Onsite Community Manager Job at Associated Asset Management (AAM) in Phoenix
Associated Asset Management (AAM), Phoenix, AZ, United States
Position Summary
Primarily responsible for providing community management and effective customer service to designated communities/homeowners through in-depth knowledge of Covenants, Conditions & Restrictions (CC&Rs) and management contracts.
Position Responsibilities
In conjunction with the Board of Directors, manage the business of the association to maintain property values, foster positive owner/resident relations and quality of life for all Association members.
Utilizing exceptional leadership and interpersonal skills to develop a strong working relationship with community board members, committee members and owners.
Recommends and implements procedures that ensure compliance with federal, state, and local laws regarding community association management and ensures compliance with state disclosure requirements for resale buyers.
Performs community tours as required in conjunction with the community governing documents and AAM’s management contract, tracks community non-compliance issues, sends appropriate notices and follows established fine and collection policies established by the Board.
Manages architectural control process ensuring compliance with established Design Guidelines and policies for Design Review, responsible for all communication with owners regarding compliance matters.
Plans, organizes, and assists the Board in conducting Board and annual membership meetings, prepare and provide board packages and provide required notification of meetings.
Reviews monthly financials and submits A/P to the management company.
Establishes, drafts, executes, and supervises community annual budget, manage capital improvements, review monthly financial statements, prepare variance reporting, monitor community A/P, delinquent accounts, approve and code all vendor invoices.
Secures competitive contract bids, presents comparative bid reviews, supervises, and ensures compliance of all executed contract terms and conditions and oversees community and contractor liability insurance requirements.
Supervises on-site association staff, chairs staff meetings, communicates and coordinates management activities.
Reviews incident reports, responds, and implements timely solutions accordingly.
Performs other related duties as directed.
Knowledge, Skills, and Abilities
Excellent interpersonal skills: outgoing & communicative, socially oriented, poised, effective in groups, articulate, persuasive in expression, strong public speaker.
Time Management: the ability to handle multiple tasks simultaneously, establish priorities, and meet deadlines.
High attention to detail.
Facilities management skills and experience.
Experience working with HOA's or other entities that involved knowledge and enforcement of Governing Documents.
Exceptional organization and tracking skills.
Ability to function efficiently in a high volume, fast‑paced environment.
Ability to proficiently utilize computer programs and company database systems, including Microsoft office, internet, and e‑mail systems.
Ability to interact and work positively and effectively with staff and residents at all levels.
Ability to work collaboratively and cooperatively within the department as well as with other departments.
Physical Demands & Work Environment
Sitting at a workstation utilizing a computer and other office equipment.
Walking and/or driving throughout community as needed for inspecting common areas per management contract as well as other HOA related matters.
Capable of working evenings and weekends as necessary.
Sitting and standing for moderate periods of time.
#J-18808-Ljbffr
In Summary: Position Responsibilities In conjunction with the Board of Directors, manage the business of the association to maintain property values, foster positive owner/resident relations and quality of life for all Association members . Manages architectural control process ensuring compliance with established Design Guidelines and policies for Design Review .
