Baldwin Real Estate Corp is hiring: Community Manager in New York

Job Type

Full-time

Description

Basic Functions :

Responsible for the successful operation, financial management and maintenance of the property, according to the objectives of the property owners and Baldwin Real Estate Corporation. Provide a welcoming and safe property, which conforms to all health and safety laws and regulations. Manage property in accordance with all housing, and employment laws. Ensure staff compliance with all company policies and procedures maintaining high standards of conduct whenever performing company or property business.

Relationships :

• Reports directly Executive Vice President of Baldwin Real Estate Corporation.
• Cooperates with Site Maintenance Supervisor, and outside vendors
• Maintains positive relations with residents, staff and vendors
• Maintains supportive relations with community, fire, police, housing and government agencies

Key Goals :

• Maintain long-range planning approach
• Maximize resident-retention
• Maintain property's emergency and risk management plan
• Operate within approved budget plans
• Update marketing plan annually
• Implement and monitor efficient turnover program to ensure high resident satisfaction and retention
• Maintain good recordkeeping system
• Reduce liabilities, both physical and financial

Description of Responsibilities and Typical Work Activities (Not limited to:)

A. Maintaining the Physical Asset

• Assist Site Maintenance Supervisor to prioritize maintenance service requests and work assignments, if needed, and follow-up with Site Maintenance Supervisor to assure proper completion.
• Make periodic inspections of each building and common grounds (minimum weekly)
• Evaluate maintenance operations periodically to determine cost-efficiency
• Conduct annual apartment inspection, record results, and coordinates all required repairs with Site Maintenance Supervisor

B. Marketing and Leasing

• Lease units quickly and efficiently. Vacancies should be filled within 15 days from move-out.
• Review all applications for completeness and then process the rental application, including securing credit report, previous landlord references, and income and asset verifications for each applicant. Advise applicants of acceptance or denial accordingly, in compliance with fair housing laws.
• Maintain and update waiting list.
• Assist in preparation of advertising and marketing programs.
• Maintain efficient resident and property files in site office.
• Oversee the completion of initial lease preparation and lease renewal

C. Tenant Management

• Educate staff and residents concerning health, safety, police and fire issues
• Monitor compliance with all turnover and make-ready procedures

D. Financial Reporting and Control

• Receive all invoices, review, approve, and invoices for Executive Vice President's every week.
• Prepare payroll reports for Executive Vice President's approval every week
• Implement purchases required for day to day operation under guidelines established by Executive Vice President, and within owner-approved budget guidelines
• Deposit rents and security deposits in bank in a timely fashion (min. weekly). Provide detailed deposit records to main office accounting department
• Prepare purchase orders and authorize within budget constraints (any purchase order over $200 requires Executive Vice President's signature)
• Record monthly utility usage and implement cost-efficiency wherever possible
• Maintain petty cash fund, and provide proper receipts for all expenditures

E. Administration

• File reports and maintain communication with Executive Vice President on matters affecting property issues
• Track receivables, send notices of delinquency, and work with Executive Vice President regarding collections/evictions
• Participate in annual employee review
• Assist in preparation of the annual operating budget
• Maintain polite, professional, and informative telephone manner
• Maintain professional personal appearance and presentation

Salary Description

$60,000 - $70,000 per year In Summary: Responsible for the successful operation, financial management and maintenance of the property . Reports directly Executive Vice President of Baldwin Real Estate Corporation . Maintains positive relations with residents, staff and vendors . Provides a welcoming and safe property, which conforms to all health and safety laws and regulations . En Español: Tipo de trabajo Descripción a tiempo completo Funciones básicas: Responsable del funcionamiento exitoso, la gestión financiera y el mantenimiento de la propiedad, según los objetivos de los propietarios y Baldwin Real Estate Corporation. Proporcionar una propiedad acogedora y segura que cumpla con todas las leyes y regulaciones sobre salud y seguridad. Gestionar la propiedad de acuerdo con toda la ley de vivienda y empleo. Asegurar al personal el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos de la compañía manteniendo altos estándares de conducta cuando realice negocios de empresa o inmuebles. Relaciones ejecutivas: Reporta directamente al vicepresidente de Baldwin Realty Corporation. Colabora con el Supervisor de Mantenimiento del Sitio y proveedores externos Mantenga relaciones positivas con residentes, empleados y vendedores mantiene relaciones de apoyo con la comunidad, bomberos, policía, agencias residenciales y gubernamentales Objetivos clave Mantener un enfoque de largo alcance Maximizar la conservación de propiedades dentro del plan de gestión de emergencias y riesgos Operacional Plan de actividad Residentes Actualización e implementación de programas financieros para registrar y mantener buenas responsabilidades presupuestarias (No se apruevan) Mantener al Supervisor de Mantenimiento del Sitio Asistente Físico para priorizar las solicitudes de servicio de mantenimiento y asignaciones de trabajo, si es necesario, y el seguimiento con el Supervisor del Mantenamiento del Sito para garantizar la correcta finalización. Realizar inspecciones periódicas de cada edificio y terrenos comunes (mínimo semanal) Evaluar periódicamente las operaciones de manutención para determinar la rentabilidad Llevar a cabo una inspección anual de apartamentos, registrar los resultados y coordinar todas las reparaciones requeridas con el superintendente de mantenimientos del sitio B. Unidades de arrendamiento e inmuebles de marketing deben ser completadas rápidamente y eficientemente. Las vacantes deben llenarse dentro de 15 días desde su mudanza. Revisar todas las aplicaciones de cumplimiento y luego procesar la solicitud de alquiler, incluyendo recibir un informe inicial de crédito, referencias anteriores de propietarios y verificaciones de ingresos y activos para cada solicitante. Advierte a los solicitantes de aceptación o renovación en consecuencia, de conformidad con las leyes legales. Preparar informes de nómina para la aprobación del Vicepresidente Ejecutivo cada semana Implementar las compras requeridas para el funcionamiento diario bajo pautas establecidas por el Vicepresidente ejecutivo, y dentro de las pautas presupuestarias aprobadas por el propietario Rentas de depósito y depósitos en banco a tiempo (min. semanalmente). Proporcionar registros detallados de depósitos al departamento de contabilidad de la oficina principal Prepare pedidos de compra y autorice dentro de restricciones presupuestales (cualquier pedido de compra superior a $ 200 requiere la firma del Vice Presidente ejecutiva) Registrar uso mensual de utilidades e implementar eficiencia de costes siempre que sea posible Mantener un fondo de efectivo pequeño y proporcionar recibos adecuados para todos los gastos E. Archivar informes y mantener comunicación con el presidente ejecutivos sobre asuntos que afectan a la propiedad Trazar cobranzas de bienes inmuebles, enviar avisos de incumplimiento y trabajar con el vicepresidente ejecutor acerca de recopilaciones/evisiones profesionales Participar profesionalmente en la preparación anual del presupuesto operativo de administración personal Presentación telefónica, apariencia y presentación educadora de $ 60.000 - $ 70,000 Maintación y Sacrificio