Resident Relations Specialist (Overnight) Job at FirstService Residential in San
FirstService Residential, San Francisco, CA, United States
Job Overview
The Resident Relations Specialist (Overnight) supports the General Manager (“GM”) and/or the Resident Relations Supervisor/Resident Relations Lead by providing exceptional, responsive service to every resident or guest they encounter. The RRS is the interface who executes a variety of concierge/social/resident functions enhancing the resident experience at their property or community. While all on‑site positions promote and exude warm and helpful service, the RRS position specifically focuses on “Five‑Star” service excellence. The RRS is tasked with understanding residents expressed and unexpressed preferences and executing a full‑service hospitality platform under the direction of the GM. The RRS is customer focused with excellent interpersonal communication and organizational skills and has a “can do” attitude. He/she must understand and adopt all community management tools (communications mediums, Buildinglink, Access Control, Security etc.) daily to enhance the lifestyle of every resident.
The RRS supports and executes administrative tasks as directed by the Board of Directors and management. This position requires skilled representation (verbal, written, visual) at all times, with peak emphasis on delivering friendly, helpful and professional service to all residents, co‑workers and management.
Schedule: 40/hour a week Thursday‑Monday 10:30pm ‑7:00am
Compensation: $21‑22/hr
FirstService Residential will compensate the successful candidate in accordance with the posted range. The salary or wage paid to the successful candidate will be commensurate with experience, education, and specific job responsibilities. For positions designated at a client’s property, the salary or wage will also be premised upon the client’s directive. The base pay range is subject to change and may be modified in the future.
Your Responsibilities
- Identifies and clarifies residents expressed and unexpressed needs, answers questions and gives direction and instructions in a professional helpful manner.
- Answers the telephone within two rings, using correct salutations, personal identification and telephone etiquette.
- Takes, records and relays messages accurately, completely and legibly.
- Documents all pertinent information in resident logbook(s) throughout their shift.
- Responsible for all package distribution (incoming and outgoing) for the property and insures all are logged into Buildinglink when received and signed for when picked up.
- Monitors all property access points (gates, garages, doors, elevators, pool) through the operation of Closed‑Circuit Television where applicable. Reports all suspicious activity to proper authority to ensure continued resident safety.
- Complies with service expectations and company standards as well as policies and procedures.
- Accommodates Resident requests expediently and courteously within 24 hours of initial call. Follows up with person assigned to task and Resident to ensure completion of the request.
- Attends and participates in designated meetings or functions as required by the General Manager or the Board of Directors.
- Maintains a list of residents needing special assistance in case of an emergency and is an active member on the emergency response team.
- Informs all vendors of building rules and regulations.
- Assists with move‑in questions new residents may have and redirects them should they need to refer to a different department.
- Assures all visitors are registered and authorized by homeowner to be on property.
- Assures all pets, vehicles, motorcycles and bicycles are properly registered and logged in Buildinglink.
- Ensures people sent downstairs to the valet parking garage have a valid parking ticket.
- Maintains complete knowledge and complies with the HOA’s policies and procedures.
- Maintains fresh organized workstations with necessary supplies throughout shift as well as administers the cleanliness of the building’s entrance and lobby.
- Maintains current vendor information to accommodate all resident requests.
- Stays current on notices sent from the HOA to different floors in lobby being worked on to answer any questions should residents’ approach.
- Makes accurate timekeeping and payroll entries each day in accordance with company policy.
- Completes daily tasks and projects assigned by supervisor and Director of Operations including, but not limited to, newspaper delivery, package audit and daily task page completion.
Skills & Experience
- High school diploma or equivalency required. College level courses in business or hospitality preferred.
- Will possess past Resident Services, Customer Service and/or Hospitality experience.
- Is highly organized and detailed oriented with a “can do” team player attitude.
- Has excellent communication and customer service skills and is administratively strong.
