Event Marketing Coordinator Job at MRM McCann in Salt Lake City

Position Summary:

MRM is seeking an Event / Experiential Marketing Coordinator. Microsoft has been one of the agency's longest-standing clients. We are looking for an Experiential Marketing Coordinator to support a team to seamlessly deliver a series of programmatic and one-off Microsoft B2B (virtual & in-person) events, including planning and executing highly visible tasks in conjunction with the event, event marketing, delivery, and reporting. The ability to work independently, strong organization and communication skills, and proactivity is key for this role. Taking the initiative to get tasks done without being asked and understanding with resources to leverage to get a solution will see the successful applicant excel in this busy but rewarding role.

Role:

As an Experiential Marketing Coordinator supporting Microsoft, you will join our team of Marketing Coordinators providing marketing services to our Microsoft clients. In this role, you will marry your skills of event/ project management, creativity and leadership to help our clients plan, coordinate and execute on their many marketing events, initiatives, and campaigns. You will deliver a range of digital and/or in person events.

Responsibilities:

Play a highly involved, visible and supporting role in the planning and delivery of a high volume

B2B programmatic event series

Event planning & scheduling:

* Supports the planning & scheduling of events in accordance with program guidance

* Provides consultation on available event platforms

* Ensures event visibility and accuracy in the event dashboard (EMC)

Event set-up & management:

* Requests necessary IDs to track the events & ensure accurate spend attribution

* Requests event set-up and registration page build in line with program specific guidance

* Manages transactional communications (registration confirmation, reminder communications etc.)

* Manages registrations, waitlists and accessibility requests

* Manages Travel, Gifts & Hospitality (TG&H) approvals for Public Sector attendees

* Requests POs for event services on behalf of the FTE PO owner where agreed with local Compliance

* Identifies scenarios where approvals are required, acting as a consultant, to ensure compliance and raising tickets where required

Event preparation & execution:

* Confirms post event emails are sent

* Acts as Project Manager for on-site events coordinating the different agencies and stakeholders that are part of the event (creative, speakers/partners, etc.) to ensure on time execution

* Manages event updates (e.g. changes to timing, speaker details etc.)

* Collates event assets (decks, videos etc.) & uploads to required platforms

* Coordinates and briefs speakers and manages events dry-runs

Digital events:

* Coordinates the production & review of VTT files and digital video production delivery

* Manages platform specific configurations

* Acts as Event Producer or Moderator where applicable

* Provides logistical chat moderation support for digital events in alignment with individual program requirements

In-person events:

* Coordinates logistics, catering and AV requirements with the corresponding agencies or Microsoft Facilities

* Acts as Project Manager for on-site events coordinating the different agencies that are part of the event (creative, speakers/partners, etc.)

* Manages on-site set-up and take-down, check-in and catering

* Raises support requests where required to resolve issues in line with defined processes

* Sources necessary supplies (ex: booth, branding elements, privacy signage, etc.)

Post event wrap-up:

* Ensure all event registration was captured successfully in the event dashboard

* Ensures delivery of post event communications with required content

* Manages post event lead uploads where applicable

* Provides standard post event reporting leveraging global dashboards

* Generates post-event information to measure effectiveness and areas with opportunities for improvement

* Ensure all event deliverables have been captured

* Compile post-event stats, feedback and reporting

More broadly:

* Consults and executes using Microsoft guidelines

* Partners effectively with other management across offices and disciplines

* Explores new ways on how to make digital events more state of the art

* Trains marketers on Teams platform capabilities

* High volume data processing (e.g., event requests, purchase orders, contracts) in an accurate and timely manner

* Supports Account Managers to deliver value in the client / agency relationship

* Assists with reporting and program development

* Works in the best interests of the client and build a robust understanding of client business challenges and the role of the agency in proactively addressing these.

* Attends events and meetings as required - role may at times require a flexible approach to working hours

Experience and Requirements

* Bachelor's Degree preferred

* 1-3 years of experience, agency experience preferred

* Experience in delivering events preferred

* Strong IT skills including Excel & PowerPoint

* Have an interest in the technology sector. The world is changing rapidly, and we need to prove our strategic knowledge and value to our clients.

* Exceptional verbal & written communication skills and adept at communicating effectively across all levels

* Strong organization, administration, and time management skills

* Ability to work as part of a team but also independently

* Ability to build and maintain strong working relationships with clients, suppliers, and agency colleagues.

* Ability to participate in a team environment that facilitates mutual respect and partnership across functions

* Ability and willingness to travel

* Ability to be resourceful when faced with challenges

#LI-Remote

Resumen de la posición:

El MRM está buscando un Evento / Coordinador de Marketing con experienciaMicrosoft ha sido uno de los clientes más antiguos de la agencia. Buscamos un Coordinador de Marketing Experiencial para apoyar a un equipo para entregar sin problemas una serie de eventos programáticos y únicos de Microsoft B2B (virtuales y en persona), incluyendo la planificación y ejecución de tareas altamente visibles junto con el evento, el marketing de eventos, la entrega e informes. La capacidad de trabajar de forma independiente, las habilidades de organización y comunicación fuertes y la proactividad son clave para este papel. Tomar la iniciativa para lograr tareas realizadas sin que se le pida y entender los recursos para aprovechar para obtener una solución verá al solicitante exitoso sobresalir en este ocupado pero gratificante papel.

