Mediabistro logo
job logo

Franklin Companies is hiring: Assistant Community Manager in San Antonio

Franklin Companies, San Antonio, TX, United States


Description

The Assistant Community Manager is a property management position that is responsible for the overall performance of assigned community or communities. Areas of responsibility includes; a) financial management b) appearance and resident relations c) day-to-day operations of the community d) management office and assigned staff. The Community Manager may be responsible for several affordable regulated programs. Regulatory compliance and the ability to understand each program is important. Ensures high performance and customer service delivery consistent with the agency's mission, vision, and values.

Examples of Duties:

The position duties and responsibilities listed below describe the general nature and scope of work. Other responsibilities, duties, and skills may be required and assigned, as needed. These essential functions require presence in the workplace on a regular basis and regular attendance must be maintained.
  • Inspects property on a daily basis to ensure all aspects of the property and curb appeal meet standards.
  • Renders the community curb appeal in a condition that is enticing to client traffic and exceeds the neighborhood market.
  • Inspects aged and/or selected vacancies on a weekly basis to monitor upkeep and ensure make-ready standards are being met.
  • Monitors occupancy and advises Supervisor of any problems areas.
  • Oversees and manages the details of apartment turnarounds and contractor work.
  • Ensures compliance with existing policy for apartment turnaround times.
  • Maintains collections above the minimum standards established by the housing authority or in accordance with the guidance provided by the Housing Director.
  • Maintains and updates the Status Board, Ready Board, and On Notice Board, if applicable.
  • Reviews all requests for transfer, walks units as required; and ensures a resident history review is completed by management prior to transfer being approved.
  • Coordinates, prepares and submits marketing reports as requested by the supervisor; including but not limited to the following: weekly traffic reports, weekly occupancy reports, captured percentages and weekly management reports.
  • Maintains approved budgets and requests the appropriate approval for all needed budget deviations.
  • Inspects apartment upon move out; determine charges (if any) to resident.
  • Consults with supervisor on any repairs or replacements over $500.
  • Prepares and submits budget variance reports, executive summaries, budget forecasts and month-end accounting and rent reports.
  • Trains, manages, and counsels on-site staff. Consults with supervisor regarding special circumstances or issues that should be elevated to a higher authority.
  • Analyzes monthly performance and budgeted projections, discusses strategies with assigned supervisor and communicates to others as needed or requested.
  • Communicates through weekly staff meetings the strategy changes for the coming week, short and long term goals for community operation.
  • Establish schedules of on-site leasing personnel, service technicians, groundskeepers.
  • Ensures proper coverage during office hours. Coordinates and approves PTO requests.
  • Conducts annual employee performance reviews; makes recommendations for assigned staff's merit increases, promotions and performance evaluations as necessary.
  • Performs other related duties as assigned.
Behavioral Competencies:

This position requires the incumbent to exhibit the following behavioral skills:

Leadership: Provides direction to people and/or projects by clearly and effectively setting course of action for the department, staff, and tasks; manages the planning, execution, and achievement of department goals by providing regular communication to staff and stakeholders.

Commitment: Sets high standards of performance; pursues aggressive goals and works hard/smart to achieve them; strives for results and success; conveys a sense of urgency and brings issues to closure; and persists despite obstacles and opposition.

Customer Service: Meets/exceeds the expectations and requirements of internal and external customers; identifies, understands monitors and measures the needs of both internal and external customers; talks and acts with customers in mind; and recognizes working colleagues as customers.

Effective Communication: Ensures important information is passed to those who need to know; conveys necessary information clearly and effectively orally or in writing; demonstrates attention to, and conveys understanding of, the comments and questions of others; and listens effectively. Demonstrates the ability to develop audiovisual presentations to both internal and external audiences.

Responsiveness and Accountability: Demonstrates a high level of conscientiousness; holds oneself personally responsible for one's own work; and does fair share of work.

Teamwork: Balances team and individual responsibilities; exhibits objectivity and openness to others' views; gives and welcomes feedback; contributes to building a positive team spirit; puts success of team above own interests; supports everyone's efforts to succeed; attends, supports, and participates in all team building exercises and events.

Continuous Improvement and Innovation: Seeks the continuous improvement of technological business processes and services; explores out-of-the-box methods and is open to experimenting with new ideas; uses data, knowledge, and strategic decision-making to generate new and innovative solutions.

