Location: Bakersfield, CA. (Onsite)
Classification: Full-Time
This position is non-exempt and will be paid on an hourly basis.
Schedule: Monday-Friday 8am-5pm
Benefits:
· Medical
· Dental
· Vision
· Paid Time Off (PTO)
· Floating Holiday
· Simple IRA Plan with a 3% Employer Contribution
· Employer Paid Life Insurance
· Employee Assistance Program
Compensation: The initial pay range for this position upon commencement of employment is projected to fall between $24.75 and $30.93. However, the offered base pay may be subject to adjustments based on various individualized factors, such as the candidate's relevant knowledge, skills, and experience. We believe that exceptional talent deserves exceptional rewards. As a committed and forward-thinking organization, we offer competitive compensation packages designed to attract and retain top candidates like you.
Position Summary:
The UM Communication Specialist is a specialized administrative role responsible for drafting, translating, and issuing Utilization Management (UM) determination letters in accordance with state and federal regulations, health plan requirements, and internal policies. Reporting to UM leadership, this position ensures that all UM communications including approval, modification, denial, and request-for-information notices are accurate, timely, compliant, and written in clear, professional language.
This role serves as the primary point of contact for UM written communications and requires bilingual fluency in English and Spanish, including bilingual certification. The UM Communication Specialist translates and prepares standardized and customized letters, ensuring accuracy in medical terminology, benefit descriptions, regulatory language, and member-friendly explanations.
The position also supports UM operations by coordinating with clinical staff, validating key authorization data, and maintaining accurate templates and documentation. The UM Communication Specialist plays a crucial role in meeting Turn-Around Time (TAT) requirements and supporting the overall delivery of clear, compliant, and member-centered communication.
Requirements
Job Duties and Responsibilities:
• Draft, translate, and issue UM determination letters (English and Spanish) including approvals, modifications, denials, requests for additional information, and other required member communication.
• Ensure all letters meet CMS, DHCS, NCQA, health plan, and regulatory standards.
• Translate clinical and administrative information into member-friendly language without altering meaning or compliance intent.
• Maintain accuracy of medical terminology, CPT/ICD/HCPCS references, and benefit descriptions in all written materials.
• Review letters for grammatical accuracy, clarity, consistency, and compliance prior to release.
• Maintain, update, and audit all required letter templates for accuracy and version control.
• Collaborate with clinical UM staff and Medical Directors to ensure determination details are accurately reflected in letters.
• Validate member eligibility, benefits, provider contract status, and authorization details to ensure accuracy of determination letters.
• Coordinate with UM Nurses and other internal departments to ensure timely receipt of clinical notes and decision summaries.
• Process and log incoming requests, communications, or documents that relate to UM determinations.
• Assist in mailing and distribution of all UM notifications and maintain proper documentation per regulatory requirements.
• Monitor and meet TAT requirements for all written communications.
• Respond professionally to inquiries from members, providers, health plans, and internal personnel related to UM letters or determinations.
• Maintain up-to-date knowledge of regulatory guidance to ensure accuracy of all notices.
• Work with Quality and Compliance teams during audits to provide samples and documentation related to UM letters.
• Participate in UM and organizational quality improvement initiatives.
• Support development of improved letter templates, workflows, and communications processes.
• Assist with CMS notices, continuity of care communications, and other required correspondence with external agencies and facilities.
• Maintain confidentiality and handle all PHI in compliance with HIPAA.
• Perform other duties as assigned.
Qualifications:
• High school diploma or equivalent required; associate's degree preferred.
• Bilingual certification required (English/Spanish); must demonstrate proficiency in written translation.
• 2–3 years of experience in a healthcare administrative, UM, medical billing, or medical office setting preferred.
• Prior experience drafting professional correspondence; strong writing and editing skills required.
• Knowledge of medical terminology, CPT/ICD/HCPCS codes, and managed care concepts (IPA, HMO, PPO) preferred.
• General knowledge of EZ-CAP or similar authorization systems preferred.
• Proficient in Microsoft Office applications, including Word, Excel, and Outlook.
• Ability to create clear, accurate, and grammatically correct documents.
• Strong attention to detail and ability to handle complex information with accuracy.
• Ability to adapt to shifting priorities while meeting strict deadlines.
• Excellent customer service and professional communication skills.
• Ability to work independently and collaboratively within a team environment.
• Reliable attendance and ability to adhere to organizational policies, procedures, and professionalism standards.
En Español:
Ubicación: Bakersfield, CA.
Clasificación: A tiempo completo
Esta posición no está exenta y se pagará por hora.
Horario: de lunes a viernes de 8am a 5pm
Beneficios:
· Médicos
· Dental
· Visión
· Tiempo de descanso pagado (PTO)
· Vacancias flotantes
· Plan IRA simple con una contribución del empleador del 3%
· Seguro de vida pagado por el empleador
· Programa de asistencia a los empleados
Compensación: Se prevé que el rango de salario inicial para este puesto al inicio del empleo caiga entre $24.75 y $30.93. Sin embargo, el salario básico ofrecido puede estar sujeto a ajustes basados en varios factores individualizados, como los conocimientos, habilidades y experiencia relevantes del candidato. Creemos que el talento excepcional merece recompensas excepcionales. Como organización comprometida y con visión de futuro, ofrecemos paquetes de compensación competitivos diseñados para atraer y retener a los mejores candidatos como usted.
