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FirstService Residential Careers is hiring: Senior Community Manager in San Dieg

FirstService Residential Careers, San Diego, CA, United States


Description

Job Overview:

A Senior Community Manager manages all aspects of community associations, acting as an advisor the Board of Directors, homeowners, and vendors. Independent judgment and discretion is consistently used when advising directors, instructing vendors, and verifying work completed. A CM acts under general supervision and has unique training specific to the community association industry. This position manages several communities, which will involve utilizing the resources within different departments throughout the company. In addition to conducting business and completing projects on behalf of the board, to meet the needs of the association. The position may also be responsible for the supervision of community management staff, to include training oversight, retention and performance management.

Compensation: $81-85k

FirstService Residential will compensate the successful candidate in accordance with the posted range. The salary or wage paid to the successful candidate will be commensurate with experience, education, and specific job responsibilities. For positions designated at a client's property, the salary or wage will also be premised upon the client's directive. The base pay range is subject to change and may be modified in the future.

Your Responsibilities:

Financial
  • Responsible for association fiscal management including financial statement review and comprehension.
  • Develop and prepare appropriate annual draft budget for Board of Director approval, implement and manage in accordance with the budget.
  • Manage association accounting needs including payment of invoices in accordance to Standards of Operations, audit, tax payments, budget, and delinquency monitoring.
  • Manage and submit charge-backs for assigned associations on a monthly basis in accordance with management contract.
  • Ensure timely deposit of all checks received on behalf of the Association.
Legal/Compliance
  • Ensure all civil code and legal document requirements are met, and association remains in compliance.
  • Manage association insurance coverage and needs ensuring adequate and consistent coverage.
  • Serve as liaison to association counsel, and recommend when client should contact counsel, and/or file a matter in small claims court. Attendance at small claims court and/or superior court may be required.
  • Educate board members on changes to legislation that impact their association.
  • Responsible for all aspects of the annual meeting/election process.
  • Track and ensure requirements are met for processing CA Secretary of State Filings.
Communication
  • Act as an interface between the Board of Directors and community.
  • Coordinate, attend, and have oversight of all client and board meetings.
  • Create agendas, board packets, other correspondence, for board and committee meetings in accordance with the state civil code.
  • Conduct and advice the HOA Board during the board meetings in accordance to laws and regulations set forth by state law.
  • Responsible for all board meeting follow-up, minutes, and correspondence.
  • Receive & review client communication. Manage all deadlines and update in Connect Database.
  • Manage and oversee vendor relations.
  • Manage RFP process, create comparison spreadsheets to analyze, and make recommendations as appropriate.
  • Provide content for community website and newsletter as directed by the Board.
  • Responsible for all association files in accordance with company standardized hard copy and electronic system policies, or client document retention policy.
  • Responsible for the quality of the work product presented to the client, regardless of whether it's produced by another department, or Associate.
  • Conduct all walkthroughs (Landscape, Violation, Architectural Review and Turnover, Work Order verification) and complete appropriate follow-up.
Culture/Other
  • Retain the association clients assigned to be managed.
  • Foster team building among all FirstService Associates and Departments. Effectively use company tools and resources, including ACM, Community Design Review Specialist, Call Center, and Accounting Staff in accomplishing daily tasks in an efficient, and respectful manner.
  • Consult and use industry expertise in community management, to make recommendations to the board, for the betterment of the community.
  • Attend and exhibit leadership at industry functions.
  • Must have reliable transportation, driver's license and be able to drive to association clients, potential clients, and other meetings as necessary.
  • Adhere to, and exemplify the company's core values, and Global Service Standards.
  • Other duties as assigned.
Skills & Qualifications:

