Event Sales Coordinator Job at Citrus Club in Orlando

Ready to join a dynamic company in the hospitality and service industry where people help drive the success of the business? Since its inception in 1957, Invited has operated with the central purpose of building relationships and enriching the lives of our members, guests and more than 17,000 employees. We are the largest owner and operator of private clubs nationwide, with 130+ country clubs, city clubs, and athletic clubs. Our Clubs offer first-class amenities, including championship golf courses, modern workspaces, handcrafted cuisine, resort-style pools, state-of-the-art racquet facilities, fitness centers, and much more. Come be a part of this incredible and inclusive team at Invited

Job Summary

The Event Sales Coordinator assists with the planning and coordination of event sales at the club to enhance the member and/or guest experience. The Event Sales Coordinator works closely with the Event Sales Manager to ensure all event details are meticulously managed, from initial inquiry to final execution. This position is responsible for providing administrative support, maintaining client records, and ensuring smooth communication between the sales team, clients, and internal departments. The Coordinator plays a crucial role in supporting the achievement of the annual event sales plan by assisting with prospecting efforts and client interactions.

Reporting Structure

• Reports to the Event Sales Director

Day to Day

• Assist the Event Sales Manager with the coordination and execution of event sales, including managing event details, logistics, and client communication.
• Serve as the primary point of contact for clients during the event planning process, ensuring all client needs and preferences are documented and communicated effectively.
• Support the creation and distribution of event proposals, contracts, event orders, floor plans and diagrams ensuring accuracy and attention to detail.
• Maintain and update the client database with accurate information, assisting in the development of a prospect inventory.
• Ensure that all event-related documents, including contracts and payment records, are properly filed and organized.
• Assist with basic financial tracking, such as recording deposits and payments in coordination with the accounting team.
• Manage event supplies and inventory, coordinating with vendors as needed.
• Coordinate with the kitchen and service teams to ensure event details are communicated and executed as planned.
• Participate in regular sales and event meetings, providing updates on event status and client interactions.
• Provide general administrative support to the Event Sales Manager and Director as needed.

Additional Duties

• Due to the dynamic nature of the club, employees are expected to assist others as needed and take on additional tasks as assigned by management.
• Follow all company, club, and department policies, procedures, and instructions.
• Maintain a high level of professionalism and a commitment to excellence in interactions with members, colleagues, and staff.
• Follow safe working practices, ensuring compliance with safety guidelines and encouraging others to do the same.
• Take the initiative in personal and professional growth and maintain any required certifications relevant to your role.
• Address and resolve challenges using available resources, working with regional and corporate teams to support club operations.
• Attend daily briefings and actively engage in required activities to stay informed and contribute to the team's success.

About You

Required

• High school diploma or equivalent.
• A minimum of 1 year of experience in a customer-facing or sales support role in the hospitality or events industry.

Preferred

• College coursework in hospitality, marketing, or a related field.
• Basic understanding of marketing and prospecting strategies.
• Basic understanding of Microsoft Office and event management software.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Effective verbal and written communication skills.
• Ability to work collaboratively within a team environment.

Physical Requirements

• Must be able to stand, walk, and perform physical activities for extended periods.
• Ability to work in varying temperatures and environments, with potential exposure to dust, fumes, or gases.
• Capable of climbing ladders, squatting, kneeling, reaching, grasping, twisting, bending, and folding/unfolding as required.
• Able to lift, carry, push, and pull up to 25 lbs. occasionally.
• Effective communication skills, including talking and hearing, with sufficient visual acuity.

Primary Tools/Equipment

• Computer
• Keyboard
• Telephone (3 lbs.)
• Copier (150 lbs.)
• General office supplies

Work Schedule

• Attendance requirements for this position as outlined on the weekly schedule.
• Additional hours are required to meet deadlines of the position, including weekends and/or holidays.

What We Offer

We believe in taking care of our team, and our Total Rewards package reflects that commitment. Your actual base pay will be determined by your skills, experience, education, location, and—if you're in a non-exempt role—hours worked. While not all roles at Invited are full-time, those full-time team members have access to a comprehensive benefits package that includes:

• Medical, dental, and vision coverage
• Life insurance
• Short-term and long-term disability insurance
• 401(k) retirement savings plan
• Generous paid time off and leave programs ( time off as required by applicable law is also provided for part time team members )

Want to learn more? Visit for full details.

Have more questions? Check out our Invited Jobs website for more details about ClubLife, the Employee Experience, Company Benefits, and Our Culture. Be a part of our Social Networks: LinkedIn Instagram Twitter Facebook

Invited is an Equal Employment Opportunity Employer

The job posting outlines the general requirements for this position and is not a comprehensive list of duties, responsibilities, or requirements. Additional duties not mentioned here may be assigned as needed to ensure the smooth operation of the Club.

En Español:

Preparados para unirse a una empresa dinámica en la industria de la hospitalidad y los servicios donde las personas ayudan a impulsar el éxito del negocio? Desde su creación en 1957, Invited ha operado con el propósito central de construir relaciones y enriquecer la vida de nuestros miembros, invitados y más de 17.000 empleados. Somos el mayor propietario y operador de clubes privados en todo el país, con más de 130 clubes de campo, clubes urbanos y clubes atléticos. Nuestros clubes ofrecen comodidades de primera clase, incluidos campos de golf de campeonato, espacios de trabajo modernos, cocina artesanal, piscinas de estilo resort, instalaciones de racete de última generación, centros de fitness, y mucho más. Ven a ser parte de este increíble e inclusivo equipo en Invite

Resumen del trabajo

El Coordinador de Ventas de Eventos ayuda con la planificación y coordinación de las ventas de eventos en el club para mejorar la experiencia de los miembros y / o invitados. El Coordenador de ventas del evento trabaja en estrecha colaboración con el gerente de ventos del evento para garantizar que todos los detalles del evento se gestionen meticulosamente, desde la investigación inicial hasta la ejecución final. Este puesto es responsable de proporcionar apoyo administrativo, mantener registros de clientes y garantizar una comunicación fluida entre el equipo de vendas, los clientes y los departamentos internos. El coordinador juega un papel crucial en apoyar el logro del plan de ventes de eventos anuales ayudando con los esfuerzos de prospección e interacciones con los clientes.

