Job Details
Description
An event producer at UJA is the ultimate project manager, client service master, logistics maven and go-to problem-solver all rolled into one – an ideal place to take your event‑planning skills to the next level.
In this highly collaborative and high‑energy position, the event producer plays a key role on the Events Team and is viewed as a strategic partner for producing events that bring the UJA brand to life. In this unique opportunity to collaborate deeply with multiple disciplines – fundraisers, marketers, and program officers – the event producer will work successfully across the organization as well as with outside vendors to produce an assigned portfolio of marquee fundraising events and high‑profile organizational initiatives throughout the year.
Major Responsibilities
Represents the Event Team and serves as the lead contact to an assigned portfolio of affinity fundraising groups and other UJA departments.
Develops and maintains comprehensive event project plans and timelines in consultation with internal and external partners, making sure all parties understand what is expected of them and provides a framework for ongoing accountability connected to timelines and deliverables.
Oversees and manages the RFP process for special projects as assigned.
Coordinates and contracts with event related vendors including venues, caterers, photographers, AV/event production services and more.
Maintains high quality relationships with existing vendors, and sources new partners who can provide cost effective and creative services while meeting organizational standards.
Work with fundraisers to ensure the production of high‑quality digital event journals through the Journal Ad System (JAS). Will manage the process for printed journals as needed.
Ensure the appropriate fundraising team members are trained on JAS.
Attends meetings around event recruitment and planning as needed.
Maintains accurate event information and post‑event analytics.
Works to create positive, productive relationships across UJA, with an emphasis on the key cross‑functional teams: fundraising, marketing, AV, legal and more.
Takes initiative to stay current with key industry news and trends and shares with the team and colleagues.
Works events (including evenings) as assigned, either as the Event Team Lead or in a supporting role.
Handles a variety of special tasks as assigned by the director.
Competencies & Experience
Bachelor’s Degree required.
3‑5 years related work experience in: event planning or production, project management or hospitality management.
Excellent interpersonal skills. Able to work effectively and flexibly with all internal partners and outside vendors.
Superb organizational skills with an ability to synthesize plans and solutions while working in a dynamic, problem‑solving environment.
Strong verbal and written communication skills.
Events related experience, including: negotiations with vendors, and familiarity with major New York City event venues.
Must be able to travel to meetings, site visits, and events and availability to work early mornings and evenings as necessary.
Proficiency in Microsoft Office Suite preferred, including Office 365, SharePoint, OneDrive, Excel, Outlook, and Teams.
Eager to learn new systems upon which the team rely, including Journal Ad Software, Flowpaper, Checkin Tech, Seating and Event Registration Platforms.
Knowledge of video production and digital publishing a plus.
Salary Information:
The salary range for this role is $70,000 - $85,000, commensurate with experience and qualifications.
Reporting Information:
This position reports to the Director of Events.
Equal Opportunity Employer
This employer is required to notify all applicants of their rights pursuant to federal employment laws. For further information, please review the Know Your Rights notice from the Department of Labor.
#J-18808-Ljbffr
In Summary: The event producer is the ultimate project manager, client service master, logistics maven and go-to problem-solver . The position reports to the Director of Events . The salary range for this role is $70,000 - $85,000, commensurate with experience .
En Español: Un productor de eventos en UJA es el gerente final del proyecto, maestro del servicio al cliente, maven logístico y solucionador de problemas todos enrollados en un lugar ideal para llevar sus habilidades de planificación de eventos al siguiente nivel. En esta posición altamente colaborativa y de alta energía, el productor de acontecimientos desempeña un papel clave en el Equipo de Eventos y se ve como un socio estratégico para producir eventos que dan vida a la marca UJA. En esta oportunidad única de colaborar profundamente con múltiples disciplinas recaudadores de fondos, comerciantes y oficiales del programa el productor de eventos trabajará exitosamente en toda la organización así como con proveedores externos para producir una cartera asignada de eventos de recaudación de fondos de marca e iniciativas organizativas de alto perfil durante todo el año. Responsabilidades principales Representa al equipo de eventos y sirve como contacto principal a un portafolio asignado de grupos de recolección de fondos afinistas y otros departamentos de UJA. Desarrolla y mantiene planes y calendarios completos de proyectos de eventos en consulta con socios internos y externos, haciendo que todas las partes entiendan lo que se espera de ellos y proporciona un marco para la rendición de cuentas continua relacionada con los plazos y entregables. Supervisa y administra el proceso de RFP para contratos especiales según se asignan. Los coordinadores y proveedores de servicios de calidad de eventos, incluidos los fotógrafos, profesionales y catedráticos, pueden garantizar relaciones creativos más efectivas con los nuevos centros de producción (AWJAS) mientras que los miembros del Sistema de trabajo proporcionan mejores estándares de calidad a través de contratos específicos. Gestionará el proceso para las revistas impresas según sea necesario. Se asegurará de que los miembros adecuados del equipo de recaudación de fondos estén capacitados en JAS. Asiste a reuniones sobre reclutamiento y planificación de eventos según sea preciso. Mantiene información exacta sobre acontecimientos y análisis post-evento. Trabaja para crear relaciones positivas y productivas en toda la UJA, con énfasis en los equipos clave interfuncionales: recolección de fondos, marketing, AV, legal y más. Toma la iniciativa de mantenerse al día con noticias y tendencias claves de la industria y compartir con el equipo y colegas. Capacidad para trabajar de manera efectiva y flexible con todos los socios internos y proveedores externos. Excelentes habilidades organizacionales con la capacidad de sintetizar planes y soluciones mientras trabaja en un entorno dinámico, resolviendo problemas. Fuertes habilidades verbales y escritas de comunicación. Experiencia relacionada con eventos, incluyendo: negociaciones con vendedores, y familiaridad con las principales plataformas de eventos de Nueva York City. Debe ser capaz de viajar a reuniones, visitas al sitio y eventos y disponibilidad para trabajar temprano por la mañana y tarde según sea necesario. Proficiencia en Microsoft Office Suite preferido, incluidos Office 365, SharePoint, OneDrive, Excel, Outlook y Teams. Epaper para aprender nuevos sistemas que el equipo depende, incluyendo Journal Ad Software, Flowager, Checkin, Seating and Event Registration Platforms. Conocimiento de producción y publicación de video más salario. El rango del empleador para este trabajo es de $70,000 - Los solicitantes deben notificarse sus derechos de empleo de conformidad con las leyes federales #1888.