Personal Assistant Manager (2026) Job at Excellence Services, LLC in San Mateo C
Excellence Services, LLC, San Mateo County, CA, United States
Location: Atherton, CA, 94027 (On-site) Job Type: Full-Time (40 hours/week), Hourly, Non-Exempt Availability: Typically 9 am - 5:30 pm M-F, with availability for on-call support as needed COMPENSATION: $130,000 - up to $400,000/year (DOE) Discretionary year-end bonus (up to 20%) Health insurance Paid vacation, holidays, sick days Paid meal breaks Regular reviews & significant opportunities for career advancement INTRODUCTION: Join an exclusive, high-end private household as a Personal Assistant Manager, where your leadership will drive the success of household operations. This position offers more than just operational oversight – it provides the unique opportunity to directly influence the daily life and experiences of a prestigious household. As a pivotal figure in a dynamic team, you will play a key role in shaping a culture of excellence, setting the bar for service, and delivering tangible impact to an elite clientele. This is the ideal role for a seasoned professional eager to make meaningful contributions while advancing their career in an inspiring environment. DUTIES: Team / Personnel Management: Recruit, train, and lead a team of Personal Assistants, setting measurable performance goals to ensure exceptional service. Conduct regular reviews to enhance team efficiency and foster a culture of collaboration and excellence. Vendor & Supplier Management: Negotiate and manage vendor contracts, establishing long-term partnerships to ensure high-quality service. Monitor performance against clear targets, optimizing costs and refining processes to meet the household’s standards. Property Management: Oversee estate maintenance through scheduled inspections and predictive maintenance plans to prevent issues and preserve property value. Track upkeep milestones and implement improvements for operational efficiency. Administration and Communication Coordination: Streamline communication with Principals, ensuring timely, accurate exchanges using tools like G-suite. Manage documentation, maintaining organized, secure records with regular process evaluations. Personal Matters and Errands: Coordinate errands and transportation, automating routine tasks (e.g., scheduling deliveries) to prioritize high-value needs. Set measurable goals for efficient, reliable service delivery. Emergency and Flexible Support: Develop contingency plans for urgent requests, such as last-minute travel or event changes, establishing response benchmarks to ensure swift, systematic handling. Confidentiality and Professional Ethics: Enforce rigorous confidentiality protocols, conducting regular audits to protect sensitive information. Train staff on ethical standards to uphold the household’s trust. Document and Data Management: Optimize document and data systems, automating tasks like filing and retrieval for secure, accessible records. Implement process improvements to ensure accuracy and efficiency. REQUIREMENTS: Education & Experience: Bachelor’s degree or higher in Hospitality Management, Property Management, Business Administration, or related field preferred. 5+ years in management roles within luxury hotels, family offices, or private estates. Core Competencies: Leadership & Impact: Proven ability to lead teams, optimize performance, and inspire service excellence while driving meaningful contributions to household operations. Vendor Management: Expertise in managing complex vendor relationships with a focus on delivering value and quality. Organizational Mastery: Superior organizational skills, able to handle multiple priorities with precision and foresight. Communication: Strong written and verbal communication skills in English; additional languages a plus. Technological Proficiency: Skilled with G-suite, iPhone, MacBook, and property management tools. Problem-Solving: Demonstrated ability to think strategically and implement solutions to complex challenges. Confidentiality: Strong commitment to privacy and ethical handling of sensitive matters. Preferred Qualifications: Experience in high-end service environments or event management. Familiarity with global operations or cross-cultural teams. CORE VALUES: Principals' First: Unwavering commitment to meeting the needs of our principals. Learn from Mistakes: Ability to learn from challenges, take accountability, and grow. Conscientiousness: Diligence in performing tasks with precision and care. Dedication: Deep commitment to role, team, and organization. Accountability: Ownership of responsibilities with thorough attention to detail. Independence: Proactive problem-solver with a drive for continuous improvement. Resilience: Ability to thrive under pressure, welcome constructive feedback, and maintain a positive attitude. WHY JOIN US? Elite Environment: Lead operations in a luxurious estate, serving a distinguished clientele. Strategic Impact: Shape the success of a prestigious household through innovative leadership. Career Growth: Access tailored training and advancement opportunities to elevate your career. Innovative Tools: Leverage cutting-edge systems for seamless operations. Competitive Rewards: Enjoy a top-tier salary, performance bonuses, and comprehensive benefits. Collaborative Culture: Thrive in a supportive team that values your contributions.