- Is proficient in MS Office with the willingness and ability to learn company internal software.
- Is able to multitask while working at times under pressure and in a diverse environment.
- Must be passionate about providing our residents exemplary customer service at all times.
- Ensures uniform and personal appearance are clean and professional at all time while maintaining a pleasant demeanor.
- Demonstrates consistent effective written, verbal and listening communication skills.
- Demonstrates problem‑solving abilities independently and responsibly.
- Has the ability to quickly adapt to change both in client needs and policies and procedures which have been implemented by management and the HOA Board of Directors.
- Able to work independently and as a team and prioritizes daily workload efficiently and professionally.
- Receptive to receiving constructive feedback regarding personal performance for professional development.
- Must work effectively with co‑workers, residents and others by sharing ideas in a constructive and positive manner; listens to and objectively considers ideas and suggestions; keeps commitments and keeps others well informed of work progress, timetables and issues; address’s problems and issues constructively to find mutually acceptable and practical business solution; address’s others by name, title or other respectful identifier.
- Must be flexible in work schedule which may include AM/PM shifts, weekends and holidays.
Physical Requirements And Working Environment
The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
- Must be mobile enough to move about the facilities, including up and down stairs and recreational areas and navigate uneven surfaces.
- Must be able to lift up to 25 pounds.
- Must be able to sit and stand for extended periods of time.
- Must have finger dexterity for typing/using a keyboard.
- Must be able to actively talk and listen to clients, vendors, co‑workers and supervisors.
The work environment characteristics are normal office conditions. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
Overtime may be required from time‑to‑time, based on business needs and as approved by supervisor. Consistent and regular attendance required.
What We Offer
- Medical, dental, and vision plans (full time and part time 30+ hours)
- Part time 20+ hours qualify for dental and vision
- 401K match
- Time off including vacation, sick, and company paid holidays
- Pet insurance available
- Tuition reimbursement
- Legal services
- Free emotional wellbeing and daily life assistance support for all associates
- Domestic partner coverage
- Health savings account
- Flexible spending account
About Us
FirstService Residential transforms the property management landscape by providing professional association management services to over 9,000 residential communities across the United States and Canada.
Our dedication to associate satisfaction and growth is recognized by our Great Place to Work certification, exemplifying our commitment to fostering a positive and inclusive workplace culture. Our 19,000 associates can count on competitive salaries, top‑tier medical, dental, and retirement benefits, career training, and support for continued professional development.
Experience exceptional service with a fulfilling career in property management with FirstService Residential.
To learn more about our company and culture, please visit www.fsresidential.com/california
Disclaimer
The above information in this description has been designed to indicate the general nature and level of work performed by employees within this classification. It is not designed to contain or be interpreted as a comprehensive inventory of all duties, responsibilities, and qualifications required of employees assigned to this job. This is not an all‑inclusive job description; therefore, management has the right to assign or reassign schedules, duties, and responsibilities to this job at any time.
FirstService Residential is an equal opportunity employer committed to a diverse and inclusive workforce. Applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex (including pregnancy), age, sexual orientation, national origin, marital status, parental status, ancestry, disability, gender identity, veteran status, genetic information, other distinguishing characteristics of diversity and inclusion, or any other protected status.
Qualified applicants with arrest and/or conviction records will be considered for employment in a manner consistent with federal and state laws, as well as applicable local ordinances. All offers of employment with FirstService Residential are contingent upon a satisfactory background check.
Automated Employment Decision Tool (AEDT) Usage
We may utilize an Automated Employment Decision Tool (AEDT) in connection with the assessment or evaluation of candidates. The AEDT is designed to assist in objectively evaluating candidate qualifications based on specific job‑related characteristics.
Job Qualifications and Characteristics Assessed
The AEDT evaluates candidates based on job qualifications and characteristics pertinent to the role, including skills, experience, and competencies relevant to the position requirements. These qualifications are determined by the unique needs of each role within our company.