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill and/or ability required.
  • Excellent customer service and relationship building background/skills.
  • Demonstrate effective communication skills consisting of oral, written and listening skills with the ability to draft, coordinate and make presentations in a board meeting setting and a large audience.
  • Collaborative decision-making and problem solving skills.
  • Ability to read and understand financial statements, budgets and working with numbers and the ability to explain same to a larger audience, particularly the Board of Directors.
  • Ability to draft correspondence and reports along with responding to inquiries and client concerns effectively and independently.
  • Demonstrate strong organizational skills and time management abilities while working in a fast-paced, multitasking environment.
  • Set and communicate deadlines and follow through on tasks for clients including resident homeowners, committees and boards of directors.
  • Must be able to work independently and in a team environment
  • Must be able to attend and actively participate at night meetings as required.
  • Occasionally weekend work may be required
  • Intermediate knowledge of Microsoft Applications, especially Word, Outlook, and Excel.
Education & Experience:
  • Four-year college degree preferred, or comparable business experience
  • CMCA preferred; will be required within two years of hire.
Physical Requirements and Working Environment:

The physical demands described here are representative of those that must be met by an associate to successfully perform the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
  • Must be able to lift 25 lbs.
  • Must be able to sit for extended periods of time.
  • Must have finger dexterity for typing/using a keyboard.
  • Talking and hearing occur continuously in the process of communicating with guests, supervisors, vendors and our clients.
  • Valid California Driver's License and State mandated vehicle insurance, and registration.
  • Ability to walk extensive slope and/or flat association areas and visually review landscape, building areas, recreation facilities, parks etc. to ensure proper maintenance.
  • Ability to work late into evenings as required for board meeting attendance.
Supervisory Responsibility:
  • May directly supervise on-site staff, consisting of full-time, part-time, and seasonal associates.
Tools & Equipment Used:
  • General office equipment
What We Offer:
  • Medical, dental, and vision plans (full time and part time 30+ hours)
  • Part time 20+ hours qualify for dental and vision
  • 401K match
  • Time off including vacation, sick, and company paid holidays
  • Pet insurance available
  • Tuition reimbursement
  • Legal services
  • Free emotional wellbeing and daily life assistance support for all associates
  • Domestic partner coverage
  • Health savings account
  • Flexible spending account


About Us:

FirstService Residential transforms the property management landscape by providing professional association management services to over 9,000 residential communities across the United States and Canada.

Our dedication to associate satisfaction and growth is recognized by our Great Place to Work certification, exemplifying our commitment to fostering a positive and inclusive workplace culture. Our 19,000 associates can count on competitive salaries, top-tier medical, dental, and retirement benefits, career training, and support for continued professional development.

Experience exceptional service with a fulfilling career in property management with FirstService Residential.

To learn more about our company and culture, please visit www.fsresidential.com/california

Disclaimer

The above information in this description has been designed to indicate the general nature and level of work performed by employees within this classification. It is not designed to contain or be interpreted as a comprehensive inventory of all duties, responsibilities, and qualifications required of employees assigned to this job. This is not an all-inclusive job description; therefore, management has the right to assign or reassign schedules, duties, and responsibilities to this job at any time.

FirstService Residential is an equal opportunity employer committed to a diverse and inclusive workforce. Applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex (including pregnancy), age, sexual orientation, national origin, marital status, parental status, ancestry, disability, gender identity, veteran status, genetic information, other distinguishing characteristics of diversity and inclusion, or any other protected status.

Qualified applicants with arrest and/or conviction records will be considered for employment in a manner consistent with federal and state laws, as well as applicable local ordinances. All offers of employment with FirstService Residential are contingent upon a satisfactory background check.

Automated Employment Decision Tool (AEDT) Usage: We may utilize an Automated Employment Decision Tool (AEDT) in connection with the assessment or evaluation of candidates. The AEDT is designed to assist in objectively evaluating candidate qualifications based on specific job-related characteristics.

Job Qualifications and Characteristics Assessed: The AEDT evaluates candidates based on job qualifications and characteristics pertinent to the role, including skills, experience, and competencies relevant to the position requirements. These qualifications are determined by the unique needs of each role within our company.

