SFFILM's Artist Development Coordinator supports operational, administrative, financial, and programmatic components of the Artist Development Department. The coordinator is responsible for supporting the Artist Development team in work related to filmmaker granting, the SFFILM Residency program, and cross departmental collaborations including Education, Programming, and Communications. Under the direction of the Director of Artist Development, the Coordinator will help execute a variety of programmatic responsibilities, including the support of in-person events and coordination of Filmmaker communication.
This is an exciting opportunity to interact with and support Filmmakers at all stages of their careers through our robust slate of funding, education, and career development initiatives. The ideal candidate will be comfortable working with a wide variety of constituents while still maintaining excellent organizational and customer service standards. An affinity for balancing self-motivated, independent work with collaborative team environments is essential for this role.
The preferred start date is Sept 28, 2026. This is a fulltime, hourly role with a salary range of $23 - $24 per hour. Benefits include full monthly premium with the organizations' health insurance policies, PTO/Sick Leave and expanded annual paid holiday schedule.
SFFILM currently supports a hybrid-remote schedule, with an average of 2-3 days per week in the San Francisco offices, as well as time onsite throughout the Bay Area supporting SFFILM events.
Application review will begin immediately Sept 16, 2026 and be rolling after that.
Essential Functions and Responsibilities:
- Coordinate Artist Development grant application review panels and support administration of grant review process. This also includes recruitment of internal reviewers, and support planning and execution of review process timelines and logistics, including promotional follow-up and cross departmental program coordination.
- Track all program bookkeeping; process all grant, fellowship, professional fee payments, and reconcile income and payments with the Finance Team.
- Project-manage internal and filmmaker-facing Artist Development Department calendar.
- Support weekly department meetings by compiling agenda and taking minutes, recording action items, and following up via Basecamp.
- Manage Mobilize (SFFILM Makers message board) including general updates, FilmHouse calendar, promotion of events, filmmaker opportunities and answer questions posted in Mobilize.
- Maintain Department databases, including DonorPerfect and Filemaker.
- Check and respond to Artist Development general email accounts, providing factual information about Grants, Residencies, and Fellowships to enquiring filmmakers in a timely manner.
- Coordinate all of Artist Development's requests of the Communications Department via Basecamp and follow all internal protocols.
Experience/Skills Required:
- Highly organized and detail-oriented.
- Demonstrated experience project managing intersecting timelines.
- Strong verbal and written communication skills with a clear, gracious and professional manner.
- Ability to multitask, prioritize, exhibit consistent follow-through and work under time constraints.
- A genuine team-player who is excited about the opportunity to wear many hats.
- An eagerness to continue learning and staying up-to-date on Artist Development programs and supported filmmakers; interested in expanding skillset to become proficient in all systems and protocols for both Artist Development and across other divisions within SFFILM.
- Experience managing volunteers in person and remotely.
- Comfort learning new CRMs or POS systems.
- Excellent computer skills, including: Google Drive, Word, and Excel
- Experience with Basecamp, Good Grants and/or FileMaker a big plus
- Able to work evenings and weekends as needed for FilmHouse events
- Interest in film and media a plus
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En Español:
El Coordinador de Desarrollo de Artistas de SFFILM apoya los componentes operativos, administrativos, financieros y programáticos del departamento de desarrollo de artistas. El coordinador es responsable de apoyar al equipo de desarrollo del artista en el trabajo relacionado con la concesión de cineastas, el programa de residencia de SFLILM y las colaboraciones interdepartamentales, incluidas la educación, la programación y las comunicaciones. Bajo la dirección del director de desarrollo artístico, el coordinador ayudará a ejecutar una variedad de responsabilidades programáticas, incluido el apoyo a eventos en persona y la coordinación de la comunicación de cineasta. Esta es una oportunidad emocionante para interactuar y apoyar a los cineastas en todas las etapas de sus carreras a través de nuestra sólida gama de financiamiento, educación y iniciativas de desarrollo profesional. El candidato ideal se sentirá cómodo trabajando con una amplia gama de constituyentes mientras mantiene estándares organizativos y de colaboración. Los beneficios incluyen la prima mensual completa con las pólizas de seguro de salud de las organizaciones, PTO/Sick Leave y el horario de vacaciones pagadas anual ampliado. SFFILM actualmente apoya un horario híbrido a distancia, con un promedio de 2-3 días por semana en las oficinas de San Francisco, así como tiempo en el lugar en todo el Área de la Bahía que apoya los eventos de SFLILM. La revisión de las solicitudes comenzará inmediatamente el 16 de septiembre de 2026 y continuará después de eso. Esto también incluye la contratación de revisores internos, y el apoyo a la planificación y ejecución de cronogramas y logística del proceso de revisión, incluido el seguimiento promocional y la coordinación de programas interdepartamentales. - Seguir la contabilidad de todos los programas; procesar todas las subvenciones, becas, pagos de honorarios profesionales y reconciliar los ingresos y pagos con el Equipo de Finanzas. - Gestionar el calendario interno y del Departamento de Desarrollo de Artistas frente al cineasta. - Apoyar las reuniones semanales del departamento mediante la compilación de la agenda y la toma de minutos, grabación de elementos de acción, y seguimiento a través de Basecamp. - Administrar Mobilize (SFFILM Makers message board) incluyendo actualizaciones generales, calendario de FilmHouse, eventos, oportunidades de cineasta y respuestas publicadas en FileHouse. - Mantenimiento de bases de datos del Departamento, incluidos los donantes y el creador de películas. - Verificar y gestionar las cuentas de desarrollo general de los artistas, Gritices, Residentes, y otros sistemas de comunicación, así como un programa de desarrollo y desarrollo de proyectos. - Experiencia de desarrollo de trabajo de todo el mundo, incluyendo el Programa de Diseño de Cine y la Computación.