Typical Qualifications

Education and Experience:
  • Bachelor's Degree in Business Administration, Social Services, or related field. Experience in lieu of a degree will be considered on an individual basis.
  • One (1) year of experience in property management or related field.
  • One (1) year of property management marketing experience required.
  • Must be flexible and available to work a flexible schedule which may include weekends, depending on the needs of the community and upon the directive of the Supervisor.
  • Successful completion of a criminal history background check, education, and work history verification, and drug screening test.
Preferred Requirements:
  • Certified Apartment Manager.
  • Certified Occupancy Specialist (COS).
  • Tax Credit Specialist (TCS) .
  • Four (4) years of property management.
  • Onesite and/or Yardi property management software experience.
  • Experience with Google Drive, Gmail, Docs, Sheets, and Slides.
License and Certifications:
  • Class 'C' driver's license at the time of placement and proper insurance coverage.
  • Must complete certification as a Certified Occupancy Specialist and/or Tax Credit Specialist within first year of employment.
  • Must have the ability to earn certifications as required by assigned tasks (i.e. Certified Apartment Manager, etc.)
Technical Skills:

To perform this job successfully, the employee should have:
  • Understands the Mission, Vision, and Values of the Company, and directs work within these guiding principles and operational framework.
  • Knowledge of office practices, procedures and customer service principles.
  • Knowledge and ability to perform proficient mathematical functions.
  • Ability to use interpersonal skills using tact, diplomacy, patience and courtesy.
  • Ability to maintain filing and record keeping system, including document imaging.
  • Ability to perform basic clerical skills.
  • Ability to communicate verbally and in writing.
  • Ability to operate office machines and equipment such as PC, copiers, and printers.
  • Ability to work cooperatively, harmoniously and respectfully with co-workers, supervisors, public and customers.
  • Ability to perform a variety of clerical duties involving typing, filing and maintaining records or reports in support of a special program or department function.
  • Ability to handle multiple tasks and priorities with interruptions.
  • Ability to deal with a variety of people with diverse backgrounds.
  • Ability to effectively plan and organize workload.
  • Ability to perform data entry efficiently and accurately.
  • Ability to meet schedules and time lines.
Physical Demands:

The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

To perform this job successfully, the employee is frequently required to remain in a stationary position. Daily movements include sitting; standing; operating computers and other office equipment; moving about the office; and attending onsite and offsite meetings. The employee must be able to communicate via email and verbally via telephone. The employee must occasionally transport up to 25 pounds.

Work Environment:

The work environment characteristics described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
  • Office environment.
  • Driving a vehicle to conduct work.
  • Work Monday through Friday; some Saturday's maybe required, hours to be determined.
  • Hearing and speaking to exchange information in person or on the telephone.
  • Seeing to read a variety of materials and to drive.
  • Dexterity of hands and fingers to operate a computer keyboard.
  • Sitting for extended periods of time.
  • Operate mailing and other equipment.
  • Contact with dissatisfied or abusive individuals.
Office environment
  • The noise level in the work environment is usually moderate.
  • High level of interaction with external/internal clients.
  • May be required to work at different properties or sites for interim periods to support business needs.
Outside environment
  • Subject to environmental elements when conducting visits to various sites or participating in outside events.

Disclaimer

The above information on this description has been designed to indicate the general nature and level of work performed by employees within this classification. It is not designed to contain or be interpreted as a comprehensive inventory of all duties, responsibilities and qualifications required of employees assigned to this job.

This position specification is not an employment agreement or contract. Management has the exclusive right to alter this position specification at any time, without notice.

The Artisan communities are managed by Franklin Apartment Management. Franklin Apartment Management specializes in multi-family communities. Check us out at www.artisanapts.com

JOB CODE: Artisan on the Bluff

In Summary: The Assistant Community Manager is a property management position that is responsible for the overall performance of assigned communities . Areas of responsibility includes; a) financial management b, appearance and resident relations c) day-to-day operations of the community . The Community Manager may be responsible for several affordable regulated programs .

En Español: Descripción

El Administrador Comunitario Asistente es un cargo de administración de propiedades que es responsable del desempeño general de una comunidad o comunidades asignadas. Las áreas de responsabilidad incluyen: a) gestión financiera b) apariencia y relaciones con los residentes c) operaciones diarias de la comunidad d) oficina de dirección y personal asignado.

Ejemplos de deberes:

