Event Producer - Conferences Job at IPG DXTRA in Los Angeles
IPG DXTRA, Los Angeles, CA, US, 90067
Event Producer - Conferences
Must be based in the Southern California area and able to work in the El Segundo office four days/week. While a Jack Morton employee, you'll work in the client's office to support the planning and execution of third-party conferences and industry events in the financial services industry. Must be an Event Producer/Conference Planner with a strong background in b2b live and corporate events. Financial service experience a huge plus.
At Jack Morton we create head-turning, stomach-dropping, mind-boggling, smile-inducing brand experiences for everyone. It's the future of marketing and there's nothing passive or predictable about it. We promise every day will be different from the previous one in a very good way.
We take care of each other, as much as we take care of business. We marvel in each other's uniqueness and revel in what each of us brings to the human potluck that is Jack.
So, if you want to help shape the future of an entire industry, welcome. If you feel work, and the people you work with, can be extraordinary, let's chat. We're Jack, and we can't wait to meet you.
We are seeking an Event Producer/Conference Planner to manage end-to-end execution of third-party sponsored conferences. This role owns contracting, event management, speaker and attendee workflows, booth and shipping logistics, 1:1 meetings, hospitality/dine-arounds, onsite execution, and post-event reporting. You will partner closely with Channel Marketing, Corporate Communications, Executive Offices, Finance, Legal, and external conference organizers to deliver high-impact events.
What you'll be doing:
- Conference Management: Lead third-party conference planning for approximately 30 conferences in 2026 across wealth and financial institutional channels, from initial intake to post-event analysis.
- Liaison & Coordination: Act as the primary point of contact with conference organizers, securing sponsorship deliverables, managing deadlines, and overseeing all logistical details.
- Financial Oversight: Develop and manage comprehensive budgets, including forecasting, obtaining Finance approvals, processing invoices, and conducting final cost reconciliation.
- Attendee Experience: Coordinate conference registration for all the participating attendees and speakers from our client, ensuring accuracy, compliance, and a seamless participant experience.
- Client Engagement Programs: Plan and manage 1:1 meeting programs, encompassing scheduling, room setup, attendee communication, and on-site logistics to maximize client engagement.
- Brand Representation: Oversee booth coordination and logistics, managing design, materials, shipping, setup, and tear-down to ensure strong on-site brand presence.
- Stakeholder Communication: Partner with client stakeholders to provide timely and organized updates on conferences, key deadlines, and program changes.
- Hospitality & Events: Plan and execute hosted dinners and hospitality events, including venue sourcing, menu coordination, and guest communications.
- Accommodation Management: Source, contract, and manage hotel room blocks for complex programs, handling reservation changes and ensuring accurate attendee accommodations.
- On-site Support: Provide on-site support as needed to manage conference logistics, vendor coordination, and enhance the attendee experience.
- Performance Tracking: Track and report event outcomes, capturing key metrics, survey feedback, and performance insights to inform future planning.
What you'll bring to Jack:
- Bachelor's degree in marketing, communications, business, event management, or a related field.
- 5+ years of experience producing corporate conferences, trade shows, or large-scale live events; experience within financial services is a plus.
- Proven ability to manage complex programs with multiple stakeholders, vendors, and overlapping timelines.
- Demonstrated expertise in budgeting, forecasting, and reconciliation.
- Proficiency with project and registration platforms such as Cvent, AirTable, and strong skills in Microsoft Office Suite.
- Exceptional communication and organizational skills with a passion for collaboration.
- Resourceful and solution-oriented, thriving in fast-moving, high-visibility environments.
- Calm under pressure and able to pivot quickly as event needs evolve.
- Bachelor's degree in marketing, communications, business administration, event planning/hospitality, or a related field
Who you are:
- Extraordinary both as a professional and a human.
- Detail-oriented you leave nothing to chance.
- Creative problem solver you adapt, troubleshoot, and deliver.
- Collaborative and inclusive you build trust across teams and stakeholders.
- Passionate, Agile, Respectful, and Brave the values that drive us at Jack Morton.
This is a rare opportunity to join a world-class experiential agency while working side-by-side with one of our marquee clients. If you're an events professional who loves bringing ideas to life and thrives in fast-paced, high-visibility environments, we'd love to hear from you.
Last but not least, we believe in diversity, equity, and inclusion.
Jack Morton and Genuine are equal opportunity employers; we strongly value diversity at our companies. We do not discriminate on race, religion, color, national origin, disability, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital status, veteran status, or any other basis prohibited by law.
The salary range for this position is from $80,000 to $110,000. Where an employee or prospective employee is paid within this range will depend on, among other factors, actual ranges for current/former employees in the subject position; market considerations; location and region; budgetary considerations; tenure and standing with the company (applicable to current employees); as well as the employee's/applicant's background, pertinent experience, and qualifications.
Productor de eventos - Conferencias
Debe estar basado en el área del sur de California y ser capaz de trabajar en la oficina de El Segundo cuatro días / semana. Mientras que un empleado Jack Morton, usted trabaja en el despacho del cliente para apoyar la planificación y ejecución de conferencias de terceros y eventos industriales en la industria de servicios financieros.
En Jack Morton creamos experiencias de marca increíbles para todos. Es el futuro del marketing y no hay nada pasivo o predecible en ello. Prometemos que cada día será diferente al anterior de una manera muy buena.
Nos cuidamos el uno al otro, tanto como nos ocupamos de los negocios.
