Studio Coordinator Job at Gensler in Los Angeles

Studio Coordinator

Do you enjoy a fast paced, creative environment surrounded by bright and driven colleagues? Do you approach every challenge with a can-do spirit? Use your passion for service and attention to detail to help the Gensler team bring designs to life. As a Studio Coordinator, you will provide administrative support to a range of industry-leading designers, architects, and strategists. You're at the heart of your studio's and/or projects activities and the soul that keeps your studio moving forward. Coordinators act as an ambassador for their studio, the nucleus of your project teams and a liaison between their directors/principals and many others.

What You Will Do (will vary depending on studio/project)

• Support Principals with administrative needs, including scheduling of meetings, travel arrangements, expense reports, correspondence, etc.
• Assist Studio Director with operational aspects of running the studio including but not limited to organizing studio meetings, running staffing reports, financial tracking, PTO tracking, timesheet administration, proposal/presentation preparation
• Engaging in office culture, planning studio retreats, outings, meeting & event setup & cleanup and celebrations
• Managing daily communications with internal and external parties.
• Consistently provide a high level of customer service to Gensler staff, clients, vendors, business partners and guests while at times, being the client interface.
• Meeting coordination and conference room reservations & set-up, as needed. Attend meetings, if necessary, for taking minutes and documenting other information.
• Project Start-Up tasks including contracts, proposal letters, work authorizations, creation and/or maintenance of project directories, cloud-based file sharing sites, opening project and sub-project numbers
• Early Project Phases tasks including but not limited to consultant contracts, consultant work authorizations, project filing, print coordination, copying/scanning, creation/maintenance of various spreadsheets, correspondence, maintenance of logs (contracts, work authorization, consultant work authorizations, sketch logs, plotting), meeting coordination and set-up as required, preparation of meeting agendas and meeting notes, package preparations & shipping/mailing and org charts for the team.
• Construction Documentation/Administration Phases tasks include file sharing, print coordination, logging RFIs & submittals, QA/QC documents stamping and coordination
• Project Close-Out tasks include dead filing and punch lists
• Special duties and projects, as assigned or necessary including coverage of other coordinators and front desk reception.
• Candidates should be well organized, thoughtful, detail and service oriented; In addition, candidates should be able to take ownership of tasks and exhibit a high level of initiative and follow-through in a dynamic environment

Your Qualifications

• 3+ years of experience in an administrative capacity preferably in the AEC industry
• Microsoft Office including Word and Excel, a must, PowerPoint highly preferred
• Adobe Suite/In Design experience a plus
• Experience managing multiple calendars in Outlook, and prioritizing competing tasks
• Proficient in booking complex travel
• Proven attention to detail, with excellent organizational, communication, and technical skills
• Must be flexible, able to determine priorities, take ownership of tasks, and exhibit a high level of initiative and follow-through
• Established success working on multiple tasks/projects as the same time
• Excellent communication, relationship and time management skills
• Ability to interact professionally with all levels of the firm, clients, and subcontractors and adhere to Gensler's Guiding Principles
• Proficiency with conferencing systems web and telephonic
• Must be able to work overtime on an as-needed basis

Life at Gensler

At Gensler, we are as committed to enjoying life as we are to delivering best-in-class design. From curated art exhibits to internal design competitions to "Well-being Week," our offices reflect our people's diverse interests.

We encourage every person at Gensler to lead a healthy and balanced life. Our comprehensive benefits include medical, dental, vision, disability, wellness programs, flex spending, paid holidays, and paid time off. We also offer a 401k, profit sharing, employee stock ownership, and twice annual bonus opportunities. Our annual base salary range has been established based on local markets.

As part of the firm's commitment to licensure and professional development, Gensler offers reimbursement for certain professional licenses and associated renewals and exam fees. In addition, we reimburse tuition for certain eligible programs or classes. We view our professional development programs as strategic investments in our future.

**The hourly salary will be estimated between $33.50 - $38.50 plus bonuses and benefits and contingent on relevant experience. To learn more about our compensation philosophy and full benefits offerings, please visit Great People, Great Rewards | Gensler

In Summary: As a Studio Coordinator, you will provide administrative support to a range of industry-leading designers, architects, and strategists . You're at the heart of your studio's and/or projects activities and the soul that keeps your studio moving forward . Coordinators act as an ambassador for their studio, the nucleus of your project teams .

En Español:

Coordinador del estudio

¿Disfrutas de un entorno creativo y acelerado rodeado por colegas brillantes y motivados? Abordas todos los desafíos con un espíritu capaz de hacerlo? Usa tu pasión por el servicio y la atención al detalle para ayudar al equipo Gensler a dar vida a los diseños.