Alternative Selection Process or Reasonable Accommodations
Candidates who require an alternative selection process or a “reasonable accommodation,” as defined under applicable disability laws, may make a request through our designated contact channel national_recruiting@fsresidential.com.
Requesting Information About the AEDT - NYC Local Law 144
Candidates who reside in New York City and are subject to NYC Local Law 144 may request information about the AEDT, including details on the type of data collected, the sources of such data, and our data retention policies. To submit a request, please contact us at national_recruiting@fsresidential.com; we will respond in accordance with Local Law 144, within 30 days.
#J-18808-Ljbffr
En Español:
Descripción general del trabajo
El Especialista en Relaciones con Residentes (Overnight) apoya al Gerente General (GM) y/o al Supervisor de relaciones con residentes (Resident Relations Supervisor) proporcionando un servicio excepcional y sensible a cada residente o huésped que encuentren. El RRS es la interfaz que ejecuta una variedad de funciones de concierge/sociales/residentes que mejoran la experiencia del residente en su propiedad o comunidad. Mientras que todas las posiciones en el lugar promueven y emiten un servicio cálido y útil, la posición de RRS se centra específicamente en la excelencia del servicio de Five-Star. La RRS tiene la tarea de comprender las preferencias expresadas y no expresadas de los residentes y ejecutar una plataforma de hospitalidad de servicio completo bajo la dirección del GM.
El RRS apoya y ejecuta tareas administrativas según las instrucciones del Consejo de Administración y de la Dirección.Esta posición requiere una representación cualificada (verbal, escrita, visual) en todo momento, con gran énfasis en ofrecer un servicio amistoso, útil y profesional a todos los residentes, compañeros de trabajo y la dirección.
El horario: 40 horas a la semana jueves-lunes 10:30pm-7:00am
Compensación: $21-22 por hora
FirstService Residential compensará al candidato exitoso de acuerdo con el rango publicado. El salario o salario que se pague al candidado exitoso será proporcional a la experiencia, la educación y las responsabilidades laborales específicas. Para los puestos designados en la propiedad de un cliente, el salario u salario también se basará en la directiva del cliente. El rango salarial base está sujeto a cambios y puede modificarse en el futuro.
Sus responsabilidades
- Identifica y aclara las necesidades expresadas y no expresadas de los residentes, responde preguntas y da orientación e instrucciones de una manera útil profesional.
- Responde al teléfono dentro de dos anillos, usando saludos correctos, identificación personal y etiqueta telefónica.
- Toma, registra y transmite mensajes con precisión, completa y legible.
- Documenta toda la información pertinente en el diario de los residentes durante todo su turno.
- Responsable de toda distribución de paquetes (entrante y saliente) para la propiedad y seguros todos están conectados a Buildinglink cuando se reciben y firmar para cuando se recogen.
- Supervisa todos los puntos de acceso a la propiedad (puertas, garajes, puertas, ascensores, piscina) mediante el funcionamiento de la televisión de circuito cerrado cuando proceda.
- Se ajusta a las expectativas de servicio y a las normas de la empresa, así como a las políticas y procedimientos.
- Accomodates Resident solicita de manera oportuna y cortés dentro de las 24 horas de la llamada inicial.
- Asiste y participa en reuniones o funciones designadas según lo exija el Director General o el Consejo de Administración.
- Mantenga una lista de residentes que necesitan asistencia especial en caso de emergencia y es miembro activo del equipo de respuesta a emergencias.
- Informará a todos los vendedores de las reglas y reglamentos de construcción.
- Asiste con las preguntas de mudanza que puedan tener los nuevos residentes y los redirecciona si necesitan referirse a un departamento diferente.
- Asegura que todos los visitantes están registrados y autorizados por el propietario para estar en la propiedad.
- Asegura que todas las mascotas, vehículos, motocicletas y bicicletas estén debidamente registradas y registradas en Buildinglink.