Alternative Selection Process or Reasonable Accommodations: Candidates who require an alternative selection process or a "reasonable accommodation," as defined under applicable disability laws, may make a request through our designated contact channel national_recruiting@fsresidential.com .

Requesting Information About the AEDT - NYC Local Law 144: Candidates who reside in New York City and are subject to NYC Local Law 144 may request information about the AEDT, including details on the type of data collected, the sources of such data, and our data retention policies. To submit a request, please contact us at national_recruiting@fsresidential.com ; we will respond in accordance with Local Law 144, within 30 days.

In Summary: Senior Community Manager manages all aspects of community associations, acting as an advisor the Board of Directors, homeowners, and vendors . Compensation: $81-85k FirstService Residential will compensate the successful candidate in accordance with the posted range . This position manages several communities, which will involve utilizing resources within different departments throughout the company .

En Español: Descripción

Descripción general del trabajo:

En el caso de A Gerente superior de la Comunidad El director ejecutivo de las asociaciones comunitarias, que actúa como asesor del Consejo de Administración, propietarios y vendedores. El juicio independiente y la discreción se utilizan constantemente al aconsejar a los directores, instruir a los proveedores y verificar el trabajo terminado. Un CM actúa bajo supervisión general y tiene una formación única específica para la industria de asociación comunitaria. Este puesto gestiona varias comunidades, lo cual implicará utilizar los recursos dentro de diferentes departamentos en toda la empresa. Además de llevar a cabo negocios y completar proyectos en nombre de la junta directiva, para satisfacer las necesidades de la asociación.

Compensación: $81-85 mil

FirstService Residential compensará al candidato exitoso de acuerdo con el rango publicado. El salario o sueldo pagado al candidata exitoso será proporcional a la experiencia, educación y responsabilidades laborales específicas.

Sus responsabilidades:

Financiero
  • Responsable de la gestión fiscal de las asociaciones, incluida la revisión y comprensión del estado financiero.
  • Elaborar y preparar un proyecto de presupuesto anual adecuado para la aprobación, ejecución y gestión del Consejo de Administración con arreglo al presupuesto.
  • Gestionar las necesidades contables de la asociación, incluido el pago de facturas conforme a las Normas de Operaciones, auditoría, pagos fiscales, presupuesto y seguimiento del delito.
  • Gestionar y presentar reembolsos mensuales a las asociaciones asignadas de acuerdo con el contrato de gestión.
  • Garantizar el depósito oportuno de todos los cheques recibidos en nombre de la Asociación.
Derecho/Cumplimiento
  • Garantizar el cumplimiento de todos los requisitos del código civil y documentos legales, manteniendo la asociación conforme.
  • Gestionar la cobertura y las necesidades del seguro de asociación para garantizar una cobertura adecuada y consistente.
  • Servir como enlace con el abogado de la asociación, y recomendar cuando el cliente debe contactar al abogado o presentar un asunto ante una corte de reclamos menores.
  • Educar a los miembros del consejo sobre cambios en la legislación que afecten su asociación.
  • Responsable de todos los aspectos del proceso anual.
  • Seguir y garantizar que se cumplan los requisitos para el procesamiento de documentos presentados por la Secretaría del Estado.
Comunicación
  • Actúa como interfaz entre el Consejo de Administración y la comunidad.
  • Coordinar, asistir y supervisar todas las reuniones de clientes y directores.
  • Crear agendas, paquetes de juntas y otras correspondencias para las reuniones del consejo y los comités de conformidad con el código civil estatal.
  • Conducir y asesorar a la Junta de HOA durante las reuniones del consejo, de conformidad con las leyes y reglamentos establecidos por la legislación estatal.
  • Responsable del seguimiento de todas las reuniones, minutos y correspondencia.
  • Recibir y revisar las comunicaciones del cliente. Gestionar todos los plazos y actualizar en la base de datos Connect.
  • Gestionar y supervisar las relaciones con los proveedores.
  • Gestionar el proceso de RFP, crear hojas de cálculo de comparación para analizar y hacer recomendaciones según corresponda.
  • Proporcionar contenido para el sitio web de la comunidad y boletín informativo según las instrucciones del Consejo.
  • Responsable de todos los archivos asociados de acuerdo con las políticas estandarizadas de copia en papel y sistemas electrónicos, o la política de retención de documentos del cliente.
  • Responsable de la calidad del producto presentado al cliente, independientemente de si es producido por otro departamento o asociado.
  • Realizar todos los pasos (paisaje, violación, revisión arquitectónica y volumen de negocios, verificación del orden de trabajo) y completar el seguimiento apropiado.
Cultura/Otros
  • Retener los clientes asociados asignados a la gestión.
  • Promover la creación de equipos entre todos los asociados y departamentos de FirstService. Utilice eficazmente las herramientas y recursos de la empresa, incluidos ACM, especialista en revisión del diseño comunitario, centro de llamadas y personal contable para realizar tareas diarias de una manera eficiente y respetuosa.
  • Consulte y utilice la experiencia de la industria en gestión comunitaria, para hacer recomendaciones a la junta directiva, para el mejoramiento de la comunidad.
  • Asistir y mostrar liderazgo en las funciones de la industria.
  • Debe tener un transporte fiable, una licencia de conducir y poder conducir a clientes asociados, potenciales clientes y otras reuniones según sea necesario.
  • Adherirse a los valores fundamentales de la empresa y a las Normas Globales de Servicio.
  • Otras tareas según las asignadas.
Habilidades y cualificaciones:

Para realizar con éxito este trabajo, un individuo debe ser capaz de desempeñar satisfactoriamente cada tarea esencial.
  • Excelente servicio al cliente y experiencia en la construcción de relaciones.
  • Demostrar habilidades de comunicación efectivas que consistan en aptitudes orales, escritas y auditivas con la capacidad de redactar, coordinar y presentar presentaciones en una reunión del consejo y ante un gran público.
  • Habilidades para tomar decisiones colaborativas y resolver problemas.
  • Capacidad para leer y comprender los estados financieros, presupuestos y trabajar con números y la capacidad de explicarlo a un público más amplio, en particular al Consejo de Administración.
  • Capacidad para redactar correspondencia e informes junto con responder a las consultas y preocupaciones de los clientes de manera efectiva e independiente.
  • Demostrar fuertes habilidades organizativas y capacidades de gestión del tiempo mientras trabaja en un entorno multitarea rápido.
  • Establecer y comunicar los plazos para cumplir las tareas de sus clientes, incluidos los propietarios residentes, comités y consejos directivos.
  • Debe ser capaz de trabajar independientemente y en un entorno de equipo
  • Debe poder asistir y participar activamente en las reuniones nocturnas según sea necesario.
  • De vez en cuando puede ser necesario trabajar los fines de semana
  • Conocimiento intermedio de las aplicaciones de Microsoft, especialmente Word, Outlook y Excel.
Educación y experiencia:
  • Grado universitario de cuatro años preferido, o experiencia empresarial comparable
  • La CMCA es preferible; se requerirá dentro de dos años después del contrato.
Requisitos físicos y entorno de trabajo:

Las exigencias físicas descritas aquí son representativas de las que debe satisfacer un asociado para poder desempeñar con éxito las funciones esenciales del trabajo.
  • Debe ser capaz de levantar 25 libras.
  • Debe poder sentarse durante largos períodos de tiempo.
  • Debe tener destreza del dedo para escribir/utilizar un teclado.
  • Hablar y escuchar ocurren continuamente en el proceso de comunicación con los huéspedes, supervisores, vendedores y nuestros clientes.
  • Licencia de conducir válida en California y seguro del vehículo obligatorio por el estado, y registro.
  • Capacidad para caminar por extensivas laderas y/o zonas de asociación planas y revisar visualmente el paisaje, las áreas del edificio, las instalaciones recreativas, los parques, etc., para garantizar un mantenimiento adecuado.
  • Capacidad para trabajar hasta altas horas de la noche según sea necesario para asistir a las reuniones del consejo.
Responsabilidad de supervisión:
  • Pueden supervisar directamente al personal en el lugar, compuesto por empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y estacionales.
Herramientas y equipos utilizados:
  • Equipos de oficina generales
Lo que ofrecemos:
  • Planes médicos, dentales y de visión (a tiempo completo o a tiempo parcial 30+ horas)
  • Trabajo a tiempo parcial 20+ horas calificadas para la odontología y la visión
  • Compatibilidad de 401K
  • Tiempo libre incluyendo vacaciones, enfermos y días de fiesta pagados por la compañía
  • Seguro de mascotas disponible
  • Reembolso de las matrículas
  • Servicios jurídicos
  • Bienestar emocional gratuito y apoyo a la vida diaria para todos los asociados
  • Cobertura de los socios nacionales
  • Cuenta de ahorro sanitario
  • Cuenta de gastos flexible


Sobre nosotros:

FirstService Residential transforma el panorama de la gestión inmobiliaria proporcionando servicios profesionales de administración de asociaciones a más de 9.000 comunidades residenciales en los Estados Unidos y Canadá.

Nuestra dedicación a la satisfacción y el crecimiento de los asociados es reconocida por nuestra certificación Great Place to Work, que ejemplifica nuestro compromiso con fomentar una cultura laboral positiva e inclusiva.

Experiencia de servicio excepcional con una carrera satisfactoria en gestión inmobiliaria con FirstService Residential.

Para obtener más información sobre nuestra empresa y cultura, visite www.fsresidential.com/california

Descargo de responsabilidad

La información anterior en esta descripción ha sido diseñada para indicar la naturaleza general y el nivel del trabajo realizado por los empleados dentro de esta clasificación. No está diseñado para contener o interpretarse como un inventario completo de todas las tareas, responsabilidades y calificaciones requeridas de los trabajadores asignados a este puesto de trabajo. Esta no es una descripción laboral integral; por lo tanto, la gerencia tiene derecho a asignar o reasignar horarios, deberes y responsabilidades a este empleo en cualquier momento.

FirstService Residential es un empleador de igualdad de oportunidades comprometido con una fuerza laboral diversa e inclusiva. Los solicitantes recibirán consideración para el empleo sin tener en cuenta la raza, color, religión, sexo (incluyendo embarazo), edad, orientación sexual, origen nacional, estado civil, estatus parental, ascendencia, discapacidad, identidad de género, estado veterano, información genética, otras características distintivas de diversidad e inclusión o cualquier otro estado protegido.

Los solicitantes calificados con antecedentes de detención y/o condena se considerarán para el empleo en conformidad con las leyes federales y estatales, así como las ordenanzas locales aplicables.

Utilización de la herramienta automática para tomar decisiones sobre el empleo (AEDT): Podemos utilizar una herramienta de decisión automática del empleo (AEDT) en relación con la evaluación o valoración de los candidatos.

Qualificaciones y características del trabajo evaluadas: El AEDT evalúa a los candidatos en función de las cualificaciones laborales y características pertinentes al puesto, incluidas las habilidades, la experiencia y las competencias relevantes para los requisitos del puesto.

Proceso alternativo de selección o alojamiento razonable: Los candidatos que requieran un proceso de selección alternativo o una "acomodación razonable", tal como se define en las leyes aplicables sobre discapacidad, pueden hacer una solicitud a través de nuestro canal de contacto designado national_recruiting@fsresidential.com .

Requerir información sobre el AEDT - Nueva York Ley Local 144: Los candidatos que residan en la ciudad de Nueva York y están sujetos a la Ley Local 144 de NYC pueden solicitar información sobre el AEDT, incluidos detalles sobre el tipo de datos recopilados, las fuentes de dichos datos y nuestras políticas de retención de datos. Para enviar una solicitud, póngase en contacto con nosotros en national_recruiting@fsresidential.com; responderemos de acuerdo con la ley local 144, dentro de los 30 días.