El papel:

Como Coordinador de Marketing Experiencial que apoya a Microsoft, se unirá a nuestro equipo de Coordinadores de Marketing que brinda servicios de marketing a nuestros clientes de Microsoft. En este papel, combinará sus habilidades de gestión de eventos/proyectos, creatividad y liderazgo para ayudar a sus clientes a planificar, coordinar y ejecutar sus muchos eventos de marketing, iniciativas y campañas.

Responsabilidades:

desempeñar un papel muy implicado, visible y de apoyo en la planificación y entrega de un volumen elevado

Serie de eventos programáticos B2B

Planificación y programación de eventos:

* Apoya la planificación y programación de eventos de acuerdo con las orientaciones del programa

* Proporciona consultas sobre las plataformas de eventos disponibles

* Garantiza la visibilidad y precisión del evento en el panel de eventos (EMC)

Configuración y gestión de eventos:

* Solicita las identificaciones necesarias para rastrear los eventos y garantizar la atribución exacta de gastos

* Requiere que la página de configuración y registro del evento se construya de acuerdo con las orientaciones específicas del programa

* Maneja las comunicaciones transaccionales (confirmación de registro, comunicaciones de recordatorios, etc.)

* Gestión de registros, listas de espera y solicitudes de accesibilidad

* Maneja las aprobaciones de viajes, regalos y hospitalidad (TG&H) para los asistentes del sector público

* Solicita POs para servicios de eventos en nombre del propietario del PO FTE cuando se acuerde con la Compliance local

* Identifica escenarios en los que se requieren aprobaciones, actuando como consultor, para garantizar el cumplimiento y aumentar las entradas cuando sea necesario

Preparación y ejecución del evento:

* Se envían correos electrónicos de confirmación después del evento

* Actúa como Gerente de Proyecto para eventos in situ coordinando las diferentes agencias y partes interesadas que forman parte del evento (creativos, oradores/partners, etc.) para garantizar la ejecución a tiempo

* Geren actualizaciones de eventos (por ejemplo, cambios en el tiempo, detalles del orador, etc.)

* Reúne los activos del evento (decks, videos, etc.) y carga a las plataformas requeridas

* Coordina y abreviará a los oradores y gestiona los eventos en sequía

Eventos digitales:

* Coordina la producción y revisión de archivos VTT y la entrega de producción de vídeo digital

* Geren configuraciones específicas de la plataforma

* Actúa como productor o moderador de eventos cuando corresponda

* Proporciona soporte logístico de moderación de chat para eventos digitales en línea con los requisitos individuales del programa

Eventos en persona:

* Coordina los requisitos de logística, catering y AV con las agencias correspondientes o las instalaciones de Microsoft

* Actúa como Gerente de Proyecto para eventos in situ que coordinan las diferentes agencias que forman parte del evento (creativos, oradores/partners, etc.)

* Gestiona la instalación y descarga en el lugar, el check-in y la restauración

* Levanta solicitudes de apoyo cuando sea necesario para resolver problemas de acuerdo con los procesos definidos

* Fuentes de suministros necesarios (por ejemplo, cabina, elementos de marca, señalización de privacidad, etc.)

Conclusión del evento posterior:

* Asegurarse de que todos los registros de eventos se capturaron con éxito en el panel de eventos

* Garantiza la entrega de las comunicaciones posteriores al evento con el contenido requerido

* Gestiona las subidas de leads después del evento cuando sea aplicable

* Proporciona informes estándar de eventos posteriores aprovechando los paneles de control globales

* Genera información posterior al evento para medir la eficacia y las áreas con oportunidades de mejora

* Asegurarse de que todos los resultados del evento hayan sido capturados

* Compilación de estadísticas, comentarios e informes posteriores al evento

En términos más generales:

* Consulta y ejecuta utilizando las directrices de Microsoft

* Colaborar eficazmente con otras direcciones en todas las oficinas y disciplinas

* Explora nuevas formas de hacer que los eventos digitales sean más modernos

* Entrena a los profesionales del marketing en las capacidades de la plataforma Teams

* Tratamiento de datos de gran volumen (por ejemplo, solicitudes de eventos, pedidos de compra, contratos) de manera precisa y oportuna

* Apoya a los administradores de cuentas para ofrecer valor en la relación cliente / agencia

* Ayuda con la presentación de informes y el desarrollo de programas

* Trabaja en el mejor interés del cliente y desarrolla una sólida comprensión de los desafíos empresariales del cliente, así como del papel de la agencia en abordarlos de manera proactiva.

* Asiste a eventos y reuniones según sea necesario - el papel puede requerir a veces un enfoque flexible de las horas de trabajo

Experiencia y requisitos

* Grado de licenciatura preferido

* Experiencia de 1 a 3 años, preferible experiencia en agencias

* Experiencia en la entrega de eventos preferidos

* Fuertes habilidades informáticas, incluyendo Excel y PowerPoint

El mundo está cambiando rápidamente y tenemos que demostrar nuestro conocimiento estratégico y nuestro valor a nuestros clientes.

* Habilidades excepcionales de comunicación verbal y escrita y habilidad para comunicarse eficazmente en todos los niveles

* Fuertes habilidades de organización, administración y gestión del tiempo

* Capacidad para trabajar en equipo pero también de forma independiente

* Capacidad para construir y mantener fuertes relaciones de trabajo con clientes, proveedores y colegas de la agencia.

* Capacidad para participar en un entorno de equipo que facilite el respeto mutuo y la asociación entre funciones

* Capacidad y voluntad de viajar

* Capacidad para ser ingenioso frente a desafíos

#LI-Remote