In Summary: Atherton, CA, 94027 (On-site) Job Type: Full-Time (40 hours/week), Hourly, Non-Exempt Availability: Typically 9 am - 5:30 pm M-F, with availability for on-call support as needed . Salary: $130,000 - up to $400,000/year (DOE) Discretionary year-end bonus (up to 20%) Health insurance, holidays, sick days and paid meal breaks .
En Español: Ubicación: Atherton, CA, 94027 (Sitio) Tipo de trabajo: A tiempo completo (40 horas/semana), horario, disponibilidad sin exención Disponibilidad regular: típicamente 9 am - 5:30 pm M-F, con disponibilidad para soporte en llamada según sea necesario COMPENSACIÓN: $ 130,000 - hasta $ 400,000 / año (DOE) Bonos discrecionales al final del año (hasta el 20%) Seguro de salud Vacancias pagadas, vacaciones y días de enfermedad Obras a la comida pagada Revisiones Regulares y oportunidades significativas para avanzar en su carrera INTRODUCTIONES: Únete a un prestigioso hogar de alta gama como Administrador Personal Asistente, donde tu liderazgo personal impulsará el éxito de las operaciones profesionales domésticas. Esta posición ofrece más que solo supervisión operativa Ofrece la oportunidad única de liderar la vida diaria de los vendedores. Monitorear el rendimiento frente a objetivos claros, optimizar los costos y procesos de refinación para cumplir con los estándares del hogar. Gestión Propietaria: Supervisar el mantenimiento de la finca mediante inspecciones programadas y planes de mantenimiento predictivo para prevenir problemas y preservar el valor de la propiedad. Seguir los hitos de manutención e implementar mejoras para la eficiencia operativa. Administración y coordinación de comunicaciones: Racionalizar la comunicación con los Principales, asegurando intercambios precisos en tiempo oportuno utilizando herramientas como G-suite. Administrar documentación, mantener registros organizados, seguros con evaluaciones periódicas del proceso. Asuntos personales y errores: Coordinar tareas y transporte, automatizar las tareas rutinarias (por ejemplo, planificar entregas) para priorizar necesidades de alto valor. Establecer metas mensurables para una entrega eficaz y fiable de servicios. Estándares de urgencia y Flexibles: Desarrollar sistemas de gestión de datos de emergencias que requieren información de última hora. Evaluación de datos, manejo de documentos o seguridad. Requisitos: Educación y experiencia: Licenciatura o superior en Administración de Hospitalidad, Gestión Propietaria, Administración Empresarial o campo relacionado preferido. 5+ años en roles gerenciales dentro de hoteles de lujo, oficinas familiares o propiedades privadas. Competencias básicas: Liderazgo e Impacto: Habilidad comprobada para dirigir equipos, optimizar el rendimiento e inspirar la excelencia del servicio al tiempo que impulsa contribuciones significativas a las operaciones domésticas. Gerenciamiento de vendedores: Experiencia en gestionar relaciones complejas con proveedores con un enfoque en ofrecer valor y calidad. Maestría organizacional: habilidades superiores, capaces de manejar múltiples prioridades con precisión y previsión. Comunicación: fuertes habilidades escritas y verbales de comunicación en inglés; lenguajes adicionales más. Proficiencia tecnológica: Calificado con herramientas de gestión G-suite, iPhone, MacBook y propiedad. Dedication: Profundo compromiso con el papel, equipo y organización. Responsabilidad: Propiedad de las responsabilidades con una completa atención al detalle. Independencia: solucionador proactivo de problemas con un impulso para la mejora continua. Resiliencia: Capacidad para prosperar bajo presión, recibir comentarios constructivos y mantener una actitud positiva. ¿Por qué UNIROS? Ambiente Elite: Liderazgo de operaciones en una finca lujosa, sirviendo a una clientela distinguida. Impacto estratégico: Modelación del éxito de un hogar prestigioso mediante liderazgo innovador. Crecimiento profesional: Acceso a capacitaciones personalizadas y avance para elevar su carrera. Herramientas innovadoras: Aprovechar los sistemas de vanguardia para operaciones sin fisuras. Recompensas competitivas: Disfrute de un salario de primer nivel, bonos de rendimiento y beneficios integrales. Colaborativo: Desarrollarse en un equipo de apoyo que valore sus contribuciones culturales..
