Secrétaire de recherche et de commission de programme (F/H/X)
UCLouvain, Mission, KS, United States
L’UCLouvain recrute un·e Secrétaire de recherche et de commission de programme (F/H/X)
Référence du poste : SF 38502
Publication interne et externe jusqu'au 11/05/2026
Pour l'Institut des technologies de l'information et de la communication, électronique et mathématiques appliquées (ICTM), du Secteur des sciences et technologies (SST)
Site principal : LOUVAIN-NEVE
Contrat à temps plein pour une durée déterminée avec possibilité de CDI par la suite (départ pension)
Entrée en fonction: dès que possible
L’institut ICTEAM regroupe des équipes de recherche de premier plan en technologies de l’information et de la communication, de l’électronique et des mathématiques appliquées.
En tant que secrétaire de recherche et de commissions de programme, vous contribuez au bon fonctionnement administratif du Pôle ELEN et au suivi de plusieurs commissions de programmes de l’EPL, en lien étroit avec les différents acteurs académiques et les étudiants.
Sous la responsabilité hiérarchique du président de l’Institut, vous assurez :
Support administratif et logistique au Pôle ELEN :
Accueil et permanence : téléphone, courrier, colis, copies, scans
Réunions et événements : réservations (salles/catering), préparation des documents, prises de notes, PV, diffusion, archivage
Démarches liées à l’engagement et accueil des nouveaux chercheurs, visiteurs, stagiaires, jobistes
Mobilité “In & Out” : organisation de voyages et de séjours (titres de transport, logements)
Information & communication interne : bases de données, diffusion d’informations, mise en page de documents, mise à jour de pages web (Drupal)
Publications scientifiques : collecte des données et encodage
Logistique quotidienne : accès (bâtiment/parkings), gestion des stocks, locaux et clés, suivi des incidents techniques, cafétéria, relais auprès des services internes
Support administratif aux commissions de programme :
Aide de première ligne aux étudiants via différents canaux de communication
Suivi administratif des programmes annuels étudiants (PAE) : collecte/vérification d’informations, traitement des requêtes, communication des décisions et interaction avec la gestionnaire de parcours en faculté
Préparation et secrétariat des réunions : convocations, salles/catering, prises de notes, PV, diffusion, suivi
Travaux de fin d’études (TFE) : support à l’attribution des sujets et à la validation des jurys, organisation des défenses
Organisation d’événements à destination des étudiants
Communication : pages web (Drupal), brochures
Archivage et classement électroniques
Les tâches et le Pôle d’affectation peuvent évoluer selon les besoins de l’institut et de la faculté. Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
Diplôme de bachelier (ou graduat) ou CESS avec expérience jugée équivalente
Maîtrise des outils bureautiques standard (Suite Office + Outlook)
Volonté de se former aux outils UCLouvain (Teams, SharePoint, Drupal, DIAL…)
Excellentes compétences rédactionnelles en français
Bon niveau d’anglais (minimum B2, oral et écrit)
Sens de l’accueil et du service, aisance relationnelle, esprit d’équipe
Organisation, autonomie, rigueur, discrétion, fiabilité, sens des responsabilités
Capacités d’adaptation et de réflexion : proactivité, curiosité, capacité à rechercher l’information, esprit d’analyse et de synthèse
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles
Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An
Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc.
Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement
L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne
La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens
Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…)
Et plus encore, consultez notre page «Avantages» via ce lien.
L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances. Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse jobs-diversite@uclouvain.be . Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
#J-18808-Ljbffr
Référence du poste : SF 38502
Publication interne et externe jusqu'au 11/05/2026
Pour l'Institut des technologies de l'information et de la communication, électronique et mathématiques appliquées (ICTM), du Secteur des sciences et technologies (SST)
Site principal : LOUVAIN-NEVE
Contrat à temps plein pour une durée déterminée avec possibilité de CDI par la suite (départ pension)
Entrée en fonction: dès que possible
L’institut ICTEAM regroupe des équipes de recherche de premier plan en technologies de l’information et de la communication, de l’électronique et des mathématiques appliquées.
En tant que secrétaire de recherche et de commissions de programme, vous contribuez au bon fonctionnement administratif du Pôle ELEN et au suivi de plusieurs commissions de programmes de l’EPL, en lien étroit avec les différents acteurs académiques et les étudiants.
Sous la responsabilité hiérarchique du président de l’Institut, vous assurez :
Support administratif et logistique au Pôle ELEN :
Accueil et permanence : téléphone, courrier, colis, copies, scans
Réunions et événements : réservations (salles/catering), préparation des documents, prises de notes, PV, diffusion, archivage
Démarches liées à l’engagement et accueil des nouveaux chercheurs, visiteurs, stagiaires, jobistes
Mobilité “In & Out” : organisation de voyages et de séjours (titres de transport, logements)
Information & communication interne : bases de données, diffusion d’informations, mise en page de documents, mise à jour de pages web (Drupal)
Publications scientifiques : collecte des données et encodage
Logistique quotidienne : accès (bâtiment/parkings), gestion des stocks, locaux et clés, suivi des incidents techniques, cafétéria, relais auprès des services internes
Support administratif aux commissions de programme :
Aide de première ligne aux étudiants via différents canaux de communication
Suivi administratif des programmes annuels étudiants (PAE) : collecte/vérification d’informations, traitement des requêtes, communication des décisions et interaction avec la gestionnaire de parcours en faculté
Préparation et secrétariat des réunions : convocations, salles/catering, prises de notes, PV, diffusion, suivi
Travaux de fin d’études (TFE) : support à l’attribution des sujets et à la validation des jurys, organisation des défenses
Organisation d’événements à destination des étudiants
Communication : pages web (Drupal), brochures
Archivage et classement électroniques
Les tâches et le Pôle d’affectation peuvent évoluer selon les besoins de l’institut et de la faculté. Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
Diplôme de bachelier (ou graduat) ou CESS avec expérience jugée équivalente
Maîtrise des outils bureautiques standard (Suite Office + Outlook)
Volonté de se former aux outils UCLouvain (Teams, SharePoint, Drupal, DIAL…)
Excellentes compétences rédactionnelles en français
Bon niveau d’anglais (minimum B2, oral et écrit)
Sens de l’accueil et du service, aisance relationnelle, esprit d’équipe
Organisation, autonomie, rigueur, discrétion, fiabilité, sens des responsabilités
Capacités d’adaptation et de réflexion : proactivité, curiosité, capacité à rechercher l’information, esprit d’analyse et de synthèse
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles
Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An
Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc.
Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement
L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne
La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens
Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…)
Et plus encore, consultez notre page «Avantages» via ce lien.
L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances. Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse jobs-diversite@uclouvain.be . Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
#J-18808-Ljbffr