Autodesk, Inc.
* 5-7 years’ experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment* Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5.* Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities* Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines* Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint and Copilot* Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy* Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English* Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required* Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours* Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information* Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision* Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively* Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies* Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities* Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments* Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work* Gérer les calendriers, planifier les réunions et coordonner les préparatifs de voyage* Suivre les dépenses des cadres et générer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgétaires et les échéances* Collaborer avec l'équipe de direction selon les besoins pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les comptes rendus de réunion, suivre les mesures à prendre et assurer le suivi des livrables* Planifier et coordonner les événements et les réunions virtuels et en personne, sur site et à l'extérieur, y compris la préparation des documents de réunion, la logistique, le lieu, les activités et la restauration* Gérer les alias de messagerie, les listes de distribution et les répertoires partagés, y compris la gestion des autorisations* Collaborer de manière irréprochable avec les autres administrateurs de l'équipe de direction pour planifier les réunions et coordonner les événements à l'échelle de l'organisation* Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs* Assister les cadres et les dirigeants lors de leurs déplacements, avec une disponibilité pour les voyages internationaux pouvant atteindre 20 %* Collaborer avec les équipes d'externalisation pour les commandes de personnel, les contrats et veiller au respect des réglementations locales* Émettre des bons de commande, vérifier les factures et traiter les paiements pour les coûts et les dépenses de CW* Utiliser le portail Supplier Central pour émettre des bons de commande, intégrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du début à la fin* Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs* 5 à 7 ans d'expérience dans le soutien aux cadres supérieurs dans un environnement multinational en constante évolution* Excellentes compétences en matière de gestion du temps, d'organisation et de multitâche. Compréhension du fait que ce poste n'est pas un poste classique de 9 h à 17 h* Être disposé à s'adapter à un environnement en constante évolution et à de nouveaux processus et responsabilités* Avoir une capacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les délais* Maîtriser Microsoft Office Suite, les systèmes d'exploitation Mac et Windows et les applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint et Copilot* Ne pas craindre les outils d'IA et être capable de les utiliser avec aisance. Être à l'aise avec les technologies* Posséder de solides compétences en communication interpersonnelle et écrite/verbale en anglais* Capacité et volonté de se déplacer pour assister à des événements ou à des réunions internes, au niveau local et international, selon les besoins* En raison de la répartition géographique de notre équipe, vous serez parfois amené à travailler en dehors des heures de bureau habituelles* Discrétion et expérience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles* Fait preuve d'initiative et d'autonomie, et s'épanouit avec un minimum de supervision* Il excelle dans la gestion de projets complexes et obtient des résultats tant de manière indépendante qu'en collaboration* Il apprécie établir des relations de travail positives à tous les niveaux et dans toutes les régions* Il est très organisé, soucieux du détail et capable de jongler avec plusieurs responsabilités* Il accueille le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques* Il comprend la valeur de l'intégrité et de l'honnêteté sur le lieu de travail et s'approprie son travail
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