Senior Executive Assistant - Radio
Location: Atlanta, GA, US, 30309 Location: GA-Atlanta Job Title: Senior Executive Assistant - Radio Position Overview The Sr. Executive Assistant provides a wide range of administrative support to two C-suite leaders on CMG's Executive Leadership Team: Executive Vice President of Radio and SVP & Chief Sales Officer along with their teams. The Sr. Executive Assistant demonstrates a high level of integrity, professionalism and diplomacy, handling sensitive and confidential business. This position requires responsiveness, organization, detail orientation and the independent judgment required to plan, prioritize, and organize in a fast-paced, rapidly changing environment. The ideal candidate sees themself as an extension of the executives and departments that they support and an extension of the leadership team's brand. They are focused on removing barriers to success and creating administrative ease to enable the assigned executives and their teams to be their most successful and productive selves. This role is primarily an onsite role covering in-office needs of the executive and their departments.
Essential Duties and Responsibilities Responsible for overall calendar management, requiring significant interaction with both internal and external executives and assistants Proactively reviews calendars for potential conflicts or issues to make the best use of each executive's time and attention Arranges all travel, transportation and accommodations, and develops comprehensive and detailed itineraries as needed Prepares detailed and timely expense reports to accurately capture expenses in alignment with CMG's Travel and Expense policy Collects and analyzes data and prepares documents, PowerPoint presentations, reports and spreadsheets Manages inbound telephone calls and voicemails and responds to and/or directs inquiries to the appropriate party or process/system Reviews and prioritizes communications and prepares brief correspondence, as appropriate Coordinates the scheduling of meetings (live and virtual) Plans and supports group meetings at office and offsite locations, including arranging all conference room and site details, catering, room setup and agendas Essential Duties and Responsibilities (continued) Develops and maintains efficient and effective organizational filing system and other methods of retaining documents both physical and virtual. Performs general support activities including the ordering of office supplies, coordinating office moves, assembly of weekly/regular reports and presentations, and file document management projects Integrates into the Executive Assistant community Assists with team-building events for the corporate team, including origination of ideas and coordination of facility, food (as needed) Serves as a backup for other assistants, as necessary, to ensure appropriate coverage throughout the year Provides support for executive meetings and/or large meetings (including copies, gifts or other materials as needed) Maintains team calendar (special events, birthdays, etc.) and proactively plans for recognition of key dates and milestones Attends staff meetings on as-needed basis Prepares executives for their activities, including providing background information for meetings, special activities and presentations Maintains employee reference lists and organizational charts for supported departments Plans and facilitates onboarding of new senior-level employees, including office space, equipment and supply procurement and scheduling of onboarding meetings Assists others in department as needed Assist with special projects as needed
Minimum Qualifications Minimum 5 years of experience supporting one or more C-level executives Experience working with Radio or a Sales team is helpful Associates degree, Bachelor's degree or equivalent Highly proficient in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and MS Teams Ability to produce accurate and timely information by transcribing, formatting, inputting, editing, retrieving, copying and transmitting text, data and graphics Proficient with digital devices with an aptitude to quickly learn new technologies Must be able to maintain the highest level of confidentiality Resourceful self-starter with ability to work with minimal supervision Demonstrated ability to handle multiple tasks simultaneously Exceptional organizational skills and detail orientation required Command of spelling, punctuation, grammar, and proofreading Professional demeanor and telephone manner essential Polished communications skills necessary to interact with senior executives and external professionals Competencies for Success Energetic and positive team player who is flexible and personable with service-oriented attitude Positive, collaborative, and constructive communication and work style A proactive, passionate and creative problem solver Ability to understand, interpret, communicate, and react to ambiguous requests Ability to work in a fast paced, multi-task environment in which attention to detail is expected
About Cox Media Group CMG Media Corporation (d/b/a Cox Media Group) is an industry-leading media company with unparalleled brands, award-winning content, and exceptional team members. CMG provides valuable local and national journalism and entertainment content to the people and communities it serves. The company's businesses encompass 14 high-quality, market-leading television brands in 9 markets; 45 top-performing radio stations delivering multiple genres of content in 9 markets; and numerous streaming and digital platforms. CMG's TV portfolio includes multiple primary affiliates of ABC, CBS, FOX, NBC, Telemundo and MyNetworkTV, as well as several valuable news and independent stations. For more information about CMG, visit www.coxmediagroup.com Req #: 2137 #LI-Onsite
En Español:
Asistente ejecutivo principal - Radio
Localización: Atlanta, GA, EE.UU., 30309 Ubicación: GA-Atlanta Título de trabajo: Asistente Ejecutivo Senior - Radio Posicion Overview El asistente ejecutivo senior proporciona una amplia gama de apoyo administrativo a dos líderes de la C-suite en el equipo de liderazgo ejecutiva de CMG: Vicepresidente Ejecutivo de la Radio y SVP & Director de Ventas junto con sus equipos. El asistentes ejecutivos senior demuestra un alto nivel de integridad, profesionalismo y diplomacia, manejando negocios sensibles y confidenciales.