In Summary: Atherton, CA, 94027 (On-site) Job Type: Full-Time (40 hours/week), Hourly, Non-Exempt Availability: Typically 9 am - 5:30 pm M-F, with availability for on-call support as needed . Salary: $130,000 - up to $400,000/year (DOE) Discretionary year-end bonus (up to 20%) Health insurance, holidays, sick days and paid meal breaks .
En Español: Ubicación: Atherton, CA, 94027 (Sitio) Tipo de trabajo: A tiempo completo (40 horas/semana), horario, disponibilidad sin exención Disponibilidad regular: típicamente 9 am - 5:30 pm M-F, con disponibilidad para soporte en llamada según sea necesario COMPENSACIÓN: $ 130,000 - hasta $ 400,000 / año (DOE) Bonos discrecionales al final del año (hasta el 20%) Seguro de salud Vacancias pagadas, vacaciones y días de enfermedad Obras a la comida pagada Revisiones Regulares y oportunidades significativas para avanzar en su carrera INTRODUCTIONES: Únete a un prestigioso hogar de alta gama como Administrador Personal Asistente, donde tu liderazgo personal impulsará el éxito de las operaciones profesionales domésticas. Esta posición ofrece más que solo supervisión operativa Ofrece la oportunidad única de liderar la vida diaria de los vendedores. Monitorear el rendimiento frente a objetivos claros, optimizar los costos y procesos de refinación para cumplir con los estándares del hogar. Gestión Propietaria: Supervisar el mantenimiento de la finca mediante inspecciones programadas y planes de mantenimiento predictivo para prevenir problemas y preservar el valor de la propiedad. Seguir los hitos de manutención e implementar mejoras para la eficiencia operativa. Administración y coordinación de comunicaciones: Racionalizar la comunicación con los Principales, asegurando intercambios precisos en tiempo oportuno utilizando herramientas como G-suite. Administrar documentación, mantener registros organizados, seguros con evaluaciones periódicas del proceso. Asuntos personales y errores: Coordinar tareas y transporte, automatizar las tareas rutinarias (por ejemplo, planificar entregas) para priorizar necesidades de alto valor. Establecer metas mensurables para una entrega eficaz y fiable de servicios. Estándares de urgencia y Flexibles: Desarrollar sistemas de gestión de datos de emergencias que requieren información de última hora. Evaluación de datos, manejo de documentos o seguridad. Requisitos: Educación y experiencia: Licenciatura o superior en Administración de Hospitalidad, Gestión Propietaria, Administración Empresarial o campo relacionado preferido. 5+ años en roles gerenciales dentro de hoteles de lujo, oficinas familiares o propiedades privadas. Competencias básicas: Liderazgo e Impacto: Habilidad comprobada para dirigir equipos, optimizar el rendimiento e inspirar la excelencia del servicio al tiempo que impulsa contribuciones significativas a las operaciones domésticas. Gerenciamiento de vendedores: Experiencia en gestionar relaciones complejas con proveedores con un enfoque en ofrecer valor y calidad. Maestría organizacional: habilidades superiores, capaces de manejar múltiples prioridades con precisión y previsión. Comunicación: fuertes habilidades escritas y verbales de comunicación en inglés; lenguajes adicionales más. Proficiencia tecnológica: Calificado con herramientas de gestión G-suite, iPhone, MacBook y propiedad. Dedication: Profundo compromiso con el papel, equipo y organización. Responsabilidad: Propiedad de las responsabilidades con una completa atención al detalle. Independencia: solucionador proactivo de problemas con un impulso para la mejora continua. Resiliencia: Capacidad para prosperar bajo presión, recibir comentarios constructivos y mantener una actitud positiva. ¿Por qué UNIROS? Ambiente Elite: Liderazgo de operaciones en una finca lujosa, sirviendo a una clientela distinguida. Impacto estratégico: Modelación del éxito de un hogar prestigioso mediante liderazgo innovador. Crecimiento profesional: Acceso a capacitaciones personalizadas y avance para elevar su carrera. Herramientas innovadoras: Aprovechar los sistemas de vanguardia para operaciones sin fisuras. Recompensas competitivas: Disfrute de un salario de primer nivel, bonos de rendimiento y beneficios integrales. Colaborativo: Desarrollarse en un equipo de apoyo que valore sus contribuciones culturales..