Administrative Assistant - Marketing & Public Relations (Part-Time) Job at Eberl

Job Title: Office Administrator

Eberly & Collard Public Relations is a national firm specializing in integrated marketing communications, branding, product positioning, thought-leadership campaigns, event planning, public/media relations, digital marketing, SEO, demand generation, social media, influencer marketing and advertising. Our main office is based in Midtown Atlanta, and our satellite office is located in New York City.

Our Atlanta office has an immediate opening for an entrepreneurial, self-starting individual to join our growing team. This part-time role is ideal for a highly organized office administrator who enjoys keeping day-to-day operations moving, supporting client-facing teams, and ensuring details are handled with accuracy and professionalism. Candidates may have held titles such as Administrative Assistant, Executive Assistant, Office Coordinator, Operations Coordinator, Client Services Coordinator, or Account Coordinator.

We are looking for people who believe we can accomplish so much more together than apart. People who are ready to jump right in, love collaborating, and value our culture of inclusion and transparency.

The Position:

• Publication and coverage operations: manage the agency's library of print, digital, and e-newsletter publications; maintain subscriptions and request media kits; monitor priority outlets for client coverage; create scans/PDFs and organize coverage files for client reporting.
• Administrative support for client teams: coordinate calendars and scheduling; support meeting preparation (agendas, materials) and follow-up notes; keep internal trackers and documentation accurate and up to date.
• Database and file management: maintain organized records across Microsoft 365/SharePoint (and comparable tools); support the upkeep of contact lists, publication databases, and client folders.
• Advertising and sponsorship support: assist with preparing and submitting basic campaign materials, ad forms, assets, and photo submissions; coordinate deadlines and confirmations with publications and partners.
• Research support: conduct market/media research and compile findings for internal use and client documentation.
• Events and logistics support: assist with client events, tradeshows, conferences, media tours/interviews, and related onsite/digital press room needs (as applicable), including schedules, materials, and post-event organization.
• Phone and office coordination: answer and route calls, take accurate messages, and support basic office coordination as needed.
• Tools and document production: support word processing, spreadsheets, presentations, and simple reporting outputs with strong attention to detail.
• Professionalism and confidentiality: demonstrate consistent, positive values aligned with ECPR's mission; handle sensitive information appropriately and represent the agency professionally in all communications.

En Español:

Título de trabajo: Administrador de oficina

Eberly & Collard Public Relations es una firma nacional especializada en comunicaciones de marketing integradas, branding, posicionamiento de productos, campañas de liderazgo de pensamiento, planificación de eventos, relaciones públicas/medias, marketing digital, SEO, generación de demanda, redes sociales, marketing de influencers y publicidad.

Nuestra oficina de Atlanta tiene una apertura inmediata para que un individuo emprendedor y auto-iniciador se una a nuestro creciente equipo. Este papel a tiempo parcial es ideal para un administrador de oficina altamente organizado que disfruta de mantener las operaciones diarias en movimiento, apoyar a los equipos frente a los clientes y garantizar que los detalles se manejen con precisión y profesionalismo. Los candidatos pueden haber tenido títulos como Asistente Administrativo, Asistentes Ejecutivos, Coordinador de Oficinas, Coordenador de Operaciones, Coordinator de Servicios al Cliente o Coordinador de Cuentas.

Buscamos personas que crean que podemos lograr mucho más juntos que separadamente, personas que estén dispuestas a participar, que aman la colaboración y valoran nuestra cultura de inclusión y transparencia.

La posición:

• Operaciones de publicación y cobertura: gestionar la biblioteca de publicaciones impresas, digitales y de boletines electrónicos de la agencia; mantener suscripciones y solicitar kits de medios; monitorear puntos de venta prioritarios para la cobertura de clientes; crear escáneres/PDF y organizar archivos de cobertura para la presentación de informes de clientes.
• Apoyo administrativo para los equipos de clientes: coordinación de calendarios y programación; apoyo a la preparación de las reuniones (agendas, materiales) y notas de seguimiento; mantenimiento de los rastreadores internos y la documentación exacta y actualizada.
• Gestión de bases de datos y archivos: mantener registros organizados en Microsoft 365/SharePoint (y herramientas comparables); soportar el mantenimiento de listas de contactos, bases de información de publicaciones y carpetas de clientes.
• Apoyo publicitario y de patrocinio: ayudar a preparar y enviar materiales básicos de campaña, formularios publicitarios, activos y presentaciones de fotos; coordinar plazos y confirmaciones con publicaciones y socios.
• Apoyo a la investigación: llevar a cabo investigaciones de mercado/medios de comunicación y recopilar resultados para uso interno y documentación del cliente.
• Eventos y soporte logístico: asistencia con eventos de clientes, ferias comerciales, conferencias, visitas/entrevistas a medios de comunicación y necesidades relacionadas en el lugar/salón de prensa digital (en su caso), incluidos horarios, materiales y organización posterior al evento.
• Coordinación telefónica y de oficina: responder y dirigir llamadas, recibir mensajes precisos y apoyar la coordinación básica de oficina según sea necesario.
• Herramientas y producción de documentos: soporte para el procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones y resultados de informes simples con gran atención al detalle.
• Profesionalismo y confidencialidad: demostrar valores consistentes y positivos alineados con la misión de ECPR; manejar adecuadamente la información sensible y representar profesionalmente a la agencia en todas las comunicaciones.