Funciones y responsabilidades esenciales Responsables de la gestión general del calendario, que requiere una interacción significativa con los ejecutivos y asistentes internos y externos Proactivamente revisa los calendarios para posibles conflictos o problemas para aprovechar al máximo el tiempo y la atención de cada ejecutivo Arregla todos los viajes, transporte y alojamiento, y desarrolla itinerarios completos y detallados según sea necesario Prepara informes de gastos detallados y oportunos para capturar con precisión los gastos de acuerdo con la política de viajes y gastos de CMG Recoge y analiza datos y prepara documentos, presentaciones PowerPoint, informes y hojas de cálculo Administra llamadas telefónicas entrantes y mensajes de voz y responde y/o dirige consultas a la parte o proceso/sistema apropiado Revise y prepara la correspondencia, mientras continúa organizando los horarios adecuados de documentos y reuniones virtuales y otros métodos de comunicación y de mantenimiento de las reuniones y sesiones, así como los sistemas de archivado y de almacenamiento de datos y otras reuniones en la sala de conferencias y de reuniones, además de organizar y coordinar los grupos de forma eficiente y eficaz. Realiza actividades de apoyo general que incluyen el pedido de suministros de oficina, la coordinación de movimientos de la oficina, el ensamblaje de informes y presentaciones semanales/regulares y proyectos de gestión de archivos Asiste a la comunidad ejecutiva con eventos de creación de equipos para el equipo corporativo, incluida la creación de ideas y la coordenación de instalaciones, alimentos (según sea necesario) Sirve de respaldo para otros asistentes, según sea necesario, para garantizar una cobertura adecuada durante todo el año Proporciona apoyo a reuniones ejecutivas y/o reuniones grandes (incluidas copias, regalos u otros materiales según sea preciso) Mantiene un calendario del equipo (eventos especiales, eventos de cumpleaños, etc.) y planea proactivamente el reconocimiento de fechas clave y miones. Asiste las reuniones del personal sobre la base de las necesidades de los ejecutivos para sus actividades, incluyendo la provisión de información de fondo para reuniones, reuniones especiales y presentación.
Qualificaciones Mínimas 5 años de experiencia apoyando a uno o más ejecutivos de nivel C Experiencia trabajando con Radio o un equipo de ventas es útil Grado de Asociado, licenciatura o equivalente Con alto nivel en Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook y MS Teams Capacidad para producir información precisa y oportuna transcribiendo, formateando, ingresando, editando, recuperando, copiando y transmitiendo texto, datos y gráficos Proficiencia en dispositivos digitales con capacidad para aprender rápidamente nuevas tecnologías Debe ser capaz de mantener el más alto nivel de confidencialidad Recursos de auto-iniciador con capacidad de trabajar con una supervisión mínima Capacidades demostradas para manejar múltiples tareas simultáneamente Habilidades organizativas excepcionales y orientación al detalle Requiere competencia Comando de ortografía, puntuación, gramática, y corrección de textos Habilidades necesarias para trabajar con altos ejecutores y profesionales de comunicación y un entorno de trabajo profesional que requiere una actitud de comunicación flexible y un ambiente de trabajo activo y de comunicación de carácter personal Ejecutivo.
Sobre Cox Media Group CMG Media Corporation es una compañía de medios líder en la industria con marcas sin precedentes, contenido galardonado y miembros excepcionales del equipo. CMG proporciona valiosos contenidos de periodismo y entretenimiento locales y nacionales a las personas y comunidades que sirve. Los negocios de la compañía abarcan 14 marcas de televisión de alta calidad y líderes en el mercado en 9 mercados; 45 estaciones de radio de alto rendimiento que ofrecen múltiples géneros de contenido en 9 países; y numerosas plataformas de transmisión y digital. La cartera de TV de CMG incluye múltiples afiliados primarios de ABC, CBS, FOX, NBC, Telemundo y MyNetworkTV, así como varias estaciones independientes y de noticias valiosas.