Executive Assistant (C-Suite) Job at Jobot in Dallas County

This Jobot Job is hosted by: Bryna Rabin Are you a fit? Easy Apply now by clicking the "Apply Now" button and sending us your resume. Salary: $85,000 - $115,000 per year A bit about us: We are a $400M/year company specializing in turn-key site development and construction services. We are based in the DFW Metroplex. We have been industry leaders for over 35 years, specializing in retaining wall systems, hardscapes, landscaping, irrigation, and large-scale site solutions for multifamily, single-family, municipal, and commercial developments. Why join us? We value our employee owners: *Healthcare Benefits *Bonus *Stock Options *ESOP Job Details We are seeking an Executive Assistant to serve as a trusted partner to the CEO and C‑Suite (4 individuals), ensuring leadership operates at peak efficiency. This role combines high‑caliber executive support, board‑level meeting administration, travel orchestration. You will maintain strict confidentiality, manage information flow, and proactively anticipate needs in a fast‑moving environment. Executive Support & Calendar Management: Manage complex calendars for the CEO and C‑Suite, including scheduling, time‑blocking, prioritizing meetings, and resolving conflicts. Coordinate meeting requests, holds, RSVPs, and recurring leadership rhythms. Serve as the primary point of contact for executives and triage incoming requests as needed. Correspondence & Document Support: Draft, proof, and send executive emails, memos, and follow‑ups. Manage sensitive documents with proper version control (contracts, NDAs, board materials). Prepare polished briefing materials, summaries, and executive-ready documents. Meeting Coordination (Agendas, Notes, Action Items): Prepare and distribute meeting agendas and supporting materials. Join confidential meetings to take clear notes, capture decisions, and track action items. Send out minutes and ensure follow‑up tasks are completed. Travel & Itinerary Management: Plan and book complex travel, including flights (private and commercial), hotel arrangements, and rental cars. Build detailed itineraries and handle last‑minute changes or issues. Manage expenses and ensure compliance with company travel guidelines. General Administrative Support Handle daily administrative needs, including expense reports, scheduling requests, and executive logistics. Maintain confidentiality, professionalism, and accuracy in all tasks. Qualifications: *5–8+ years of executive assistant experience supporting CEO/C‑Suite in high‑growth or complex organizations. *Proven expertise in calendar orchestration, correspondence, agenda/minute management, and action‑item follow‑through. *Advanced Microsoft 365 skills (Outlook/Teams/Word/PowerPoint/Excel); impeccable writing and formatting. *Demonstrated discretion handling confidential information and board‑level materials; strong judgment and professionalism. Interested in hearing more? Easy Apply now by clicking the "Apply Now" button. Jobot is an Equal Opportunity Employer. We provide an inclusive work environment that celebrates diversity and all qualified candidates receive consideration for employment without regard to race, color, sex, sexual orientation, gender identity, religion, national origin, age (40 and over), disability, military status, genetic information or any other basis protected by applicable federal, state, or local laws. Jobot also prohibits harassment of applicants or employees based on any of these protected categories. It is Jobot’s policy to comply with all applicable federal, state and local laws respecting consideration of unemployment status in making hiring decisions. Sometimes Jobot is required to perform background checks with your authorization. Jobot will consider qualified candidates with criminal histories in a manner consistent with any applicable federal, state, or local law regarding criminal backgrounds, including but not limited to the Los Angeles Fair Chance Initiative for Hiring and the San Francisco Fair Chance Ordinance. Information collected and processed as part of your Jobot candidate profile, and any job applications, resumes, or other information you choose to submit is subject to Jobot's Privacy Policy, as well as the Jobot California Worker Privacy Notice and Jobot Notice Regarding Automated Employment Decision Tools