Mack & Associates is hiring: Executive Assistant / Event Planner in Chicago

Mack & Associates, Ltd.

This range is provided by Mack & Associates, Ltd. Your actual pay will be based on your skills and experience talk with your recruiter to learn more.

Base pay range

$90,000.00/yr - $110,000.00/yr

An expanding law firm is seeking an Executive Assistant / Event Planner to support their Chicago office while managing internal events and hospitality. The role is ideal for a highly organized, proactive professional who thrives in a fast-paced setting and brings precision, discretion, and creativity to events. The salary range is $90,000$110,000, with a comprehensive benefits package including Medical, Dental, Vision, FSA, Life Insurance, Disability Coverage, 401(k), and Commuter Benefits.

Responsibilities of the Executive Assistant / Event Planner:

• Coordinate and execute firm meetings, internal functions, and gatherings from planning through completion
• Manage logistics including venues, catering, vendors, room setup, and guest experience
• Oversee budgets, contracts, and vendor relationships related to firm functions and meetings
• Coordinate audiovisual needs and technology setup for meetings and presentations
• Lead on?site execution and address issues in real time to ensure smooth operations
• Supervise and direct support staff or service providers involved in meetings and firm functions
• Assess outcomes and recommend improvements for future initiatives

Qualifications of the Executive Assistant / Event Planner:

• Demonstrated experience coordinating internal firm meetings and functions in an in?house setting
• Minimum of 5 years of relevant experience in event and meeting planning
• Exceptional organizational and time?management skills with the ability to manage competing priorities
• Strong written and verbal communication skills
• Proven ability to manage budgets, vendors, and contractual agreements
• High level of professionalism, discretion, and attention to detail
• Ability to work flexible hours as needed to support firm meetings and initiatives
• Comfortable operating in a fast?paced, hands?on environment; familiarity with audiovisual or meeting technology is a plus

Seniority level

Not Applicable

Employment type

Full?time

Job function

Administrative

Industry

Law Practice

Location

Chicago, IL

#J-18808-Ljbffr

In Summary: An expanding law firm is seeking an Executive Assistant / Event Planner to support their Chicago office while managing internal events and hospitality . The role is ideal for a highly organized, proactive professional who thrives in a fast-paced setting and brings precision, discretion, and creativity to events . The salary range is $90,000$110,000, with a comprehensive benefits package .

En Español:

Mack & Associates, Ltd.

Esta gama es proporcionada por Mack & Associates, Ltd. Su salario real se basará en sus habilidades y experiencia hablar con su reclutador para aprender más.

Rango salarial de base

$90.000.00/año - $110,000.00 / año

Un bufete de abogados en expansión está buscando un Asistente Ejecutivo / Planificador de Eventos para apoyar su oficina de Chicago mientras maneja eventos internos y hospitalidad. El papel es ideal para un profesional altamente organizado y proactivo que prospera en un entorno acelerado y aporta precisión, discreción y creatividad a los acontecimientos.

Responsabilidades del asistente ejecutivo / planificador de eventos:

• Coordinar y ejecutar reuniones de empresas, funciones internas y encuentros desde la planificación hasta su finalización
• Gestionar la logística que incluye lugares, restauración, vendedores, configuración de habitaciones y experiencia para los huéspedes
• Supervisar presupuestos, contratos y relaciones con los proveedores relacionados con las funciones y reuniones de la empresa
• Coordinar las necesidades audiovisuales y la configuración tecnológica para reuniones y presentaciones
• Dirigir la ejecución en el lugar y abordar los problemas en tiempo real para garantizar una operación fluida
• Supervisar y dirigir al personal de apoyo o a los proveedores de servicios involucrados en reuniones y funciones firmes
• Evaluar los resultados y recomendar mejoras para futuras iniciativas

Qualificaciones del asistente ejecutivo / organizador de eventos:

• Experiencia demostrada en la coordinación de reuniones y funciones internas de las empresas en un entorno interno
• Un mínimo de 5 años de experiencia relevante en la planificación de eventos y reuniones
• Habilidades excepcionales de organización y gestión del tiempo con capacidad para gestionar prioridades competitivas
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Capacidad comprobada para gestionar presupuestos, proveedores y acuerdos contractuales
• Alto nivel de profesionalidad, discreción y atención al detalle
• Capacidad de trabajar horas flexibles según sea necesario para apoyar reuniones e iniciativas firmes
• Comodidad para operar en un entorno acelerado y práctico; familiaridad con la tecnología audiovisual o de reuniones es una ventaja

Nivel de antigüedad

No se aplica

Tipo de empleo

¿A tiempo completo?

Función del trabajo

Administración

Industria

Práctica legal

Localización

Chicago, Estados Unidos

#J-18808-Ljbffr