- Asegura que las personas enviadas abajo al garaje de estacionamiento tengan un boleto válido.
- Mantiene un conocimiento completo y cumple con las políticas y procedimientos de la HOA.
- Mantiene nuevas estaciones de trabajo organizadas con los suministros necesarios durante todo el turno, así como administra la limpieza de la entrada y el vestíbulo del edificio.
- Mantenga la información actual del proveedor para satisfacer todas las solicitudes de los residentes.
- Se mantiene informado sobre los avisos enviados desde la AAE a los diferentes pisos del lobby en el que se trabaja para responder a cualquier pregunta si los residentes se acercan.
- Realiza un cronograma exacto y entradas de nómina todos los días de acuerdo con la política de la empresa.
- Cumple tareas y proyectos diarios asignados por el supervisor y el director de operaciones, incluida, entre otras cosas, la entrega de periódicos, la auditoría de paquetes y la finalización diaria de las páginas de tareas.
Habilidades y experiencia
- Se requiere un diploma de secundaria o equivalente, se prefieren cursos universitarios en negocios o hospitalidad.
- Tendrá experiencia previa en Servicios de Residentes, Servicio al Cliente y/o Hospitalidad.
- Está muy organizado y orientado a detalles con una actitud de jugador de equipo.
- Tiene excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente y es administrativamente fuerte.
- Es competente en MS Office con la voluntad y la capacidad de aprender software interno de la empresa.
- Es capaz de realizar múltiples tareas mientras trabaja a veces bajo presión y en un entorno diverso.
- Debe ser apasionado de proporcionar a nuestros residentes un servicio al cliente ejemplar en todo momento.
- Asegura que la apariencia uniforme y personal sea limpia y profesional en todo momento manteniendo un comportamiento agradable.
- Demostrar habilidades de comunicación escritas, verbales y auditivas efectivas consistentes.
- Demostrar habilidades de resolución de problemas de forma independiente y responsable.
- Tiene la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios tanto en las necesidades de los clientes como en las políticas y procedimientos que han sido implementados por la dirección y el Consejo de Administración de HOA.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo y priorizar la carga de trabajo diaria de manera eficiente y profesional.
- Receptivo a recibir comentarios constructivos sobre el rendimiento personal para el desarrollo profesional.
- Trabajar eficazmente con los compañeros de trabajo, los residentes y otros mediante el intercambio de ideas de una manera constructiva y positiva; escuchar y considerar objetivamente las ideas y sugerencias; mantener los compromisos y mantener a los demás bien informados del progreso del trabajo, horarios y cuestiones; abordar los problemas y cuestiones de forma constructiva para encontrar una solución empresarial mutuamente aceptable y práctica; dirigirse a otros por nombre, título u otro identificador respetuoso.
- Debe ser flexible en el horario de trabajo que puede incluir los turnos AM/PM, los fines de semana y días festivos.
Requisitos físicos y entorno de trabajo
Las exigencias físicas aquí descritas son representativas de las que debe satisfacer un empleado para poder desempeñar con éxito las funciones esenciales de este trabajo.
- Debe ser lo suficientemente móvil como para moverse por las instalaciones, incluyendo escaleras arriba y abajo y áreas recreativas y navegar por superficies desiguales.
- Debe ser capaz de levantar hasta 25 libras.
- Debe ser capaz de sentarse y pararse durante largos períodos de tiempo.
- Debe tener destreza de los dedos para escribir/usar un teclado.
- Debe ser capaz de hablar y escuchar activamente a los clientes, proveedores, compañeros de trabajo y supervisores.
Las características del entorno de trabajo son las condiciones normales de la oficina y se pueden hacer adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales.
Las horas extras pueden exigirse de vez en cuando, en función de las necesidades empresariales y según lo apruebe el supervisor.