En Español: Posición Resumen Responsable Principalmente de proporcionar gestión comunitaria y servicio al cliente eficaz a las comunidades/propietarios designados mediante un conocimiento profundo de los convenios, condiciones y restricciones (CC&R) y contratos de administración. Responsabilidades de posición En conjunto con la Junta Directiva, gestionar el negocio de la asociación para mantener valores inmobiliarios, fomentar relaciones positivas entre propietario / residente y calidad de vida para todos los miembros de la Asociación. Utilizando liderazgo excepcional e habilidades interpersonales para desarrollar una relación de trabajo sólida con los miembros del consejo comunitario, miembros del comité y dueños. Recomenda e implementa procedimientos que garanticen el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales sobre gestión de asociaciones comunitarias y garantizan el cumplimento de requisitos de divulgación estatal para compradores revendedores. Realiza recorridos comunitarios según sea requerido en combinación con los documentos comunitarios de recogida y AAMs, prepara vías de no conformidad y políticas de comunicación establecidas por el Consejo de Administración, realiza reuniones de consejeros y directores de diseño y asesoría, organiza reuniones y comunicaciones adecuadas, así como revisiones y notificaciones relativas a todas las cuestiones relacionadas con el cumplamiento de los acuerdos establecidos por los arquitectos. Establece, redacta, ejecuta y supervisa el presupuesto anual de la comunidad, gestiona mejoras en capital, revisa los estados financieros mensuales, prepara informes sobre variaciones, monitorea A/P comunitarios, cuentas insolventes, aprueba y codifica todas las facturas del proveedor. Segure ofertas de contratos competitivas, presenta evaluaciones comparativas de ofertas, supervisa y asegura el cumplimiento de todos los términos y condiciones contractuales ejecutados y superviene los requisitos de seguro de responsabilidad comunitaria y contratista. Supervisa al personal local, preside reuniones del personal, comunica y coordina las actividades administrativas. Revise reportes, responde e implementa soluciones oportunas en consecuencia. Realiza otras tareas relacionadas según lo indicado. Conocimiento, habilidades y Habilidades Excelentes competencias: gestión de datos interpersonales orientadas a la atención social, expansión de conocimientos personales, capacidad para expresar información eficaz, grupos de trabajo sociales y otros problemas relacionados con un entorno informático o alto nivel de comunicación, así como sus capacidades para hacer frente simultáneamente a multitud de tareas, alta calidad de funcionamiento de una empresa, capacitación de manejo de programas y sistemas de administración del tiempo, etc. Capacidad para interactuar y trabajar de manera positiva y efectiva con el personal y los residentes en todos los niveles. Capacidade para trabajar de forma colaborativa y cooperativa dentro del departamento así como con otros departamentos. Demandas físicas & Ambiente de trabajo Sentarse en una estación de trabajo utilizando un ordenador y otro equipo de oficina. Caminar y/o conducir por toda la comunidad según sea necesario para inspeccionar las áreas comunes por contrato de gestión, así como otras cuestiones relacionadas con HOA.
Primarily responsible for providing community management and effective customer service to designated communities/homeowners through in-depth knowledge of Covenants, Conditions & Restrictions (CC&Rs) and management contracts.
Position Responsibilities
In conjunction with the Board of Directors, manage the business of the association to maintain property values, foster positive owner/resident relations and quality of life for all Association members.
Utilizing exceptional leadership and interpersonal skills to develop a strong working relationship with community board members, committee members and owners.
Recommends and implements procedures that ensure compliance with federal, state, and local laws regarding community association management and ensures compliance with state disclosure requirements for resale buyers.
Performs community tours as required in conjunction with the community governing documents and AAM’s management contract, tracks community non-compliance issues, sends appropriate notices and follows established fine and collection policies established by the Board.
Manages architectural control process ensuring compliance with established Design Guidelines and policies for Design Review, responsible for all communication with owners regarding compliance matters.
Plans, organizes, and assists the Board in conducting Board and annual membership meetings, prepare and provide board packages and provide required notification of meetings.
Reviews monthly financials and submits A/P to the management company.
Establishes, drafts, executes, and supervises community annual budget, manage capital improvements, review monthly financial statements, prepare variance reporting, monitor community A/P, delinquent accounts, approve and code all vendor invoices.
Secures competitive contract bids, presents comparative bid reviews, supervises, and ensures compliance of all executed contract terms and conditions and oversees community and contractor liability insurance requirements.
Supervises on-site association staff, chairs staff meetings, communicates and coordinates management activities.
Reviews incident reports, responds, and implements timely solutions accordingly.
Performs other related duties as directed.
Knowledge, Skills, and Abilities
Excellent interpersonal skills: outgoing & communicative, socially oriented, poised, effective in groups, articulate, persuasive in expression, strong public speaker.
Time Management: the ability to handle multiple tasks simultaneously, establish priorities, and meet deadlines.
High attention to detail.
Facilities management skills and experience.