Lo que harás (variará dependiendo del estudio/proyecto)

• Apoyo a los directores con necesidades administrativas, incluida la programación de reuniones, arreglos para viajes, informes sobre gastos, correspondencia, etc.
• Asistir al Director del Estudio con los aspectos operativos de la gestión del estudio, incluida pero no limitada a la organización de reuniones en el estudio, ejecución de informes sobre personal, seguimiento financiero, rastreo PTO, administración de hojas horarias, preparación de propuestas/presentaciones
• Participar en la cultura de las oficinas, planificar retiros de estudio, excursiones, reuniones y eventos y limpieza y celebraciones
• Gestión de las comunicaciones diarias con partes internas y externas.
• Proporcionar constantemente un alto nivel de servicio al cliente a los empleados, clientes, proveedores, socios comerciales y huéspedes de Gensler mientras que en ocasiones es la interfaz del cliente.
• Coordinación de reuniones y reservaciones de salas de conferencias, según sea necesario.
• Las tareas de inicio del proyecto incluyen contratos, cartas de propuestas, autorizaciones de trabajo, creación y/o mantenimiento de directorios de proyectos, sitios para compartir archivos basados en la nube, números de apertura de proyectos y subproyectos
• Las tareas de las primeras fases del proyecto incluyen, entre otras cosas, contratos con consultores, autorizaciones de trabajo con consultoría, presentación de proyectos, coordinación de impresión, copia/escaneo, creación/mantenimiento de diferentes hojas de cálculo, correspondencia, mantenimiento de registros (contratos, autorización de trabajos, permisos de trabajo de consultorías, registro de bocetos, trazado), coordinación y configuración según sea necesario, preparación de agendas de reuniones y notas de reunión, preparativos de paquetes & envío / correo y gráficos org para el equipo.
• Documentación de la construcción/Administración Las fases de tareas incluyen el intercambio de archivos, coordinación de impresión, registro de las RFI y los envíos, estampado y coordinación del documento QA/QC
• Las tareas de cierre del proyecto incluyen archivos muertos y listas de punch
• Duties y proyectos especiales, según se asignen o sean necesarios, incluida la cobertura de otros coordinadores y recepción en el mostrador.
• Los candidatos deben estar bien organizados, reflexivos, orientados a los detalles y al servicio; además, deberían ser capaces de asumir las tareas y demostrar un alto nivel de iniciativa y seguimiento en un entorno dinámico.

Sus calificaciones

• 3+ años de experiencia en una capacidad administrativa, preferiblemente en la industria AEC
• Microsoft Office incluyendo Word y Excel, una necesidad, PowerPoint muy preferido
• La experiencia de Adobe Suite/In Design es un plus
• Experiencia en la gestión de múltiples calendarios en Outlook y prioridad para las tareas competidoras
• Proficiencia en la reserva de viajes complejos
• Atención demostrada a los detalles, con excelentes habilidades organizativas, de comunicación y técnicas
• Deben ser flexibles, capaces de determinar las prioridades, tomar posesión de las tareas y mostrar un alto nivel de iniciativa y seguimiento
• El éxito establecido de trabajar en múltiples tareas/proyectos al mismo tiempo
• Excelentes habilidades de comunicación, relaciones y gestión del tiempo
• Capacidad para interactuar profesionalmente con todos los niveles de la empresa, clientes y subcontratistas y cumplir los Principios Rectores de Gensler
• Proficiencia en sistemas de conferencias web y telefónicas
• Debe poder trabajar horas extras según sea necesario.

La vida en Gensler

En Gensler, estamos tan comprometidos a disfrutar de la vida como a ofrecer el mejor diseño en su clase. Desde exposiciones artísticas curadas hasta concursos internos de diseño para "La Semana del Bienestar", nuestras oficinas reflejan los diversos intereses de nuestra gente.

Incentivamos a todas las personas de Gensler a llevar una vida saludable y equilibrada. Nuestros beneficios integrales incluyen médicos, odontológicos, visión, discapacidad, programas de bienestar, gastos flexibles, vacaciones pagadas y tiempo libre remunerado. También ofrecemos un 401k, participación en ganancias, propiedad de acciones para empleados y dos oportunidades anuales de bonificación.

Como parte del compromiso de la empresa con el licenciamiento y desarrollo profesional, Gensler ofrece reembolso para ciertas licencias profesionales y renovaciones asociadas y honorarios por exámenes.

**El salario por hora se estimará entre $33.50 - $38.50 más bonos y beneficios y dependiendo de la experiencia relevante. Para obtener más información sobre nuestra filosofía de compensación y las ofertas completas de beneficios, visite Great People, Great Rewards Gensler