Projektmitarbeiter/in (m/w/d) Digitalisierung der Promotionsverwaltung

Projektmitarbeiter/in (m/w/d) Digitalisierung der Promotionsverwaltung
Die Abteilung Campus‑Management im Rechenzentrum der Universität Freiburg sucht eine
Projektmitarbeiter/in (m/w/d) für die Digitalisierung der Promotionsverwaltung. Gemeinsam mit dem Graduate Centre (GraCe) arbeitet das Team daran, die Prozesse rund um die Promotions‑ und Promovierendenverwaltung zu digitalisieren und nutzt die Software HISinOne‑DOC zur Unterstützung.

Ihre Aufgaben

Aufnahme, Strukturierung und Priorisierung fachlicher und technischer Anforderungen in enger Abstimmung mit GraCe, Promotionsbüros und weiteren Stakeholdern

Übersetzung von Anforderungen in umsetzbare Spezifikationen (z. B. User Stories inkl. Akzeptanzkriterien) sowie Pflege eines transparenten Änderungsregisters

Mitwirkung bei der Implementierung neuer Funktionen sowie bei der Digitalisierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse (Customizing/Parametrisierung) in enger Zusammenarbeit mit dem DOC‑Team

Erstellung, Pflege und Optimierung von Abfragen, Suchen und Auswertungen sowie von Bescheiden und Dokumentvorlagen für Promotionsverfahren

Aufbau und Fortführung technischer und prozessbezogener Dokumentationen

Mitwirkung bei Tests und Versionsupdates durch die Abteilung Campus‑Management

Beratung und Support für Fachabteilungen inkl. Fehleranalyse

Erstellung und Aktualisierung von Anwenderdokumentationen sowie Durchführung von Schulungen für Key‑User und Fachabteilungen

Sitzungsbegleitung und Protokollierung

Ihr Profil

Wissenschaftlicher Hochschulabschluss (Master/Magister/Diplom) oder mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung im Bereich Studierenden‑ oder Promovierendenverwaltung

Mehrjährige Erfahrung in der Anwendungsbetreuung von Campus‑Management‑Systemen, idealerweise mit HISinOne

Ausgewiesene Erfahrung im Projektmanagement von IT‑ und Organisationsentwicklungsprojekten im universitären Umfeld

Erfahrung in der Umsetzung von Prozessabläufen in IT‑Systemen (Analyse, Konzeption, Stakeholder‑Abstimmung)

Kenntnisse von relationalen Datenbanken

Programmiererfahrung (SQL, HQL) wünschenswert

Kenntnisse zu Promotionsverfahren und im Bereich wissenschaftlicher Nachwuchs wünschenswert

Schnelle Auffassungsgabe sowie ausgeprägte analytische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke, Organisationstalent sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise

Sorgfalt und Verlässlichkeit

Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Flexible Arbeitszeitmodelle

Zusatz zum ÖPNV‑Ticket (Jobticket)

Wir bieten

Ein abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen IT und Hochschulprozessen

Eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem agilen Team

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexibles Arbeitszeitmodell

ÖPNV‑Ticket (Jobticket)

Die Stelle ist befristet bis 31. Dezember 2028. Die Vergütung erfolgt nach E13 TV‑L.

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