Las funciones y responsabilidades que se enumeran a continuación describen la naturaleza general y el alcance del trabajo. Otras responsabilidades, tareas y habilidades pueden ser requeridas y asignadas según sea necesario.
  • Inspecciona la propiedad diariamente para asegurar que todos los aspectos de la propiedad y el recurso restringido cumplan con las normas.
  • Hace atraer a la comunidad en una condición que atrae al tráfico de clientes y excede el mercado del vecindario.
  • Inspección semanal de las vacantes en edad avanzada y/o seleccionadas para controlar el mantenimiento y garantizar que se cumplen los estándares preparados.
  • Monitorea la ocupación y asesora al Supervisor de cualquier área problemática.
  • Supervisa y gestiona los detalles de las transformaciones en apartamentos y el trabajo del contratista.
  • Garantiza el cumplimiento de la política vigente para los horarios de entrega del apartamento.
  • Mantendrá colecciones superiores a las normas mínimas establecidas por la autoridad de vivienda o en conformidad con las directrices proporcionadas por el Director de Viviendas.
  • Mantendrá y actualizará la Junta de Estatus, la junta preparada y la justa en notificación, si procede.
  • Revisa todas las solicitudes de transferencia, realiza unidades según sea necesario; y asegura que la administración complete una revisión del historial de los residentes antes de aprobar la transferencia.
  • Coordina, prepara y presenta informes de comercialización según lo solicite el supervisor; incluidos pero no limitados a los siguientes: reportes semanales de tráfico, informes semanales sobre la ocupación, porcentajes capturados e informes de gestión semanales.
  • Mantendrá los presupuestos aprobados y solicitará la aprobación adecuada para todas las desviaciones presupuestarias necesarias.
  • Inspecciona el apartamento al mudarse; determina los cargos (en su caso) para el residente.
  • Consulta con su supervisor sobre cualquier reparación o reemplazo superior a $500.
  • Preparará y presentará informes de variación presupuestaria, resúmenes ejecutivos, pronósticos presupuestarios e informes contables y alquiler del final del mes.
  • Entrena, dirige y asesora al personal en el lugar. Consulta con su supervisor sobre circunstancias especiales o cuestiones que deben ser elevadas a una autoridad superior.
  • Analiza el rendimiento mensual y las proyecciones presupuestadas, discute estrategias con el supervisor asignado y se comunica a otros según sea necesario o solicitado.
  • Comunica a través de reuniones semanales del personal los cambios en la estrategia para la próxima semana, objetivos a corto y largo plazo para el funcionamiento comunitario.
  • Establecer los horarios del personal de arrendamiento en el lugar, técnicos de servicio y guardianes.
  • Garantiza una cobertura adecuada durante las horas de oficina, coordina y aprueba las solicitudes del PTO.
  • Realiza revisiones anuales del desempeño de los empleados; hace recomendaciones para incrementos en el mérito, promociones y evaluaciones de rendimiento del personal asignado según sea necesario.
  • Realiza otras tareas relacionadas según lo asignado.
Competencias de comportamiento:

Esta posición requiere que el titular demuestre las siguientes habilidades de comportamiento:

Liderazgo: Proporciona orientación a las personas y/o proyectos estableciendo claramente y efectivamente el curso de acción del departamento, personal y tareas; gestiona la planificación, ejecución y logro de los objetivos del departamento proporcionando comunicación regular al personal y a las partes interesadas.

Compromiso: Establece altos estándares de rendimiento; persigue objetivos agresivos y trabaja duro/inteligente para lograrlos; se esfuerza por obtener resultados y éxito; transmite un sentido de urgencia y pone los problemas al final; persiste a pesar de los obstáculos y la oposición.

Servicio al cliente: Cumple/excede las expectativas y requisitos de los clientes internos y externos; identifica, entiende monitorea y mide las necesidades tanto internas como externas; habla y actúa con los clientes en mente; y reconoce a sus colegas que trabajan como clientes.

Comunicación eficaz: Garantiza la transmisión de información importante a quienes necesitan saberla; comunica con claridad y eficacia las informaciones necesarias, orales o por escrito; muestra atención y comprensión de los comentarios y preguntas de otros; escucha eficazmente. Demuestra la capacidad de desarrollar presentaciones audiovisuales tanto para el público interno como externo.

Responsabilidad y responsabilidad: Demuestra un alto nivel de conciencia; se considera personalmente responsable por su propio trabajo; y hace una parte justa del trabajo.

Trabajo en equipo: Equilibra las responsabilidades del equipo y de los individuos; exhibe objetividad y apertura a la opinión de otros; da y recibe comentarios; contribuye a construir un espíritu de equipo positivo; pone el éxito del equipo por encima de sus propios intereses; apoya los esfuerzos de todos para tener éxito; asiste, respalda y participa en todos los ejercicios y eventos de creación de equipos.

Mejora continua y innovación: Busca la mejora continua de los procesos y servicios empresariales tecnológicos; explora métodos fuera de la caja y está abierto a experimentar con nuevas ideas; utiliza datos, conocimientos y toma de decisiones estratégicas para generar soluciones nuevas e innovadoras.

