Fairway Management is hiring: Executive Assistant & Event Planner in Atlanta

Executive Administrator

JES Holdings is a privately-held family of companies with over 650 employees. Since our beginning in 1984, our expertise has grown from affordable multi-family and senior housing communities to include skilled nursing care and memory care centers, market-rate apartment and loft communities, historic renovations and market rate independent senior living communities.

Our growth is the result of our commitment to creating partnerships through which we strive to serve each client's specific needs with integrity, timeliness and unmatched professionalism.

JES Holdings prides itself on making sound investments that deliver returns both financially and within the communities we operate. By far, our greatest investment is our staff of dedicated professionals who uphold the vision of JES Holdings and drive the business forward. We look for and reward dedication, innovation, creativity and hard work in each of our team members.

We are actively seeking an Executive Administrator in our Atlanta office. This position requires onsite working hours Monday - Friday.

Position Summary

The Executive Assistant (EA) to the SVP of Operations provides high-level administrative, operational, and logistical support to the SVP and their leadership team to ensure smooth daily operations and the successful execution of organizational priorities. This role also serves as backup to the EA to the President, assisting with key corporate events and providing continuity during absences or peak periods. In addition, this position manages general office administrative duties to maintain an efficient, organized, and well-equipped office environment. The ideal candidate is proactive, highly organized, and comfortable balancing executive-level support with hands-on office management responsibilities.

Key Responsibilities

Support to the SVP of Operations

• Manage complex calendars and coordinate meeting planning, logistics, and materials.
• Monitor operational initiatives; prepare reports, distribute and track tasks in a timely fashion to ensure deadlines are met.
• Coordinate travel and itineraries; process expense reports and vendor invoices.
• Serve as a point of contact for internal teams and external partners on behalf of the SVP.

Support to Office of the President

• Serve as cross-trained backup to the President's EA to ensure continuity of executive support.
• Provide support for the President's calendar, communication preparation, prioritization of requests, and ad hoc administrative needs.
• Assist with board-related materials and confidential documentation as assigned.

Office Management & Administrative Operations

• Serve as the primary on-site contact for day-to-day office operations.
• Receive and distribute mail and packages; manage courier services.
• Maintain office supply inventory and proactively restock as needed.
• Submit and track facility and maintenance requests, coordinate with building management and service providers.
• Assist with office equipment upkeep, vendor coordination, and service scheduling.
• Ensure shared spaces remain organized, functional, and presentable.

Qualifications

Required

• 5+ years of executive support experience, including direct support to senior leadership.
• Experience balancing executive support with administrative or office management responsibilities.
• Strong organizational and project management skills, with the ability to prioritize competing demands.
• Professional communication skills with strong attention to detail.
• Proficiency with Microsoft Office Suite, Google Workspace, and collaboration tools.
• Ability to travel periodically for corporate events.

Preferred

• Experience supporting more than one executive or department.
• Familiarity with privately-held company or family office.
• Bachelor degree or minimum Associates Degree.

Competencies

• Proactive & resourceful: Anticipates needs and solves problems independently.
• Service-oriented: Provides reliable support to executives and colleagues at all levels.
• Detail-driven: Maintains accuracy in documentation, communication, and logistics.
• Adaptable: Works well in dynamic environments with shifting priorities.
• Trustworthy: Maintains confidentiality and uses professional discretion at all times.

Work Environment and Physical Requirements

• Office environment with routine use of computers and standard equipment.
• Occasional lifting of supplies or materials up to 25 pounds, particularly during event support.
• Flexibility to support periodic early mornings, evenings, or extended hours around major events.
• Overnight travel required.

En Español:

Administrador ejecutivo

JES Holdings es una familia privada de empresas con más de 650 empleados. Desde sus inicios en 1984, nuestra experiencia ha crecido de comunidades asequibles de viviendas multifamiliares y de ancianos a centros de atención de enfermería y atención de memoria calificados, comunidades de apartamentos y lofts de precio de mercado, renovaciones históricas y comunidades independientes de personas mayores de mercado.

Nuestro crecimiento es el resultado de nuestro compromiso de crear asociaciones a través de las cuales nos esforzamos por atender las necesidades específicas de cada cliente con integridad, puntualidad y profesionalismo sin igual.

