Administrative Assistant to Associate Director of Public Relations Job at East C
East Chicago Public Library, East Chicago, IN, United States
Category/Classification: Administrative Staff - Non-Exempt
Reports to: Associate Director of Public Relations
General Summary
Under general direction, the Administrative Assistant of Public Relations performs secretarial, administrative, and public relations tasks as assigned by the Associate Director of Public Relations. Performs various administrative tasks dealing primarily with the production, duplication and distribution of program and public relations materials.
Essential Functions and Responsibilities
Reporte a: Director asociado de Relaciones Públicas
Resumen general
Bajo la dirección general, el Asistente Administrativo de Relaciones Públicas realiza tareas secretarias, administrativas y de relaciones públicas según las asignadas por el Director Asociado de Relación Pública.
Funciones y responsabilidades esenciales
Reports to: Associate Director of Public Relations
General Summary
Under general direction, the Administrative Assistant of Public Relations performs secretarial, administrative, and public relations tasks as assigned by the Associate Director of Public Relations. Performs various administrative tasks dealing primarily with the production, duplication and distribution of program and public relations materials.
Essential Functions and Responsibilities
- Primary responsibility is to act as assistant to the Associate Director of Public Relations; handling correspondence, typing evaluations, and monthly reports, interacting with staff and in general providing support in all aspects of the work of the Associate Director of Public Relations.
- Prepares news releases by gathering information and writing stories.
- Distributes news releases to media and enters library events into the library's web page calendar.
- Participates in planning and setting up displays and exhibits that relate and promote library materials to events and/or current topics of interest.
- Performs extensive research on the internet and other sources to search for items and ideas to use in displays.
- Responsible for maintaining the library's mailing lists and processes all mail labels for invitations to programs.
- Produces all public relations correspondence, i.e. thank you letters for book/program/monetary donations; distributes memos and other communications to staff as directed by the Associate Director of Public Relations.
- Designs posters for book displays and as directed
- Assists in maintaining departmental files
- Photographs library events as assigned.
- Assists in running the Duplo machine as needed.
- Performs other work-related duties as assigned
Reporte a: Director asociado de Relaciones Públicas
Resumen general
Bajo la dirección general, el Asistente Administrativo de Relaciones Públicas realiza tareas secretarias, administrativas y de relaciones públicas según las asignadas por el Director Asociado de Relación Pública.
Funciones y responsabilidades esenciales
- La responsabilidad principal es actuar como asistente del Director Asociado de Relaciones Públicas; manejar la correspondencia, escribir evaluaciones y informes mensuales, interactuar con el personal y en general brindar apoyo en todos los aspectos del trabajo del Director asociado.
- Prepara comunicados de prensa recopilando información y escribiendo historias.
- Distribuye comunicados de prensa a los medios y introduce eventos de la biblioteca en el calendario de las páginas web.
- Participa en la planificación y puesta en marcha de exposiciones que relacionan y promueven los materiales de la biblioteca con eventos y/o temas actuales de interés.
- Realiza una extensa investigación en Internet y otras fuentes para buscar artículos e ideas que utilizar en las pantallas.
- Responsable de mantener las listas de correo de la biblioteca y procesar todas las etiquetas de correo para invitaciones a programas.
- Produce toda la correspondencia de relaciones públicas, es decir, cartas de agradecimiento para donaciones de libros/programas/monetarios; distribuye memorandos y otras comunicaciones al personal según las instrucciones del Director Asociado de Relaciones Públicas.
- Diseña carteles para exposiciones de libros y según las instrucciones
- Ayuda a mantener archivos departamentales
- Fotografía de los eventos de la biblioteca según lo asignado.
- Ayuda en el funcionamiento de la máquina Duplo según sea necesario.
- Realiza otras tareas relacionadas con el trabajo como se le asigna