Lo que ofrecemos
- Planes médicos, dentales y de visión (a tiempo completo y a tiempo parcial 30+ horas)
- A tiempo parcial 20+ horas calificadas para la odontología y la visión
- Compatibilidad de 401K
- Tiempo libre, incluyendo vacaciones, enfermos y vacaciones pagadas por la compañía
- Seguro de mascotas disponible
- Reembolso de las matrículas
- Servicios jurídicos
- Bienestar emocional gratuito y apoyo a la vida diaria para todos los asociados
- Cobertura de los socios nacionales
- Cuenta de ahorro sanitario
- Cuenta de gastos flexible
Sobre nosotros
FirstService Residential transforma el panorama de la gestión inmobiliaria proporcionando servicios de gestión de asociaciones profesionales a más de 9.000 comunidades residenciales en los Estados Unidos y Canadá.
Nuestra dedicación a la satisfacción y el crecimiento asociados es reconocida por nuestra certificación Great Place to Work, que ejemplifica nuestro compromiso de fomentar una cultura laboral positiva e inclusiva. Nuestros 19.000 asociados pueden contar con salarios competitivos, beneficios médicos, dentales y de jubilación de primer nivel, capacitación profesional y apoyo para el desarrollo profesional continuo.
Experiencia de servicio excepcional con una carrera satisfactoria en gestión inmobiliaria con FirstService Residential.
Para obtener más información sobre nuestra empresa y cultura, visite www.fsresidential.com/california
Descargo de responsabilidad
La información anterior en esta descripción ha sido diseñada para indicar la naturaleza general y el nivel de trabajo realizado por los empleados dentro de esta clasificación. No está diseñado para contener o interpretarse como un inventario exhaustivo de todos los deberes, responsabilidades y calificaciones requeridas de los trabajadores asignados a este puesto de trabajo. Esta no es una descripción de trabajo integral; por lo tanto, la dirección tiene derecho a asignar o reasignar horarios, tareas y responsabilidades a este trabajo en cualquier momento.
FirstService Residential es un empleador de igualdad de oportunidades comprometido con una fuerza laboral diversa e inclusiva. Los solicitantes recibirán consideración para el empleo sin tener en cuenta la raza, el color, la religión, el sexo (incluyendo el embarazo), la edad, la orientación sexual, el origen nacional, el estado civil, el estatus parental, la ascendencia, la discapacidad, la identidad de género, el status de veterano, la información genética, otras características distintivas de diversidad e inclusión, o cualquier otro estatus protegido.
Los solicitantes calificados con antecedentes de arresto y/o condena serán considerados para el empleo de una manera consistente con las leyes federales y estatales, así como con las ordenanzas locales aplicables.
Utilización de la herramienta automática de decisión de empleo (AEDT)
Podemos utilizar una herramienta de decisión automática del empleo (AEDT) en relación con la evaluación o evaluación de los candidatos.
Qualificaciones y características del trabajo evaluados
El AEDT evalúa a los candidatos en función de las cualificaciones laborales y de las características pertinentes al puesto, incluidas las habilidades, la experiencia y las competencias pertinentes a los requisitos del puesto.
Proceso alternativo de selección o alojamiento razonable
Los candidatos que requieran un proceso de selección alternativo o un alojamiento razonable, según lo definido por las leyes aplicables sobre discapacidad, pueden hacer una solicitud a través de nuestro canal de contacto designado national_recruiting@fsresidential.com.
Solicitud de información sobre el AEDT - Ley Local de Nueva York 144
Los candidatos que residen en la ciudad de Nueva York y están sujetos a la Ley Local 144 de NYC pueden solicitar información sobre el AEDT, incluidos detalles sobre el tipo de datos recopilados, las fuentes de dichos datos y nuestras políticas de retención de datos. Para enviar una solicitud, póngase en contacto con nosotros en national_recruiting@fsresidential.com; responderemos de acuerdo con la ley local 144, dentro de los 30 días.
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