which are available at jobot.com/legal. By applying for this job, you agree to receive calls, AI-generated calls, text messages, or emails from Jobot, and/or its agents and contracted partners. Frequency varies for text messages. Message and data rates may apply. Carriers are not liable for delayed or undelivered messages. You can reply STOP to cancel and HELP for help. You can access our privacy policy here: jobot.com/privacy-policy En Español: Este trabajo de Jobot está organizado por: Bryna Rabin ¿Estás bien? fácil Aplicar ahora haciendo clic en el botón "Aplicar ahora" y enviándonos tu currículum. Salario: $85,000 - $115,000 por año Un poco acerca de nosotros: Somos una compañía de $400M / año especializada en el desarrollo y la construcción de sitios llave en mano. Estamos basados en la Metroplex DFW. Hemos sido líderes de la industria durante más de 35 años, especializados en la retención de sistemas de pared, paisajes duros, paisajismo, riego y soluciones de sitio a gran escala para desarrollos multifamiliares, unifamiliares, municipales y comerciales. ¿Por qué unirse a nosotros? Valoramos a nuestros dueños de trabajo: * Beneficios de salud * Opciones de respuesta de empleados * Detalles de ESOP. Buscamos un socio de confianza para cumplir con las necesidades de los directores ejecutivos de la administración ejecutiva y ejecutivo (configuración del C-level), gestión de los procesos de gestión de datos, gestión de trámites, gestión y gestión de procesos de datos y servicios, así como las solicitudes de asistencia a los directivos de gestión, gestión, etc. Gestionar documentos confidenciales con el control adecuado de la versión (contratos, NDAs, materiales de la junta). Preparar materiales de información pulidos, resúmenes y documentos listos para ejecutivos. Coordinación de reuniones (Agendas, notas, artículos de acción): Preparar y distribuir agendas y materiales de apoyo a las reuniones. Únete a reuniones confidenciales para tomar notas claras, capturar decisiones y realizar un seguimiento de los elementos de acción. Envía minutos y asegure que se completan las tareas de seguimiento. Viajes y gestión de itinerarios: Planificar y reservar viajes complejos, incluidos vuelos (privados y comerciales), acuerdos hoteleros y coches de alquiler. Construir itinerarios detallados y manejar cambios o problemas de último minuto. Administrar los gastos y garantizar el cumplimiento de las directrices de la empresa. Administración general de apoyo administrativo Manejar las necesidades administrativas, incluyendo los informes de ejecución, la planificación de materiales, y las habilidades ejecutivas. Mantener el conocimiento, la profesionalidad y el seguimiento diarios en el nivel de trabajo. Gestión de viajes: Planar y libros complejos complexos, incluyendo vuelos privados y acuerdos comerciales, acuerdos de hoteles y vehículos de alquilados. Constructar itinerarios detallados y gestionar los cambios o asuntos de última hora. Gestimar los gastos. Administraciones generales y garantizar la conformidad con las pautas administrativas administrativas. Jobot es un Empleador de Igualdad de Oportunidades. Proporcionamos un entorno de trabajo inclusivo que celebra la diversidad y todos los candidatos calificados reciben consideración para el empleo sin tener en cuenta la raza, el color, el sexo, la orientación sexual, la identidad de género, la religión, el origen nacional, la edad (40 años o más), la discapacidad, el estatus militar, la información genética o cualquier otra base protegida por las leyes federales, estatales o locales aplicables. Jobot también prohíbe el acoso de solicitantes o empleados basado en cualquiera de estas categorías protegidas. Es la política de Jobot cumplir con todas las legislaciones federales y estatais y locales aplicables respecto a la consideración del estado de desempleo en la toma de decisiones de contratación. Al solicitar este trabajo, usted acepta recibir llamadas, llamadas generadas por IA, mensajes de texto o correos electrónicos de Jobot, y/o sus agentes y socios contratados. La frecuencia varía para los mensajes textuales. Las tasas de mensajes y datos pueden aplicarse. Los transportistas no son responsables por mensajes retrasados o no entregados. Puede responder STOP para cancelar y HELP para obtener ayuda. Puede acceder a nuestra política de privacidad aquí: jobot.com/privacy-policy.