Estructura de los informes

• Informes al Director de Ventas de Eventos

Día a día

• Asistir al Gerente de Ventas de Eventos con la coordinación y ejecución de las ventas de eventos, incluida la gestión de los detalles del evento, la logística y la comunicación con los clientes.
• Servir como el principal punto de contacto para los clientes durante el proceso de planificación del evento, asegurando que todas las necesidades y preferencias del cliente estén documentadas y comunicadas de manera efectiva.
• Apoyar la creación y distribución de propuestas de eventos, contratos, pedidos de acontecimientos, planos y diagramas que garanticen la precisión y la atención al detalle.
• Mantener y actualizar la base de datos de clientes con información precisa, ayudando al desarrollo de un inventario de prospectos.
• Asegurar que todos los documentos relacionados con el evento, incluidos los contratos y los registros de pagos, se archiven y organicen adecuadamente.
• Asistir con el seguimiento financiero básico, como registrar los depósitos y pagos en coordinación con el equipo contable.
• Gestionar los suministros y el inventario de eventos, coordinando con los proveedores según sea necesario.
• Coordinar con los equipos de cocina y servicio para garantizar que los detalles del evento sean comunicados y ejecutados según lo previsto.
• Participar en reuniones de ventas y eventos regulares, proporcionando actualizaciones sobre el estado del evento e interacciones con los clientes.
• Proporcionar apoyo administrativo general al gerente de ventas del evento y al director según sea necesario.

Duties adicionales

• Debido a la naturaleza dinámica del club, se espera que los empleados ayuden a otros según sea necesario y asuman tareas adicionales según las asignadas por la dirección.
• Siga todas las políticas, procedimientos e instrucciones de la compañía, el club y el departamento.
• Mantener un alto nivel de profesionalidad y un compromiso con la excelencia en las interacciones con los miembros, colegas y personal.
• Seguir prácticas de trabajo seguras, garantizar el cumplimiento de las directrices de seguridad y alentar a otros a hacer lo mismo.
• Tome la iniciativa en el crecimiento personal y profesional y mantenga las certificaciones requeridas relevantes para su papel.
• Abordar y resolver los desafíos utilizando los recursos disponibles, trabajando con equipos regionales y corporativos para apoyar las operaciones del club.
• Asistir a reuniones informativas diarias y participar activamente en las actividades requeridas para mantenerse informado y contribuir al éxito del equipo.

Sobre usted

Se requiere

• Diplomas de secundaria o equivalente.
• Un mínimo de 1 año de experiencia en una función de apoyo al cliente o a las ventas en la industria de la hospitalidad o los eventos.

Prefiero

• Curso universitario en hospitalidad, marketing o un campo relacionado.
• Comprensión básica de las estrategias de marketing y prospección.
• Comprensión básica de Microsoft Office y software de gestión de eventos.
• Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle.
• Habilidades eficaces de comunicación verbal y escrita.
• Capacidad para trabajar en colaboración dentro de un entorno de equipo.

Requisitos físicos

• Debe ser capaz de estar de pie, caminar y realizar actividades físicas durante largos períodos.
• Capacidad para trabajar en diferentes temperaturas y ambientes, con una posible exposición al polvo, al humo o a los gases.
• Capaz de subir escaleras, agacharse, arrodillarse, alcanzarse, agarrarse, retorcerse, doblarse y plegarse/despliegarse según sea necesario.
• Capaz de levantar, llevar, empujar y tirar hasta 25 libras de vez en cuando.
• Habilidades de comunicación eficaces, incluyendo hablar y escuchar, con suficiente agudeza visual.

Herramientas y equipos primarios

• Computación
• El teclado
• Telefono (3 libras)
• Copiador (150 libras)
• Suministros generales para oficinas

Horario de trabajo

• Requisitos de asistencia para este puesto según el horario semanal.
• Se requieren horas adicionales para cumplir los plazos de la posición, incluidos los fines de semana y/o días festivos.

Lo que ofrecemos

Creemos en cuidar a nuestro equipo, y nuestro paquete de recompensas totales refleja ese compromiso. Su salario básico real se determinará por sus habilidades, experiencia, educación, ubicación y si está en un papel no exento horas trabajadas. Aunque no todas las funciones en Invited son de tiempo completo, los miembros del equipo a tiempo completo tienen acceso a un paquete completo de beneficios que incluye:

• Servicios médicos, dentales y de visión
• Seguro de vida
• Seguro de discapacidad a corto y largo plazo
• 401 ((k) plan de ahorros de jubilación
• Programas generosos de tiempo libre remunerado y de baja ( el tiempo libre requerido por la legislación aplicable también se proporciona para los miembros del equipo a tiempo parcial (en inglés)

¿Quieres saber más?

¿Tiene más preguntas? Consulte nuestro sitio web de Empleos Invitados para obtener más detalles sobre ClubLife, la experiencia de los empleados, los beneficios de la empresa y nuestra cultura.

Se invita a un empleador con igualdad de oportunidades de empleo

El puesto de trabajo describe los requisitos generales para este puesto y no es una lista exhaustiva de tareas, responsabilidades o requisitos.