Assistant polyvalent F/H (Nouvelle fenêtre)
Silver Screen Group, Mission, KS, United States
Direction DIRECTION DE L ACHAT PUBLIC ET DES RESSOURCES
Type de contrat Titulaire ; Contractuel
Poste à encadrement Non
L’assistant polyvalent est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente aux chefs de service en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que l’assistant de Direction.
Organiser la vie professionnelle des chefs de service et Responsables de pôle de la Direction
Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions)
Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
Constituer des dossiers en amont de réunions
Assurer l’accueil téléphonique et physique
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas…) selon la charte du Département
Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires
Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier
Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction
Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements…)
Gérer les demandes de réservation de salles
Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)
Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
Mettre à jour les procédures des assistants
Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences.
Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…)
Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps
Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité
Anticiper les demandes
Sens de l’organisation et capacité à gérer les urgences
Dynamisme et prise d’initiative
Curiosité intellectuelle
Discrétion et sens de la confidentialité
Bon relationnel
L’organisation de la collectivité
Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
Parapheur électronique iXbus
Spécificités
Niveau Bac à Bac +2
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
#J-18808-Ljbffr
Type de contrat Titulaire ; Contractuel
Poste à encadrement Non
L’assistant polyvalent est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente aux chefs de service en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que l’assistant de Direction.
Organiser la vie professionnelle des chefs de service et Responsables de pôle de la Direction
Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions)
Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
Constituer des dossiers en amont de réunions
Assurer l’accueil téléphonique et physique
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas…) selon la charte du Département
Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires
Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier
Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction
Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements…)
Gérer les demandes de réservation de salles
Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)
Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
Mettre à jour les procédures des assistants
Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences.
Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…)
Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps
Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité
Anticiper les demandes
Sens de l’organisation et capacité à gérer les urgences
Dynamisme et prise d’initiative
Curiosité intellectuelle
Discrétion et sens de la confidentialité
Bon relationnel
L’organisation de la collectivité
Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
Parapheur électronique iXbus
Spécificités
Niveau Bac à Bac +2
Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.
#J-18808-Ljbffr