Qualificaciones típicas

Educación y experiencia:
  • Licenciatura en Administración de Empresas, Servicios Sociales o campo relacionado.
  • Un (1) año de experiencia en gestión inmobiliaria o campo relacionado.
  • Se requiere un (1) año de experiencia en la comercialización de gestión inmobiliaria.
  • Deben ser flexibles y disponibles para trabajar un horario flexible que puede incluir fines de semana, dependiendo de las necesidades de la comunidad y de la directiva del supervisor.
  • Completar con éxito una comprobación de antecedentes penales, la educación y la verificación del historial laboral, así como pruebas de detección de drogas.
Requisitos preferentes:
  • Gerente de apartamentos certificado.
  • Especialista certificado en ocupación (COS).
  • Especialista en créditos fiscales (TCS).
  • Cuatro (4) años de gestión inmobiliaria.
  • Experiencia en el software de gestión inmobiliaria OneSite y/o Yardi.
  • Experiencia con Google Drive, Gmail, Documents, Sheets y Slides.
Licencias y certificaciones:
  • Licencia de conducir clase "C" en el momento de la colocación y cobertura adecuada del seguro.
  • Debe completar la certificación de especialista certificado en ocupación y/o especialista en créditos fiscales dentro del primer año de empleo.
  • Debe tener la capacidad de obtener certificaciones según lo requerido por las tareas asignadas (es decir, Gerente Certificado de Apartamentos, etc.)
Habilidades técnicas:

Para realizar con éxito este trabajo, el empleado debe tener:
  • Comprende la Misión, Visión y Valores de la Compañía y dirige el trabajo dentro de estos principios rectores y marco operativo.
  • Conocimiento de las prácticas, procedimientos y principios del servicio al cliente en la oficina.
  • Conocimiento y capacidad para realizar funciones matemáticas competentes.
  • Capacidad para utilizar las habilidades interpersonales mediante el tacto, la diplomacia, la paciencia y la cortesía.
  • Capacidad para mantener el sistema de archivo y registro, incluida la imagen de documentos.
  • Capacidad para desempeñar habilidades administrativas básicas.
  • Capacidad para comunicarse verbal y por escrito.
  • Capacidad para operar máquinas y equipos de oficina como PC, copiadoras e impresoras.
  • Capacidad para trabajar de manera cooperativa, armoniosa y respetuosa con compañeros de trabajo, supervisores, público y clientes.
  • Capacidad para realizar una variedad de tareas administrativas que implican escribir, archivar y mantener registros o informes en apoyo de un programa especial o función del departamento.
  • Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades con interrupciones.
  • Capacidad para hacer frente a una variedad de personas con orígenes diversos.
  • Capacidad para planificar y organizar eficazmente la carga de trabajo.
  • Capacidad para introducir datos de manera eficiente y precisa.
  • Capacidad para cumplir con horarios y líneas de tiempo.
Las exigencias físicas:

Las exigencias físicas aquí descritas son representativas de las que debe satisfacer un empleado para poder desempeñar con éxito las funciones esenciales del trabajo.

Para realizar este trabajo con éxito, a menudo se requiere que el empleado permanezca en una posición estacionaria. Los movimientos diarios incluyen sentarse; estar de pie; operar computadoras y otros equipos de oficina; moverse por la oficina; asistir a reuniones in situ y fuera del lugar.

Ambiente de trabajo:

Las características del entorno de trabajo descritas aquí son representativas de las que el empleado se encuentra al desempeñar las funciones esenciales de este empleo.
  • En el entorno de oficina.
  • Conducir un vehículo para realizar el trabajo.
  • Trabaja de lunes a viernes; algunos sábados pueden ser necesarios, horas para determinar.
  • Escuchar y hablar para intercambiar información en persona o por teléfono.
  • Ver para leer una variedad de materiales y conducir.
  • La destreza de las manos y los dedos para operar un teclado.
  • Sentarse durante largos períodos de tiempo.
  • Operación de correos y otros equipos.
  • Contacto con personas insatisfechas o abusivas.
Medio ambiente de oficina
  • El nivel de ruido en el entorno laboral suele ser moderado.
  • Alto nivel de interacción con clientes externos/internos.
  • Puede requerirse trabajar en diferentes propiedades o emplazamientos durante períodos intermedios para cubrir las necesidades empresariales.
Medio ambiente externo
  • Teniendo en cuenta los elementos ambientales cuando se realicen visitas a varios sitios o participen en eventos externos.

Descargo de responsabilidad

La información anterior sobre esta descripción ha sido diseñada para indicar la naturaleza general y el nivel del trabajo realizado por los empleados dentro de esta clasificación; no está destinada a contener o interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las tareas, responsabilidades y cualificaciones requeridas de los trabajadores asignados a este puesto.

Esta especificación no es un contrato de trabajo, la dirección tiene el derecho exclusivo a modificar esta especificación en cualquier momento y sin previo aviso.

Las comunidades artesanales son administradas por Franklin Apartment Management.

Artesanos en el Bluff