Así que, si quieres ayudar a moldear el futuro de toda una industria, bienvenido. Si te sientes trabajando y las personas con quienes trabajas pueden ser extraordinarias, hablemos. Somos Jack y no podemos esperar para conocerte.
Buscamos un productor de eventos / planificador de conferencias para administrar la ejecución de extremo a extremo de las conferencias patrocinadas por terceros. Esta función es propietaria de flujos de trabajo de contratación, gestión de eventos, oradores y asistentes, logística del stand y envío, reuniones 1: 1, hospitalidad/dinner-arounds, ejecución in situ e informes posteriores al evento. Se asociará estrechamente con Channel Marketing, Comunicaciones Corporativas, Oficinas Ejecutivas, Finanzas, Jurídicas y organizadores externos de conferencia para entregar eventos de alto impacto.
Lo que vas a hacer:
- Gestión de la conferencia: Dirigir la planificación de conferencias de terceros para aproximadamente 30 conferencias en 2026 a través de canales patrimoniales e institucionales financieros, desde el ingreso inicial hasta el análisis posterior al evento.
- Enlace y coordinación: Actúa como el principal punto de contacto con los organizadores de la conferencia, asegurando entregas de patrocinio, gestionando plazos y supervisando todos los detalles logísticos.
- Supervisión financiera: Desarrollar y gestionar presupuestos integrales, incluidas las previsiones, la obtención de aprobaciones financieras, el procesamiento de facturas y la conciliación final de costes.
- Experiencia de los asistentes: Coordinar el registro de la conferencia para todos los asistentes participantes y oradores de nuestro cliente, asegurando precisión, cumplimiento y una experiencia participativa perfecta.
- Programas de participación del cliente: Planifique y administre programas de reuniones 1:1, que incluyan programación, configuración de salas, comunicación con los asistentes y logística en el lugar para maximizar la participación del cliente.
- Representación de la marca: Supervisar la coordinación y logística de los puestos, gestionar el diseño, materiales, envío, instalación y desmontaje para garantizar una fuerte presencia de marca en el sitio.
- Comunicación de las partes interesadas: Colaborar con las partes interesadas de los clientes para proporcionar actualizaciones oportunas y organizadas sobre conferencias, plazos clave y cambios en el programa.
- Hospitalidad y eventos: Planifique y ejecute las cenas organizadas y los eventos de hospitalidad, incluida la búsqueda de recursos en el lugar, coordinación del menú y comunicaciones con los huéspedes.
- Gestión del alojamiento: Proveer, contratar y administrar bloques de habitaciones para programas complejos, manejar cambios en las reservas y garantizar alojamientos precisos para los asistentes.
- Apoyo en el lugar: Proporcionar soporte in situ según sea necesario para gestionar la logística de las conferencias, coordinar a los proveedores y mejorar la experiencia del asistente.
- Seguimiento del rendimiento: Seguir y informar de los resultados del evento, capturando las métricas clave, la retroalimentación a la encuesta e información sobre el rendimiento para informar la planificación futura.
Lo que le traerás a Jack:
- Licenciatura en marketing, comunicaciones, negocios, gestión de eventos o un campo relacionado.
- 5+ años de experiencia en la producción de conferencias corporativas, ferias comerciales o eventos en vivo a gran escala; experiencia en servicios financieros es una ventaja.
- Capacidad comprobada para gestionar programas complejos con múltiples partes interesadas, proveedores y líneas de tiempo superpuestas.
- Experiencia demostrada en presupuestos, previsiones y conciliación.
- Proficiencia con las plataformas de proyectos y registro como Cvent, AirTable y fuertes habilidades en Microsoft Office Suite.
- Habilidades excepcionales de comunicación y organización con pasión por la colaboración.
- Ingenioso y orientado a soluciones, floreciendo en entornos de alta visibilidad.
- Calmada bajo presión y capaz de girar rápidamente a medida que evolucionan las necesidades del evento.
- Licenciatura en Marketing, Comunicación, Administración de Empresas, Planificación de Eventos/Hospitalidad o un campo relacionado
¿Quién es usted?
- Extraordinario tanto como profesional y humano.
- Orientación al detalle No dejas nada al azar.
- Solución creativa de problemas se adapta, soluciona problemas y entrega.
- Colaboración e inclusión construye confianza entre equipos y partes interesadas.
- Apasionado, ágil, respetuoso y valiente Los valores que nos llevan a Jack Morton.
Esta es una oportunidad rara para unirse a una agencia experiencial de clase mundial mientras trabajas lado a lado con uno de nuestros clientes más destacados. Si eres un profesional de eventos que le encanta dar vida a las ideas y prosperar en entornos rápidos, de alta visibilidad, nos encantaría escucharte.
Por último pero no menos importante, creemos en la diversidad, equidad e inclusión.
Jack Morton y Genuine son empleadores de igualdad de oportunidades; valoramos fuertemente la diversidad en nuestras empresas.
El rango salarial para este puesto es de $80,000 a $110,000. Cuando un empleado o futuro empleado sea pagado dentro de este rango dependerá, entre otros factores, de los rangos reales para los empleados actuales / antiguos en el puesto objeto; consideraciones del mercado; ubicación y región; consideración presupuestaria; tenencia y posición con la empresa (aplicable a los trabajadores actuales); así como el antecedente del empleado / solicitante, experiencia pertinente y calificaciones.