Resumen de la posición:
El Especialista en Comunicación de UM es un rol administrativo especializado responsable de redactar, traducir y emitir cartas de determinación de la Gestión de Utilización (UM) de acuerdo con las regulaciones estatales y federales, los requisitos del plan de salud y las políticas internas.
Este papel sirve como el principal punto de contacto para las comunicaciones escritas de UM y requiere fluidez bilingüe en inglés y español, incluida la certificación bilingüística. El Especialista en Comunicación de UM traduce y prepara cartas estandarizadas y personalizadas, asegurando la precisión en la terminología médica, descripciones de beneficios, lenguaje regulatorio y explicaciones amigables para los miembros.
El puesto también apoya las operaciones de UM mediante la coordinación con el personal clínico, la validación de datos clave de autorización y el mantenimiento de plantillas y documentación precisas.
Requisitos
Duties y responsabilidades del trabajo:
• redactar, traducir y emitir cartas de determinación de UM (en inglés y español), incluidas las aprobaciones, modificaciones, denegaciones, solicitudes de información adicional y otras comunicaciones requeridas por los miembros.
• Asegurar que todas las cartas cumplan con los estándares de CMS, DHCS, NCQA, plan de salud y regulación.
• Traducir la información clínica y administrativa en un lenguaje amigable con los miembros sin alterar el significado o la intención de cumplimiento.
• Mantener la exactitud de la terminología médica, las referencias CPT/ICD/HCPCS y las descripciones de beneficios en todos los materiales escritos.
• Revisar las cartas para determinar la exactitud gramatical, la claridad, la coherencia y el cumplimiento antes de su publicación.
• Mantener, actualizar y auditar todas las plantillas de cartas necesarias para el control de exactitud y versión.
• Colaborar con el personal clínico de la UM y con los directores médicos para garantizar que los detalles de la determinación se reflejen con precisión en las cartas.
• Validar la elegibilidad de los miembros, los beneficios, el estado del contrato de proveedor y los detalles de autorización para garantizar la exactitud de las cartas de determinación.
• Coordinar con las enfermeras de la UM y otros departamentos internos para garantizar la recepción oportuna de notas clínicas y resúmenes de decisiones.
• Procesar y registrar las solicitudes entrantes, comunicaciones o documentos relacionados con las determinaciones de UM.
• Asistir en el envío y distribución de todas las notificaciones UM y mantener la documentación adecuada según los requisitos regulatorios.
• Monitorear y cumplir los requisitos del TAT para todas las comunicaciones escritas.
• Responder profesionalmente a las consultas de los miembros, proveedores, planes de salud y personal interno relacionados con las cartas o determinaciones de la UM.
• Mantener el conocimiento actualizado de las orientaciones regulatorias para garantizar la exactitud de todos los avisos.
• Trabajar con los equipos de calidad y cumplimiento durante las auditorías para proporcionar muestras y documentación relacionadas con las cartas UM.
• Participar en iniciativas de mejora de la calidad de la UM y de las organizaciones.
• Apoyar el desarrollo de plantillas de cartas mejoradas, flujos de trabajo y procesos de comunicación.
• Asistir con los avisos de CMS, la continuidad de las comunicaciones de atención y otras correspondencias necesarias con agencias e instalaciones externas.
• Mantener la confidencialidad y manejar todas las PHI de conformidad con HIPAA.
• Realizar otras tareas asignadas.
Qualificaciones:
• Se requiere un diploma de secundaria o equivalente; se prefiere obtener un título asociado.
• Se requiere una certificación bilingüe (inglés/español); debe demostrar dominio de la traducción escrita.
• 23 años de experiencia en un ámbito administrativo de la salud, UM, facturación médica o oficina médica.
• Experiencia previa en la redacción de la correspondencia profesional; se requieren fuertes habilidades de escritura y edición.
• Se prefiere el conocimiento de la terminología médica, los códigos CPT/ICD/HCPCS y los conceptos de atención gestionada (IPA, HMO, PPO).
• Se prefieren conocimientos generales de EZ-CAP o sistemas de autorización similares.
• Proficiencia en aplicaciones de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel y Outlook.
• Capacidad para crear documentos claros, precisos y gramaticalmente correctos.
• Una fuerte atención al detalle y la capacidad de manejar información compleja con precisión.
• Capacidad para adaptarse a los cambios de prioridades y respetar plazos estrictos.
• Excelente servicio al cliente y habilidades profesionales de comunicación.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa en un entorno de equipo.
• Asistencia confiable y capacidad para cumplir con las políticas, procedimientos y estándares de profesionalidad de la organización.