Instructional Design/Content Creator, Chicago, IL (Hybrid) Temporary Job at THE
THE LARKO GROUP, Chicago, IL, US, 60290
Executive Assistant, Chicago, IL (Hybrid) Temporary
A leading global investment firm is seeking a polished, resourceful Executive Assistant to support a team of Portfolio Managers across multiple investment strategies. This fast-paced, high-impact role requires exceptional organizational skills, professionalism, and the ability to anticipate needs in a dynamic environment. The ideal candidate thrives in a collaborative setting, effortlessly managing complex schedules, confidential information, and competing priorities. If you’re energized by being at the heart of the business and take pride in delivering seamless support with precision and discretion, this is an opportunity to make a meaningful impact in a top-tier investment firm.
This is a Temporary-to-Hire opportunity!
Responsibilities
- Draft and edit confidential correspondence, reports, and meeting materials; take and transcribe meeting minutes with accuracy and discretion.
- Maintain and update department databases, records, and publications, ensuring compliance with company standards.
- Serve as a professional liaison between executives, employees, clients, and visitors, handling communications and requests with sound judgment.
- Review and prioritize incoming correspondence, determine appropriate action, and lead follow-up to ensure timely resolution.
- Plan, coordinate, and support meetings, conferences, and quarterly Board sessions, including logistics, materials, and technology setup.
- Arrange domestic and international travel and process related expense reports.
- Assist with department financials, including budgets, accounts payable, and report generation.
- Collaborate closely with other administrative assistants to provide seamless team support and backup coverage.
- Perform additional administrative tasks and special projects to meet team and business needs.
Ideal Experience
- Bachelor’s degree required with 2+ years supporting a Managing Director or above.
- Strong PC skills (proficient knowledge of MS Outlook, Word, Excel, and PowerPoint).
- Effective interpersonal skills, including superior oral and written communication skills.
- Advanced ability to organize, prioritize, multitask, and juggle competing priorities.
- Demonstrates tact, discretion, and sound judgment in confidential matters.
- Proven experience interacting effectively with senior leadership.
- Thrives in dynamic environments, maintaining focus across varied tasks and responsibilities.
- Proactive self-starter who sets goals, manages time efficiently, and drives results.
- Skilled at orchestrating multiple priorities and using resources effectively.
- Team-oriented, dedicated to meeting group objectives and building trust across all levels.
- Adaptable and composed amid change and ambiguity; comfortable making decisions without all details.
- Relates well to individuals at all levels with diplomacy, tact, and professionalism.
- Quick learner who embraces new challenges and adjusts seamlessly to unfamiliar situations.
Up to $35 per hour (based on experience)
Asistente ejecutivo, Chicago, IL (Híbrido) Temporal
Una empresa de inversión global líder está buscando un asistente ejecutivo refinado e ingenioso para apoyar a un equipo de gerentes de cartera en múltiples estrategias de inversión. Este papel de rápido ritmo y alto impacto requiere habilidades organizacionales excepcionales, profesionalidad y la capacidad de anticiparse a las necesidades en un entorno dinámico. El candidato ideal prospera en un ambiente de colaboración, gestionando sin esfuerzo horarios complejos, información confidencial y prioridades competitivas. Si usted está energizado por estar en el corazón del negocio y se enorgullece de ofrecer un apoyo fluido con precisión y discreción, esta es una oportunidad para tener un impacto significativo en una firma de inversión de primer nivel.
¡Esta es una oportunidad de contratación temporal!
Responsabilidades
- Esbozar y editar correspondencia confidencial, informes y materiales de reuniones; tomar y transcribir las actas de la reunión con precisión y discreción.
- Mantener y actualizar las bases de datos, registros y publicaciones de los departamentos, asegurando el cumplimiento de las normas de la empresa.
- Servir como un enlace profesional entre ejecutivos, empleados, clientes y visitantes, manejar las comunicaciones y solicitudes con buen juicio.
- Revisar y priorizar la correspondencia entrante, determinar las medidas apropiadas y llevar a cabo un seguimiento para garantizar una resolución oportuna.
- Planificar, coordinar y apoyar reuniones, conferencias y sesiones trimestrales de la Junta, incluida la instalación de logística, materiales y tecnología.
- Organizar informes de gastos relacionados con los viajes nacionales e internacionales y el proceso.
- Asistir con las finanzas del departamento, incluyendo presupuestos, cuentas a pagar y generación de informes.
- Colaborar estrechamente con otros asistentes administrativos para proporcionar un soporte de equipo y cobertura de respaldo sin problemas.
- Realizar tareas administrativas adicionales y proyectos especiales para satisfacer las necesidades del equipo y de la empresa.
La experiencia ideal
- Licenciatura requerida con más de 2 años apoyando a un director gerente o superior.
- Fuertes habilidades de PC (conocimiento competente de MS Outlook, Word, Excel y PowerPoint).
- Habilidades interpersonales efectivas, incluidas habilidades de comunicación oral y escrita superiores.
- Capacidad avanzada para organizar, priorizar, multitarear y hacer malabares con prioridades competitivas.
- Demuestra tacto, discreción y buen juicio en asuntos confidenciales.
- Experiencia comprobada en interactuar eficazmente con el liderazgo superior.
- Prospera en entornos dinámicos, manteniendo el enfoque en diversas tareas y responsabilidades.
- Un autorreceptor proactivo que se fija metas, maneja el tiempo de manera eficiente y genera resultados.
- Es hábil en la orquestación de múltiples prioridades y el uso efectivo de los recursos.
- Orientación en equipo, dedicada a cumplir los objetivos del grupo y a generar confianza en todos los niveles.
- Adaptable y compuesto en medio de cambios y ambigüedades; cómodo para tomar decisiones sin todos los detalles.
- Se relaciona bien con individuos de todos los niveles con diplomacia, tacto y profesionalidad.
- Aprendizaje rápido que acepta nuevos desafíos y se adapta perfectamente a situaciones desconocidas.
Hasta $35 por hora (basado en la experiencia)