Jobot is hiring: Front Office Senior Administrator in Los Angeles County
Jobot, Los Angeles County, CA, United States
Exciting full time Medical Administrator role! This Jobot Job is hosted by: Chandler Kane Are you a fit? Easy Apply now by clicking the "Apply Now" button and sending us your resume. Salary: $60,000 - $70,000 per year A bit about us: At our practice, we are dedicated to delivering exceptional, patient-centered care in the field of plastic and reconstructive surgery. With a focus on precision, artistry, and compassion, we specialize in advanced surgical and non-surgical techniques designed to restore form and function while enhancing natural beauty. Our team is committed to creating a supportive and empowering environment where each patient’s goals, comfort, and safety are our top priorities. From consultation through recovery, we strive to provide a seamless, personalized experience rooted in clinical excellence and aesthetic integrity. Why join us? If you are looking for an opportunity to contribute to a dynamic team while developing your administrative skills, we encourage you to apply for the Office Administrator position. Job Details Job Details: We are on the hunt for a dynamic and experienced Front Office Senior Administrator to join our fast-paced, ever-evolving team. This is a permanent position that requires a proactive, organized, and service-oriented professional. You will be the first point of contact for our clients and visitors, playing a crucial role in establishing a positive company image. Your role will involve a wide range of activities including coordination, administration, and office management. This position offers a great opportunity for growth and the chance to be part of a thriving and innovative team. Responsibilities: As a Front Office Senior Administrator, your duties will include but are not limited to: 1. Overseeing all front office operations and ensuring smooth and efficient functioning. 2. Coordinating and managing appointments, meetings, and events. 3. Handling administrative tasks such as filing, typing, copying, binding, scanning, etc. 4. Maintaining office security by following safety procedures and controlling access via the reception desk. 5. Providing exceptional customer service to clients, visitors, and staff. 6. Managing office supplies inventory and placing orders as necessary. 7. Assisting in the preparation of regularly scheduled reports. 8. Coordinating with the HR team to maintain office policies as necessary. 9. Organizing travel arrangements for senior executives. 10. Overseeing administrative procedures and process for assigned areas. Qualifications: To be successful in this role, you will need: 1. A minimum of 5 years of experience in a senior administrative role, preferably in a front office setting. 2. Proficiency in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, and PowerPoint. 3. Excellent organizational skills with an ability to think proactively and prioritize work. 4. High degree of multitasking and time management capability. 5. Exceptional customer service skills. 6. Excellent written and verbal communication skills. 7. Ability to work under pressure and meet deadlines. 8. Strong problem-solving skills with a creative approach. 9. High school diploma or equivalent; a degree in Business Administration or related field will be a plus. 10. Experience in scheduling, administrative procedures, and project management will be an advantage. If you are a reliable professional with a knack for communication and a desire to provide excellent customer service, we would like to meet you! This role requires a dynamic individual who can adapt to changes and manage multiple tasks efficiently. Join us and be a part of our exciting journey! Interested in hearing more? Easy Apply now by clicking the "Apply Now" button. Jobot is an Equal Opportunity Employer. We provide an inclusive work environment that celebrates diversity and all qualified candidates receive consideration for employment without regard to race, color, sex, sexual orientation, gender identity, religion, national origin, age (40 and over), disability, military status, genetic information or any other basis protected by applicable federal, state, or local laws. Jobot also prohibits harassment of applicants or employees based on any of these protected categories. It is Jobot’s policy to comply with all applicable federal, state and local laws respecting consideration of unemployment status in making hiring decisions. Sometimes Jobot is required to perform background checks with your authorization. Jobot will consider qualified candidates with criminal histories in a manner consistent with any applicable federal, state, or local law regarding criminal backgrounds, including but not limited to the Los Angeles Fair Chance Initiative for Hiring and the San Francisco Fair Chance Ordinance. Information collected and processed as part of your Jobot candidate profile, and any job applications, resumes, or other information you choose to submit is subject to Jobot's Privacy Policy, as well as the Jobot California Worker Privacy Notice and Jobot Notice Regarding Automated Employment Decision Tools which are available at jobot.com/legal. By applying for this job, you agree to receive calls, AI-generated calls, text messages, or emails from Jobot, and/or its agents and contracted partners. Frequency varies for text messages. Message and data rates may apply. Carriers are not liable for delayed or undelivered messages. You can reply STOP to cancel and HELP for help. You can access our privacy policy here: jobot.com/privacy-policy
In Summary: Front Office Senior Administrator will be the first point of contact for our clients and visitors . Duties include coordinating and managing appointments, meetings, and events . Responsibilities include maintaining office security by following safety procedures and controlling access via the reception desk . Must have a minimum of 5 years of experience in a senior administrative role .