JES Holdings se enorgullece de hacer inversiones sólidas que brindan rendimientos tanto financieros como dentro de las comunidades en las que operamos. Nuestra mayor inversión es nuestro personal de profesionales dedicados que defienden la visión de JES y impulsan el negocio. Buscamos y recompensamos la dedicación, la innovación, la creatividad y el trabajo duro en cada uno de nuestros miembros del equipo.

Buscamos activamente un administrador ejecutivo en nuestra oficina de Atlanta.

Resumen de la posición

El Asistente Ejecutivo (EA) del SVP de Operaciones proporciona soporte administrativo, operativo y logístico de alto nivel al SVP y a su equipo de liderazgo para garantizar las operaciones diarias sin problemas y la ejecución exitosa de las prioridades organizacionales. Este papel también sirve como respaldo para la EA al presidente, ayudando con eventos corporativos clave y proporcionando continuidad durante las ausencias o períodos de pico. Además, este puesto gestiona tareas administrativas generales de la oficina para mantener un entorno de oficina eficiente, organizado y bien equipado. El candidato ideal es proactivo, altamente organizado, y cómodo balanceando el apoyo a nivel ejecutivo con responsabilidades prácticas de administración de oficina.

Responsabilidades clave

Apoyo al SVP de Operaciones

• Gestionar calendarios complejos y coordinar la planificación de reuniones, la logística y los materiales.
• Monitorear las iniciativas operativas; elaborar informes, distribuir y realizar un seguimiento de las tareas a tiempo para garantizar el cumplimiento de los plazos.
• Coordinar viajes e itinerarios; procesar informes de gastos y facturas de proveedores.
• Servir como punto de contacto para equipos internos y socios externos en nombre del SVP.

Apoyo a la Oficina del Presidente

• Servir como respaldo de entrenamiento cruzado para la EA del Presidente para garantizar la continuidad del apoyo ejecutivo.
• Proporcionar apoyo al calendario del Presidente, la preparación de las comunicaciones, la prioridad de las solicitudes y las necesidades administrativas ad hoc.
• Asistir con materiales relacionados con la junta y documentación confidencial según sea asignado.

Gestión de la oficina y operaciones administrativas

• Servir como el principal contacto en el lugar para las operaciones diarias de la oficina.
• Recibir y distribuir correo y paquetes; gestionar los servicios de mensajería.
• Mantener un inventario de suministros de oficinas y reabastecerlos de manera proactiva según sea necesario.
• Presentar y realizar un seguimiento de las solicitudes de instalaciones y mantenimiento, coordinarse con la administración de edificios y los proveedores de servicios.
• Ayudar con el mantenimiento de equipos de oficina, la coordinación de proveedores y la programación de servicios.
• Asegurar que los espacios compartidos permanezcan organizados, funcionales y presentables.

Qualificaciones

Se requiere

• 5+ años de experiencia en apoyo ejecutivo, incluido el apoyo directo a los altos cargos.
• Experiencia en el equilibrio entre el apoyo ejecutivo y las responsabilidades administrativas o administrativas.
• Fuertes habilidades de organización y gestión de proyectos, con la capacidad de priorizar las demandas de la competencia.
• Habilidades profesionales de comunicación con gran atención al detalle.
• Proficiencia con Microsoft Office Suite, Google Workspace y herramientas de colaboración.
• Capacidad para viajar periódicamente para eventos corporativos.

Prefiero

• Experiencia en apoyar a más de un ejecutivo o departamento.
• Familiarización con una empresa privada o una oficina familiar.
• Grado de licenciatura o grado mínimo de asociados.

Competencias

• Proactivo y ingenioso: Anticipa las necesidades y resuelve los problemas de forma independiente.
• Orientación al servicio: Proporciona apoyo confiable a los ejecutivos y colegas de todos los niveles.
• Detallado: mantiene la precisión en la documentación, comunicación y logística.
• Adaptable: Funciona bien en entornos dinámicos con prioridades cambiantes.
• Confiable: mantiene la confidencialidad y utiliza discreción profesional en todo momento.

Medio ambiente de trabajo y requisitos físicos

• Ambiente de oficina con uso rutinario de computadoras y equipos estándar.
• El levantamiento ocasional de suministros o materiales de hasta 25 libras, especialmente durante el apoyo al evento.
• Flexibilidad para apoyar periódicamente las primeras mañanas, las tardes o horas extendidas alrededor de eventos importantes.
• Se requiere un viaje nocturno.