Experience working with HOA's or other entities that involved knowledge and enforcement of Governing Documents.
Exceptional organization and tracking skills.
Ability to function efficiently in a high volume, fast‑paced environment.
Ability to proficiently utilize computer programs and company database systems, including Microsoft office, internet, and e‑mail systems.
Ability to interact and work positively and effectively with staff and residents at all levels.
Ability to work collaboratively and cooperatively within the department as well as with other departments.
Physical Demands & Work Environment
Sitting at a workstation utilizing a computer and other office equipment.
Walking and/or driving throughout community as needed for inspecting common areas per management contract as well as other HOA related matters.
Capable of working evenings and weekends as necessary.
Sitting and standing for moderate periods of time.
#J-18808-Ljbffr
In Summary: Position Responsibilities In conjunction with the Board of Directors, manage the business of the association to maintain property values, foster positive owner/resident relations and quality of life for all Association members . Manages architectural control process ensuring compliance with established Design Guidelines and policies for Design Review .
En Español: Posición Resumen Responsable Principalmente de proporcionar gestión comunitaria y servicio al cliente eficaz a las comunidades/propietarios designados mediante un conocimiento profundo de los convenios, condiciones y restricciones (CC&R) y contratos de administración. Responsabilidades de posición En conjunto con la Junta Directiva, gestionar el negocio de la asociación para mantener valores inmobiliarios, fomentar relaciones positivas entre propietario / residente y calidad de vida para todos los miembros de la Asociación. Utilizando liderazgo excepcional e habilidades interpersonales para desarrollar una relación de trabajo sólida con los miembros del consejo comunitario, miembros del comité y dueños. Recomenda e implementa procedimientos que garanticen el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales sobre gestión de asociaciones comunitarias y garantizan el cumplimento de requisitos de divulgación estatal para compradores revendedores. Realiza recorridos comunitarios según sea requerido en combinación con los documentos comunitarios de recogida y AAMs, prepara vías de no conformidad y políticas de comunicación establecidas por el Consejo de Administración, realiza reuniones de consejeros y directores de diseño y asesoría, organiza reuniones y comunicaciones adecuadas, así como revisiones y notificaciones relativas a todas las cuestiones relacionadas con el cumplamiento de los acuerdos establecidos por los arquitectos. Establece, redacta, ejecuta y supervisa el presupuesto anual de la comunidad, gestiona mejoras en capital, revisa los estados financieros mensuales, prepara informes sobre variaciones, monitorea A/P comunitarios, cuentas insolventes, aprueba y codifica todas las facturas del proveedor. Segure ofertas de contratos competitivas, presenta evaluaciones comparativas de ofertas, supervisa y asegura el cumplimiento de todos los términos y condiciones contractuales ejecutados y superviene los requisitos de seguro de responsabilidad comunitaria y contratista. Supervisa al personal local, preside reuniones del personal, comunica y coordina las actividades administrativas. Revise reportes, responde e implementa soluciones oportunas en consecuencia. Realiza otras tareas relacionadas según lo indicado. Conocimiento, habilidades y Habilidades Excelentes competencias: gestión de datos interpersonales orientadas a la atención social, expansión de conocimientos personales, capacidad para expresar información eficaz, grupos de trabajo sociales y otros problemas relacionados con un entorno informático o alto nivel de comunicación, así como sus capacidades para hacer frente simultáneamente a multitud de tareas, alta calidad de funcionamiento de una empresa, capacitación de manejo de programas y sistemas de administración del tiempo, etc. Capacidad para interactuar y trabajar de manera positiva y efectiva con el personal y los residentes en todos los niveles. Capacidade para trabajar de forma colaborativa y cooperativa dentro del departamento así como con otros departamentos. Demandas físicas & Ambiente de trabajo Sentarse en una estación de trabajo utilizando un ordenador y otro equipo de oficina. Caminar y/o conducir por toda la comunidad según sea necesario para inspeccionar las áreas comunes por contrato de gestión, así como otras cuestiones relacionadas con HOA.