En Español: Este trabajo de Jobot está organizado por: Chandler Kane ¿Estás bien? Fácil Aplicar ahora haciendo clic en el botón "Aplicar Ahora" y enviándonos tu currículum. Salario: $60,000 - $70,000 al año Un poco más sobre nosotros: En nuestra práctica, estamos dedicados a brindar atención excepcional centrada en el paciente en el campo de la cirugía plástica y reconstructiva. Con un enfoque en precisión, artística y compasión, nos especializamos en técnicas quirúrgicas y no quirurgicas avanzadas diseñadas para restaurar su forma y función mientras mejoran la belleza natural. Nuestro equipo se compromete a crear un entorno de apoyo y empoderamiento donde los objetivos, comodidad y seguridad de cada paciente son nuestras principales prioridades. Desde la administración hasta la recuperación, nos esforzamos por proporcionar una experiencia clínica sin precedentes y personalizada en detalle y una posición dinámica. Su papel involucrará una amplia gama de actividades, incluidas la coordinación, administración y gestión de oficinas. Este puesto ofrece una gran oportunidad para crecer y formar parte de un equipo próspero e innovador. Responsabilidades: Como Administrador Senior de Front Office, sus deberes incluirán pero no se limitarán a: 1. Supervisar todas las operaciones de front office y garantizar el funcionamiento fluido y eficiente. 2. Coordinar y gestionar citas, reuniones y eventos. 3. Manejar tareas administrativas como archivo, mecanografía, copia, vinculación, escaneo, etc. 4. Mantener la seguridad de la oficina siguiendo procedimientos de seguridad y control del acceso a través del escritorio de recepción. 5. Proporcionar servicio al cliente excepcional a clientes, visitantes y personal. 6. Gestionar los inventarios y realizar pedidos según sea necesario. 7. Asistir en la preparación regular de informes de equipos de recursos humanos. 8. coordinar con los altos ejecutivos para mantener las políticas necesarias. Un alto grado de multitarea y capacidad de gestión del tiempo. 5. Habilidades excepcionales para el servicio al cliente. 6. Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. 7. Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir con plazos. 8. Fuertes habilidades en la resolución de problemas con un enfoque creativo. 9. Diploma de escuela secundaria o equivalente; una licenciatura en Administración de Empresas o campo relacionado será una ventaja. 10. Experiencia en programación, procedimientos administrativos y administración de proyectos será una vantaje. La política de Jobot es cumplir con todas las leyes federales, estatales y locales aplicables respecto a la consideración del estado de desempleo en la toma de decisiones de contratación. A veces se requiere que Jobot realice verificaciones de antecedentes con su autorización. Jobot considerará candidatos calificados con antecedents penales de una manera consistente con cualquier ley federal, estatal o local aplicable sobre fondos criminales, incluida pero no limitada a Los Angeles Fair Chance Initiative for Hiring and the San Francisco Fair Chance Ordinance.
In Summary: Front Office Senior Administrator will be the first point of contact for our clients and visitors . Duties include coordinating and managing appointments, meetings, and events . Responsibilities include maintaining office security by following safety procedures and controlling access via the reception desk . Must have a minimum of 5 years of experience in a senior administrative role .
En Español: Este trabajo de Jobot está organizado por: Chandler Kane ¿Estás bien? Fácil Aplicar ahora haciendo clic en el botón "Aplicar Ahora" y enviándonos tu currículum. Salario: $60,000 - $70,000 al año Un poco más sobre nosotros: En nuestra práctica, estamos dedicados a brindar atención excepcional centrada en el paciente en el campo de la cirugía plástica y reconstructiva. Con un enfoque en precisión, artística y compasión, nos especializamos en técnicas quirúrgicas y no quirurgicas avanzadas diseñadas para restaurar su forma y función mientras mejoran la belleza natural. Nuestro equipo se compromete a crear un entorno de apoyo y empoderamiento donde los objetivos, comodidad y seguridad de cada paciente son nuestras principales prioridades. Desde la administración hasta la recuperación, nos esforzamos por proporcionar una experiencia clínica sin precedentes y personalizada en detalle y una posición dinámica. Su papel involucrará una amplia gama de actividades, incluidas la coordinación, administración y gestión de oficinas. Este puesto ofrece una gran oportunidad para crecer y formar parte de un equipo próspero e innovador. Responsabilidades: Como Administrador Senior de Front Office, sus deberes incluirán pero no se limitarán a: 1. Supervisar todas las operaciones de front office y garantizar el funcionamiento fluido y eficiente. 2. Coordinar y gestionar citas, reuniones y eventos. 3. Manejar tareas administrativas como archivo, mecanografía, copia, vinculación, escaneo, etc. 4. Mantener la seguridad de la oficina siguiendo procedimientos de seguridad y control del acceso a través del escritorio de recepción. 5. Proporcionar servicio al cliente excepcional a clientes, visitantes y personal. 6. Gestionar los inventarios y realizar pedidos según sea necesario. 7. Asistir en la preparación regular de informes de equipos de recursos humanos. 8. coordinar con los altos ejecutivos para mantener las políticas necesarias. Un alto grado de multitarea y capacidad de gestión del tiempo. 5. Habilidades excepcionales para el servicio al cliente. 6. Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. 7. Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir con plazos. 8. Fuertes habilidades en la resolución de problemas con un enfoque creativo. 9. Diploma de escuela secundaria o equivalente; una licenciatura en Administración de Empresas o campo relacionado será una ventaja. 10. Experiencia en programación, procedimientos administrativos y administración de proyectos será una vantaje. La política de Jobot es cumplir con todas las leyes federales, estatales y locales aplicables respecto a la consideración del estado de desempleo en la toma de decisiones de contratación. A veces se requiere que Jobot realice verificaciones de antecedentes con su autorización. Jobot considerará candidatos calificados con antecedents penales de una manera consistente con cualquier ley federal, estatal o local aplicable sobre fondos criminales, incluida pero no limitada a Los Angeles Fair Chance Initiative for Hiring and the San Francisco Fair Chance Ordinance.