Associa is hiring: Community Manager in San Antonio

Job Summary

A Community Manager I is responsible for providing the overall supervision of a community association. The Community Manager I interacts with internal and external customers including homeowners, vendors, board members and committee members, as well as Associa staff.

Duties include but not limited to:

• Supervise the operation and administration of the Association in accordance with management agreement and the Association's policies and procedures.
• Acts as or oversee the primary liaison with the Association Board of Directors and homeowners as needed.
• Perform/Direct administrative and management duties as requested by the Board of Directors and in accordance with the management agreement.
• Ensure Associa community management tools are being effectively developed and utilized such as annual calendar, action item list, resolution worksheets, timed agendas, RFP matrixes, committee charters, procurement procedures, FY operating budget, etc.
• Review monthly financial reports and ensure management summary is submitted to the association Board of Directors.
• Provide and/or oversee recommendations to the Association Board of Directors and committees regarding major capital expenditures as required to maintain the desired community appearance and operation.
• Monitor corporate and client delinquency rates and collections process for account portfolio.
• Attend Board meetings per the management agreement and community events as needed.
• Prepare Board packages according to established time frames.
• Ensure Board of Directors is aware of legal actions involving the Association.
• Maintain unit and contract files relating to the operations of the Association.
• Assist Board of Directors/ARB with architectural review process and/or routine inspections as necessary.
• Responsible for maintenance of C3 data base, including updating resident information.
• Responsible for routine and special project vendor management including procurement as well as performance evaluation as contracted.
• Responsible for oversight of Associa staff as contract provides.
• Coordinate and/or oversee inspection of building facilities and/or common area and arrange appropriate follow up actions as required.
• Oversee the AP process in accordance with Associa home office processes and procedures.
• Other duties as assigned.

Knowledge and Skills

• Knowledge of Microsoft Office products (Word, Excel, Outlook, etc.) at a proficient level.
• Knowledge of communities/property/real estate and homeowners associations.
• Knowledge of the role of the association board, the Community Association Manager, and how those roles interface with the requests of homeowners.
• Knowledge of typical business correspondence (grammar, structure, punctuation, spelling, etc.) at a proficient level.
• Knowledge of conflict resolution techniques at a proficient level.
• Professional communication skills (phone, interpersonal, written, verbal, etc.).
• Professional customer service skills.
• Self-motivated, proactive, detail oriented and a team player.
• Time management and time critical prioritization skills.

Education and Experience

• Associates Degree Required
• Bachelor's Degree Preferred
• 0 -- 3 Years of Community Association Experience

In Summary: The Community Manager I interacts with internal and external customers including homeowners, vendors, board members and committee members, as well as Associa staff . Supervise the operation and administration of the Association in accordance with management agreement and the Association's policies and procedures .

En Español: Resumen del trabajo

Un administrador comunitario I es responsable de la supervisión general de una asociación comunitaria.El director comunitario I interactúa con clientes internos y externos, incluidos los propietarios de viviendas, vendedores, miembros del consejo y comités, así como el personal de Associa.

Los derechos incluyen, entre otros:

• Supervisar el funcionamiento y la administración de la Asociación, de conformidad con los acuerdos de gestión y las políticas y procedimientos de la asociación.
• Actúa o supervisa el enlace principal con la Junta Directiva de la Asociación y los propietarios de viviendas según sea necesario.
• Exercer funciones administrativas y de gestión directas según lo solicitado por el Consejo de Administración y con arreglo al acuerdo de administración.
• Asegurar que se desarrollen y utilicen eficazmente las herramientas de gestión comunitaria de Associa como el calendario anual, la lista de puntos de acción, hojas de trabajo de resolución, agendas cronometradas, matrices de RFP, estatutos de los comités, procedimientos de adquisición, presupuesto operativo del año fiscal, etc.
• Revisar los informes financieros mensuales y garantizar que el resumen de la gestión se presente al Consejo de Administración de la asociación.
• Proporcionar y/o supervisar recomendaciones al Consejo de Administración y a los comités de la Asociación en relación con importantes gastos de capital, según sea necesario para mantener el aspecto y funcionamiento deseados por la comunidad.
• Monitorear las tasas de delincuencia corporativas y clientes y el proceso de cobro para la cartera de cuentas.
• Asistir a las reuniones del Consejo de Administración según el acuerdo de gestión y eventos comunitarios cuando sea necesario.
• Preparar los paquetes del tablero de acuerdo con los plazos establecidos.
• Asegurar que el Consejo de Administración esté al tanto de las acciones legales relacionadas con la Asociación.
• Mantener los ficheros unitarios y contractuales relativos a las operaciones de la Asociación.
• Asistir al Consejo de Administración/ARB en el proceso de revisión arquitectónica y/o inspecciones rutinarias según sea necesario.
• Responsable del mantenimiento de la base de datos C3, incluida la actualización de información sobre los residentes.
• Responsable de la gestión rutinaria y especial del proveedor de proyectos, incluidas las adquisiciones así como la evaluación del desempeño según lo contratado.
• Responsable de la supervisión del personal de Associa según lo dispuesto en el contrato.
• Coordinar y/o supervisar la inspección de las instalaciones del edificio o el área común, así como organizar acciones adecuadas de seguimiento según sea necesario.
• Supervisar el proceso de AP de acuerdo con los procesos y procedimientos de Associa en la oficina domiciliaria.
• Otras tareas según las asignadas.

Conocimiento y habilidades

• Conocimiento de los productos Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, etc.) a un nivel competente.
• Conocimiento de las comunidades/propiedades/inmuebles y asociaciones de propietarios.
• Conocimiento del papel de la junta de asociación y el gerente comunitario de asociaciones, así como cómo estos roles interactúan con las solicitudes de los propietarios.
• Conocimiento de la correspondencia comercial típica (gramática, estructura, puntuación, ortografía, etc.) a un nivel competente.
• Conocimiento de las técnicas de resolución de conflictos a un nivel competente.
• Habilidades profesionales de comunicación (telefónica, interpersonal, escrita, verbal, etc.).
• Habilidades profesionales de servicio al cliente.
• Auto-motivado, proactivo, orientado al detalle y un jugador de equipo.
• Habilidades de gestión del tiempo y prioridad crítica en el tiempo.

Educación y experiencia

• Se requiere un título de asociado
• Licenciatura preferida
• 0 a 3 años de experiencia en asociación comunitaria