Air Travel Specialist Job at Landmark Incentive Marketing in Chicago

The Group Air Transportation Agent is responsible for working directly with our Manager of Air, Account Executives and Program Managers. This is a skilled position with a team of highly experienced incentive travel planners. This position will be fast -paced and a great opportunity for a unique exposure to the incentive travel and hospitality industry. You are expected to be an excellent multi-tasker with good organizational skills and outstanding customer service.

Department: Travel Department

Reports To: Manager of Air Planning And Purchasing

Responsibilities Include:

• Program managing for assigned files from time of transition through to post-trip meeting
• Booking Airline reservations for programs assigned, utilizing Sabre GDS system
• Delivering outstanding customer service over the telephone and via email
• Issue tickets according to airline contracts and IATA rules and within established time frames. Update ARC payment data in Triptrak for accountings financials
• Tracking all your financial expenses for all tickets purchased, including all charges done by companys credit card usage
• Monitor all flights as assigned, and work with airlines and TDs to resolve misconnect and cancellations by providing protection on alternate flights, and resolve problems as, or even before they occur. Keep TDs up-to-date status of all flights and passengers
• Adhere to all deadlines and turnaround times
• Attend regular meetings, and complete reports with all pertinent air details including cost per person air average
• Work independently and report to Air department manager on weekly basis regarding your work program process
• Protect the confidential information of both LANDMARK and the client
• Enter all data pertaining to a programs airline travel into Triptrak (Landmarks proprietary software) to effectively create various reports
• Interact with Operations to ensure all air information is updated and accurate. Reconcile passenger names and all flight data before ticketing
• Assumes and performs other duties and responsibilities not specifically outlined herein, as requested

Job Skills Required:

• Minimum of 2 years SABRE GDS experience working within the travel industry
• Understanding of and ability to do all ticketing, exchange, void, and refund transactions
• Understanding of different types of airline contracts and fares
• Ability to forecast group airfares for future group quotes based on research and experience
• Ability to handle multiple tasks and programs simultaneously
• Strong and professional detail-oriented with excellent verbal, written, and organizational skills
• Positive attitude
• Proficient in Microsoft Word, Access, Outlook and Excel
• Strong organizational and interpersonal skills
• Strong critical thinking ability
• Problem solving skills
• Must be able to take direction and work well with others


Job Type: Full-time
• 401(k)
• Employee discount
• Health insurance
• Life insurance
• Paid time off


Schedule: Monday to Friday
Work Location: In person Chicago, IL 60606

#J-18808-Ljbffr

In Summary: The Group Air Transportation Agent is responsible for working directly with our Manager of Air, Account Executives and Program Managers . This is a skilled position with a team of highly experienced incentive travel planners . The position will be fast-paced and a great opportunity for a unique exposure to the incentive travel and hospitality industry .

En Español:

El Agente de Transporte Aéreo del Grupo es responsable de trabajar directamente con nuestro Gerente de Viajes aéreos, ejecutivos de cuentas y gerentes de programas. Este es un puesto calificado con un equipo de planificadores de viajes de incentivos altamente experimentados.

Departamento: Departamento de viajes

Los informes a: Gerente de Planificación y Compras Aéreas

Las responsabilidades incluyen:

• Gestión de programas para archivos asignados desde el momento de transición hasta la reunión posterior al viaje
• Reservar reservas de aerolíneas para programas asignados, utilizando el sistema Sabre GDS
• Proveer un excelente servicio al cliente por teléfono y correo electrónico
• Emitir boletos de acuerdo con los contratos de aerolíneas y las reglas de la IATA y dentro de los plazos establecidos. Actualizar datos de pagos ARC en Triptrak para finanzas contables
• El seguimiento de todos los gastos financieros para todas las entradas compradas, incluidos todos los cargos realizados por el uso de tarjetas de crédito de la empresa
• Monitorear todos los vuelos según lo asignado, trabajar con las aerolíneas y TDs para resolver errores de conexión y cancelaciones proporcionando protección en vuelos alternativos y solucionar problemas a medida que ocurren o incluso antes.
• Sostenerse a todos los plazos y tiempos de respuesta
• Asistir a reuniones regulares y completar informes con todos los detalles pertinentes del aire, incluido el costo por persona de la media aérea
• Trabaje de forma independiente y informe semanalmente al director del departamento aéreo sobre el proceso de su programa de trabajo
• Proteger la información confidencial tanto de LANDMARK como del cliente
• Introduzca todos los datos relacionados con un programa de viajes aéreos en Triptrak (software propietario Landmarks) para crear eficazmente varios informes
• Interactúa con las operaciones para asegurarse de que toda la información aérea está actualizada y exacta.
• Asume y desempeña otras funciones y responsabilidades no especificadas en el presente documento, según lo solicitado.

Se requieren habilidades laborales:

• Experiencia mínima de 2 años en SABRE GDS trabajando en la industria del turismo
• Comprensión y capacidad para realizar todas las transacciones de venta, intercambio, anulación y reembolso
• Comprensión de los diferentes tipos de contratos y tarifas aéreas
• Capacidad de pronosticar las tarifas aéreas grupales para futuras cotizaciones grupal basándose en la investigación y la experiencia
• Capacidad para manejar múltiples tareas y programas simultáneamente
• Fuerte y profesional orientada a los detalles con excelentes habilidades verbales, escritas y organizativas
• La actitud positiva
• Proficiencia en Microsoft Word, Access y Excel
• Habilidades organizativas y interpersonales fuertes
• Una fuerte capacidad de pensamiento crítico
• Habilidades para resolver problemas
• Debe ser capaz de tomar la dirección y trabajar bien con los demás


Tipo de trabajo: a tiempo completo
• 401 (k)
• Descuento para los empleados
• Seguros de salud
• Seguro de vida
• Tiempo libre pagado


Horario: de lunes a viernes
Lugar de trabajo: en persona Chicago, IL 60606

#J-18808-Ljbffr