Lo que harás Poseer el ciclo de vida completo de la propuesta, a través del gobierno y comercial. Lead RFPs, RFIs, RFQs e ITBs desde la entrada hasta la presentación. Las compras de salud gubernamentales serán una parte significativa del trabajo, junto con las oportunidades de un plan de salud comercial. Moverse fluidamente entre los dos. Construya un motor de contenido de IA-primero. Utilice Claude (incluyendo Claude Cowork para archivos de escritorio y flujos de trabajo de tareas) y otras herramientas de IA como parte de cómo trabaja no como novedad. Construye un repositorio de contenido estructurado, recuperable. Escriba propuestas de prueba cruzada, escriba secciones y ejecuciones legales. Cuando los administradores de servicios de seguridad llevan a cabo las propuestas de la oficina de trabajo, si realmente se detienen en el momento adecuado, los líderes de la empresa de inteligencia artificial llegan a entender que el problema es el correcto. Cuando el equipo de gestión de las pintas de seguridad de negocios, cuando se encuentre en el lugar correcto. Gestionar, simplificar y automatizar los ciclos de revisión, mantener las fechas límite, coordinar los precios y la firma legal, navegar por los portales de contratación, poseer la presentación. Mantener el contenido de la biblioteca (AI/Claude) después de la presentación de la propuesta para que la próxima propuesta comience más abajo en el campo. Trate la ética, la confidencialidad y la seguridad de la información como no negociables en todo. Lo que usted trae 4+ años de experiencia en la redacción de propuestas, incluidas las propuestas de salud del gobierno. Idealmente un buen conocimiento de cómo los programas estatales de compras de Medicaid, RAC, pago FFS, MCO, y el encuentro directo con la administración de contenidos contienen resúmenes de trabajo con costos escritos, así como las herramientas de auditoría clínica y la capacidad de gestión de la salud, incluyendo una fuerte capacidad para traducir los contenidos dentro de las estructuras gubernamentales y las plataformas de control de información y la auditoría de información, además de tener un fuerte conocimiento técnico de cómo se escriben los programas de atención médica, RFP y la gestión de asuntos de salud. Instinto por lo que hace o rompe una victoria y la voluntad de argumentar por ello. Instintos fuertes de gestión de proyectos: programación, coordinación de recursos, seguimiento de hitos y el juicio de saber cuándo avanzar. Capacidad demostrada para usar herramientas de IA de manera significativa en su trabajo diario y curiosidad para impulsar más. Te preguntaremos acerca de esto. Licenciatura en negocios, marketing, comunicaciones o campo relacionado (experiencia equivalente considerada). Comodidad para trabajar de forma independiente en un entorno acelerado, orientado a plazos con prioridades cambiantes. Proficiencia en Microsoft Office Suite. Quien eres el creador de mente. Ves la biblioteca de contenidos, el flujo de trabajo de AI y el proceso de las PYME como productos para no romper entradas a una fecha límite. Lo que obtienes por defecto inteligente mediante el desarrollo de equipos inteligentes. ¿Cuál es el riesgo de atraer a las personas a producirlos bajo la misma línea de producción de tiempo? Machinify es digital-primero Ofertas médicas, dentales y de visión Top FSA / HSA Salario competitivo, 401 ((k) con ajuste de empresa, y equidad significativa Tiempo libre flexible y beneficios adicionales de salud y bienestar Un entorno de confianza en el que se sentirá empoderado para hacer su mejor trabajo Igualdad de oportunidades de empleo en Machinfy Nos comprometemos a la igualdad de oportunidad de empleo independientemente de raza, color, ascendencia, sexo, origen nacional, orientación sexual, edad, ciudadanía, estatus matrimonial, discapacidad, género, identidad o expresión de género o estatus de veterano. Estamos orgullosos de ser un lugar de trabajo de igual oportunidad. Machinfify es un empleador a voluntad. Participamos en EVerificar conforme a lo requerido por la ley aplicable. De acuerdo con las leyes estatales aplicables, no consultamos historial de salario durante el proceso de reclutamiento. Si usted necesita completar una solicitud de contratación completa, consulte nuestra Notificación de privacidad.